施金龙　张金兰

提要 企业为了生存和发展,越来越多地采用赊销作为促进企业销售的一种手段。同时,赊销也使企业的应收账款规模迅速扩大,由于缺乏相应的管理办法,对应收账款的监督薄弱,没有完善的应收账款信用管理系统,企业间相互拖欠货款的现象日益严重,加大了形成坏账损失的风险,严重影响了资产的整体质量。基于上述原因,本文针对如何才能有效地改善企业应收账款状况进行深入分析。

关键词:应收账款;信用;赊销

中图分类号:F27 文献标识码:A

面对越来越激烈的市场竞争,为了增加销售额,扩大市场份额,企业不得不采取各种灵活的销售方式来赢得客户,赊销则是企业采用最普遍的一种方式。众所周知,赊销是一把双刃剑,它会给企业带来很大风险,可能会对企业造成巨大的损失,甚至将企业陷入破产的境地。因此,越来越多的企业开始重视对应收账款的管理,他们多将应收账款管理视为企业财务管理的一项重要内容。

一、应收账款的成本

赊销是应收账款形成的直接原因,主要起到了扩大销售和减少存货的作用。赊销方式使企业促进了销售,却会因持有应收账款而付出一定的代价,即应收账款成本。对企业而言,应收账款管理的核心就是要确定一个最佳信用政策,使其增加销售所产生的边际利润超过增加应收账款投资的边际成本。应收账款的成本主要由以下三项构成:

(一)应收账款的机会成本。企业的资金被应收账款占用而不能用于其他投资时所丧失的潜在收益,如将这些资金投资于有价证券时可能获得的红利收入。应收账款机会成本的大小通常与企业维持赊销业务所需要的资金数量、资金成本率或有价证券利息率有关。通常情况下:

应收账款机会成本=政府债券利率×应收账款总额

当然,如果将该资金投放于其他渠道,则企业期望报酬应大于投资政府债券的预期收益,该期望报酬便形成应收账款的投资机会成本。

(二)应收账款的管理成本。企业为管理应收账款而发生的费用支出,主要为收账费用和调查费用。如果通过司法途径解决欠款争端,收账费用还包括仲裁、司法程序中发生的相关费用。

(三)应收账款的坏账成本。应收账款因某些原因无法收回而给债权企业带来的损失,一般与应收账款数量成正比。

应收账款的管理成本除了以上三项基本内容以外,还有就是税款利息。销售企业在确认销售成立时就要承担纳税义务,必须依法及时缴纳相关税费,但产品销售的款项却未能及时收回,给企业造成了提前纳税的事实。另外,对于资金状况不佳的企业,还可能会造成缺口资金的资金成本,当企业应收账款占用过大,造成现金流入小于现金流出时,为了持续经营,企业不得不重新筹措资金投入运营。这样企业就必须承担筹资的相关费用。

二、如何对应收账款进行有效控制

笔者认为,企业应对应收账款实行事前、事中和事后的全过程控制,方能有效实现降低应收账款成本、加速应收账款回笼、减少坏账等应收账款管理的目的。

(一)事前控制:建立完善的企业信用管理机制。企业大量的逾期应收账款表面上是财务问题,实际上是企业信用管理出了问题。应收账款管理的一个重点是建立完善的企业信用管理机制。

1、在企业内部设立信用部门,对信用部门设立管理权限。企业设立信用部门,可以控制销售部门盲目追求业绩,减少坏账的产生。同时,又可以推动企业采用灵活的贸易方式,寻找潜在的商机,扩大市场份额。专门的信用管理人员了解信用管理的各个环节,能够根据不同的情况确定最有利于企业的条件,并对这一过程进行监督。一般的信用部门,通常具有三项基本功能,即客户资信管理、客户信用分析、应收账款管理。信用部门的日常工作通常包括:(1)确定客户的信用额度,并根据具体情况对其额度进行调整;(2)对公司的订单进行核查,依据信用管理系统确定是否符合信用额度;(3)建立完善的客户资料系统,并进行实时更新;(4)维护、更新客户信息,处理反馈信息;(5)跟踪客户,尽早发现可能会出现坏账的客户;(6)核查账龄,对不良账款进行考察,关注收款工作进度。

