杨 勇

(安徽财经大学,安徽 蚌埠 233041)

财务管理信息化是利用先进的计算机管理技术,达到“统一计算机平台、统一信息及业务编码、统一管理、统一监督”的财务与业务一体化的目的,实现财务系统与营销、生产、审计等系统的信息集成和数据共享,通过建立内部局域网或直接利用互联网,使企业能及时反映、传递会计信息,为决策者和报表使用者服务。财务管理信息化是一项涉及面广、综合性和制约性都很强的系统工程,它以利润最大化为目标,通过价值形态对资金运动进行决策、计划和控制的综合性管理,是企业管理的核心。

一、信息时代财务管理信息化存在的问题

(一)我国企业信息化发展现状及存在的问题

自1988年起,我国企业财务管理信息化经历了会计电算化、计算机财务一体化软件、财务管理信息化三个发展过程。我国企业实施包括财务管理信息化在内的信息化建设取得显著成效。据“中国企业信息化500强”调查数据显示,信息化500强企业2008年销售收入9.036万亿元,其中34.5%达到或接近国际上中等发达国家信息化水平。

但目前,我国大部分企业财务管理信息化水平还徘徊在第一阶段,少数企业已进入第二阶段,只有极个别的企业正在第三阶段摸索中前进。随着网络与通信技术的高速发展,特别是以目标管理和预算控制为核心的现代化管理系统的发展,简单的会计电算化已经不能满足企业对管理信息的要求。企业需要建立一个集会计核算、财务管理与经营管理为一体的财务管理信息系统。目前财务管理信息化存在的主要问题有以下几点:

1.我国企业财务管理软件滞后,标准不统一,财务数据共享有限

目前国内的软件对个别行业的企业管理功能的开发已有一定基础,但软件开发企业普遍规模偏小、开发能力较弱。所以,如何加强我国软件企业间的合作,集中组织开发适合我国企业财务集中管理的统一财务软件,既是推进我国企业财务管理信息化建设的一个关键性问题,又是一个突破口。此外有些企业内部总部和分部之间在信息化建设的起步阶段没有协调好,标准不统一,不能快速、有效地传递企业内部的会计信息。企业之间也没有统一的标准,而且有些企业的硬件建设不到位,导致相互之间不能及时收集和传递各种数据资料,最终无法满足企业决策的需要。因此,导致企业内、外部同时存在着信息孤岛现象:在企业内部,由于缺乏统一规划,多数企业是以部门为单位建立各自的管理信息系统,企业的整体系统是由不同部门的管理信息系统拼加而成,其管理功能仍然较为有限,只能支持企业部门级的管理,企业的财务管理与业务管理脱节,财务与业务之间的信息不能及时有效传递。这种企业内部“信息孤岛”结构降低了企业管理效率。在企业外部,政府部门与社会和企业不能共享财务信息资源:一方面,政府部门占有社会信息总量的80%左右;另一方面,企业财务管理信息系统无法与政府部门的信息系统实现信息共享与信息交换,这样在社会范围内形成一个个新的“信息孤岛”。企业和政府部门之间不能传递和共享财务信息,迫使他们在信息不对称的情况下做出决策。这不仅给财务管理人员及时提供准确的财务报告带来了极大的困难,而且也在很大程度上增加了财务管理信息化的不确定性、风险性,导致了财务信息失真,进而制约了财务管理信息化的发展。

2.难以满足电子商务的要求

电子商务作为信息时代的主要交易手段,财务管理和业务管理必须一体化,电子单据、分布式操作使可能受到非法攻击的点增多。而目前的财务管理缺少与信息时代相适应的法律规范体系和技术保障措施。例如,在电子商务中如何征税、如何保证交易的安全性、数字签名的确认、知识产权的保护等。因此,财务管理首先必须解决的是复杂的计算机网络安全问题。另外,电子商务的贸易双方从贸易磋商、签订合同到支付等均通过互联网完成,使整个交易远程化、实时化、虚拟化。这些变化对财务管理方法的及时性、适应性、弹性等提出了更高的要求。传统的财务管理没有实现网络在线办公、电子支付、电子货币等手段,使财务预测、计划、决策等各个环节工作的时间相对较长,不能适应电子商务发展的需要。再者,分散的财务管理模式不利于电子商务的发展。在信息时代,要求企业通过网络对其下属分支机构实行数据处理和财务资源的集中管理,包括集中记账、报表生成和汇总,并可将众多的财务数据进行集中处理,集中调配集团内的所有资金。然而,传统的财务管理由于受到网络技术的限制,不得不采用分散的管理模式,造成监管信息反馈滞后、对下属机构控制不力、工作效率低等不良后果,无法适应信息时代财务管理信息化发展的要求。