2、编制信用管理各项规章制度和实施细则手册。企业根据自己的实际情况制定各项规章制度和实施细则,并形成书面文件,企业的各个部门管理人员及员工都应人手一册,按照手册的要求执行。通常,信用管理手册包括以下几个方面:(1)实施信用政策的目的;(2)企业的组织结构及各级的权限;(3)各种销售和服务的标准条款样本;(4)及时收集和更新客户的资料;(5)对客户进行信用评价的程序;(6)债权保护措施;(7)贸易程序控制;(8)对账款进行跟踪;(9)坏账的处理程序;(10)信用管理的报告及评价信用部门业绩的方法。

3、确定企业的信用额度,控制企业应收账款的规模。企业应根据客户近期的销售情况和货款支付情况,给予客户相应的信用额度,即企业对某一客户愿意承担最大赊销限额,并确定赊销金额的大小和期限的长短。那么,如何确定最优的信用额度?在此提供一种曲线,即总信用曲线图来说明。其中直线是指持有成本,是授予信用而必须发生的现金流量,它与提供的信用量正相关;双曲线表示总成本;右弧线表示机会成本,是拒绝信用导致的销售损失,随着给予信用而逐渐下降。(图1)

从图1可见,存在一个总信用成本最小的点C,该点与最优信用额或同等意义上与最优应收账款投资额是一致的。如果企业提供的信用超过该点,新顾客带来的额外现金流量将不能抵消应收账款投资的持有成本;如果应收账款额低于该点,企业实际上在放弃有价值的利润机会。

(二)事中控制:开展应收账款账龄分析,建立对账制度

1、建立详细的应收账款档案。应收账款形成后,应设置专门部门对应收账款档案进行管理,待货物发出后,及时整理这笔应收账款的相关购销合同、发票复印件以及相关资料,并将所有的应收账款编号,同时将整理出来的资料复制给财务、销售部门,使相关部门对应收账款的具体情况有所了解。销售部门应在估计的到期日,主动与客户联系,询问客户收货的情况。询问人员应注意客户的回答,如说话语气、对货物是否满意等,这时销售人员应针对客户的回答进行分析,识别客户的真正意图,以便尽早采取措施。

2、定期对应收账款回收情况、账龄等情况进行分析。企业应采取各种措施,尽早收回款项,应收账款的时间越长,企业发生坏账的几率就越大。因此,企业要对应收账款的账龄进行分析,密切关注回收进度和出现的各种变化。可以通过编制账龄分析表,对应收账款回收情况进行监督。

假定一家公司有20万美元的应收账款,其中的一些只有几天历史,但其他的则有较长时间,如表1所示。(表1)

如果该公司的信用期为60天,那么意味着有25%的账款逾期未付。超过一定时限的账款通常无法收回,因此监控应收账款的账龄十分重要。通过账龄分析表,企业可以了解到以下情况:一是有多少欠款尚在信用期内。这部分款项未到偿付期,欠款是正常的;但到期后能否收回还要待时再定,故及时地监督仍是必要的。二是有多少欠款超过了信用期,超过时间长短的款项各占多少,有多少欠款会因拖欠时间太久而可能成为坏账。

3、建立切实可行的对账制度。企业不仅应对应收账款进行监控,而且应设置可行的对账制度。有些企业会出现应收账款余额和对方的往来账余额对不上的现象。企业的销售部门往往只注重销售环节,而很少去关注账款的回收情况,因此收款主要是财务部门负责的。但是,目前企业的应收账款额一般都很大,涉及的企业很多,加之财务人员平时需记账、编报表等工作本来就很繁忙,腾不出很多时间与客户进行对账,所以不能及时发现错误,给对方单位制造借口说账款不清楚而拖延甚至拒付,给企业造成无形的损失。因此,企业应设置有效的对账制度,从销售业务的第一笔起就应由销售人员定期与客户对账,并将收款情况及时反馈给财务部门。营销人员可以按其管理的单位对产品发出、发票开具及货款的回笼进行序时登记,并定期与客户对账,由对方确认,从而为及时清收应收账款打好基础。作为企业经营者,应将销售与货款回笼同销售者的业绩结合起来考察,使他们意识到不但要使产品销售出去,更要使货款能及时回收,最大限度减少损失。