3.企业领导对财务管理信息化认识不足,高素质复合型专业人才短缺

许多企业领导对实现财务管理信息化的意义和重要性认识不足。部分企业管理者及财务人员认为财务管理信息化的目的是让财务管理人员从复杂的手工劳动中解放出来,只是提高财务管理人员的工作效率和提高信息输出速度,而没有意识到财务管理信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分。企业建立财务管理信息系统是一项复杂的管理工程,涉及到管理理念、模式、资金运作方式、生产组织形式等诸多方面。如此复杂的管理工程,必须要企业领导重视、有关管理人员齐心协力,才能顺利进行。此外,财务管理人员不但要有宽广的经济和财会理论基础,还要能不断吸取新的知识。然而,当今很多企业财务人员观念较为滞后,缺乏掌握知识的主动性,缺乏创新精神和创新能力,严重妨碍了财务管理信息化、知识化的进程。企业迫切需要既有财务管理能力又懂信息化管理的复合型人才。

(二)信息时代实现财务管理信息化的措施

1.实现信息共享和信息整合,打破“信息孤岛”的局面。财务管理信息化是信息共享、信息整合的基础,只有推行集团财务管理信息化,才能够打破“信息孤岛”,确保“数出一门”,为解决信息失真问题提供技术保障。

2.实现财务管理方法和手段的创新。促进财务管理工作的现代化,为财务管理职能的转变和实施全面预算控制提供可能。企业通过建立以计算机网络为核心的财务信息系统,从而实现了高效率的业务集成与财务管理角色的转变,使全面预算控制方法发挥应有的作用。

3.实现财务的集中监管。财务管理信息化是加强财务集中监管的有力手段,为领导及相关部门及时掌握企业经营状况,实现事前计划、事中控制和事后监督相结合的财务监管提供支持,为当前财务工作中的一些重大问题提供解决的工具。

二、信息时代财务管理信息化的创新

(一)物流、资金流和信息流整合以及财务流程的重组

信息化财务管理作为企业管理信息系统的有机组成,通过与管理信息系统的无缝衔接,实现企业业务流程、财务工作流程和信息流程的集成,消除“信息孤岛”现象,提高信息的共享性。“三流”的整合彻底改变了传统财务会计依靠凭证录入取得信息的状况,使得财务管理信息系统的数据来源及时、准确、丰富,为进行财务流程重组、实现过程控制和实时分析提供可能。财务流程建立“三流”整合的基础上,采用事件驱动的模式,将会计信息的采集、存储、处理、传输嵌入在业务系统中,实时信息处理流程嵌入到财务管理过程中,当业务活动产生时,业务事件的相关信息输入到财务管理信息系统、财务决策信息系统中,通过执行业务规则和信息处理规则,生成集成信息,实现集成化财务管理。这样,财务人员将改变原有的管理方式,把财务部门延伸到各个业务部门,直接关注实际业务过程,实现实时控制并处理风险。

(二)多时态、多形式的信息报告方式和人性化的信息表达方式

随着以高新技术和人力资本为特征的知识经济时代的到来,期货、期权等衍生金融工具不断发展,信息用户除了要求继续提供有形资产信息外,还要求提供无形资产信息,乃至企业生产经营应该承担的社会责任等信息,而且注重关心企业未来发展的预测性、前瞻性的信息。因此,财务信息在时态上必须跳出历史成本的限制,按需使用多种计量属性,只以货币计量的数字信息形式远远不够,还要以非货币计量信息,甚至是采用文字、图表、定性与定量相结合的形式。在多时态、多形式的信息报告方式中,还需要人性化的信息表达方式,尽可能把专业术语和数字翻译成通俗易懂的语言,简明、醒目地陈述结论,提供原因但不宜太多,从不同信息用户的角度提炼要点。

(三)实时反映与控制

传统的财务信息是在业务发生后,经过会计核算和财务管理方法的加工,经历一个较长周期而得到的。现在,企业的所有业务被整合于一个管理系统,并与外部系统如供应商报价系统、消费者需求系统、政府税务系统等连接。一方面可直接从企业生产经营的每一个环节和外部环境收集信息,将一些非财务信息也纳入财务信息化管理中,这极大地拓展了信息渠道,丰富了信息内容。另一方面,企业的每一项业务都能被立刻反映出来并被加工成为最新的财务信息,传统的静态财务报告被可以实时更新的动态财务报告代替。财务管理信息系统改变了传统财务工作的滞后性,不仅可以完成日常会计核算工作,更重要的是可以利用高度集成的手段,通过数据仓库实时地采集那些影响企业资产、负债或所有者权益的信息,及时提供给管理者。根据事先设定的控制规则,财务管理信息系统还可以实现事中控制,在充分借助计算机处理能力和网络的传输能力的基础上,既可以横向地对企业经营全过程进行实时控制,也可以纵向地对不同地域的企业集团成员的运营状况进行控制。

三、推进企业财务管理信息化建设应注意的问题

(一)树立以财务管理为核心的管理理念,推行管理创新和制度创新

随着我国市场经济的不断完善,应树立以财务管理为核心、以资金流程控制为重点的管理理念。在企业的经营管理中,只有切实抓好企业内部的财务管理和资金监控,才能带动整个企业管理水平的提高,实现企业管理信息化。另外,企业财务管理信息化与会计电算化不同,建立企业财务管理信息系统,不是单纯的技术问题,而是以建立集中统一的财务管理体制为基础,以实行集中内部统一财务软件和建立计算机网络为支撑,以建立企业财务结算中心为手段,以企业内部财务人员的集中管理为前提,要做好以上工作,就必须对原有的财务流程进行重组,对原有的管理模式进行改革,进行机构创新、信息沟通创新以及管理方法的创新。其实质是财务管理体制和制度的创新。

(二)财务人员应与软件公司充分沟通,明确目标

企业的会计人员对本单位的业务情况、会计核算、财务管理工作比较熟悉,对本企业实施财务信息化所要达到的目的比较清晰,只是由于不同专业领域的局限,不清楚财务软件通过何种途径来解决本企业的具体问题。软件公司人员对于计算机程序、公司的专业软件所具备的功能了如指掌,而对企业的具体业务并不熟悉,软件本身具备的功能未必适合企业,企业也未必具备运行该专业软件的客观条件。因此,在软件选型和实施过程中,财务人员与软件工程师应进行广泛的沟通和协商,要针对企业特点和实际业务、具体的会计核算要求、财务管理的需要,反复讨论,明确陈述,交换意见,明确工作目标,做出可行性分析,制定出详细的实施方案,避免日后使用未达到效果。在实际工作中,随着软件的不断更新、完善,和企业的经营业务、会计核算方法以及财务管理要求发生的变化,软件公司应根据企业的实际状况,不断完善软件,拓展进一步发展的空间,以便更好地发挥出软件的优势,更好地服务于企业。

(三)加快财务管理信息化建设不能急于求成

由于我国企业财务管理信息化建设工作的条件和技术水平还比较落后,处在起步阶段,因此,加强财务管理信息化建设,必须统筹规划、分步实施,切不可急于求成。从企业基础信息化做起,按照先易后难、分步实施的原则,依照财务、物资、生产管理的秩序分阶段进行,坚持需求主导、整体规划的信息化发展战略。因为每个企业都是一个独立的个体,其财务信息化状况,信息化建设水平,信息化需求都有其独特性。信息化实施必须以企业实际为背景,结合本企业的业务、管理水平和人才资源来设计方案。同时,又要尽力把企业当前需求和长远发展结合起来,统筹规划,在统筹规划的前提下分步实施。如果孤立地建立起各自的子系统,对最终实现企业管理信息化必然会造成极大的投资风险。

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