北京信息职业技术学院 郝容

基于O2O模式的会展服务研究

北京信息职业技术学院 郝容

摘 要：会展服务是展会必备的组成部分，展会要想获得成功，必须提供优质的展会服务。随着互联网技术的逐渐普及，越来越多的从业者开始思考如何将互联网技术引用到展会服务行业当中来，以提高服务质量和工作效率。本文将简要解释O2O模式的基本理念和会展服务的概念，并对O2O模式与会展服务相结合的意义与功能以及加强O2O模式下的会展服务的主要措施进行了详细分析。

关键词：O2O模式 会展服务 市场经济 工作效率

在当前市场经济以及科技迅速发展的环境下，各行各业都应该顺应社会潮流，包括会展服务行业。随着互联网的逐渐普及，互联网与会展服务相结合符合现今社会条件下会展市场的基本要求，也是未来多数行业需要学习并且应有的。如何实现互联网与会展服务的相结合，也就是在会展服务的工作过程中，如何让互联网和谐地调控会展主办方与会展企业目标客户的关系，解决这样的问题就需要认识O2O模式。O2O模式这样的概念多数人还认识得不到位，无法真正地将O2O模式与会展服务行业很好地结合并利用。所以，理解O2O模式，将其合理运用到会展服务工作中，对会展服务业的长久发展起着十分重要的作用。

1 基于O2O模式的会展服务的含义与意义

1.1 O2O模式的含义与作用

O2O(Online To Offline)，是指将线下的商务机会与线上的推广销售相结合，让互联网网站成为线下交易的前台。O2O通过促销、打折、提供信息、服务预订等方式，把线下的消息推送给互联网用户，将商户和消费者有机地联系在一起，从而将他们转换为自己的线下客户。这种模式很适合会展企业在线上为参展商和观众提供各种预登记等服务，运用现代信息技术，举办网络虚拟展览会，形成线上线下有机融合的新模式，推动云计算、大数据、物联网、移动互联等在展览业的应用。

1.2 会展服务的意义与用途

会展服务是指为保证会议、展览正常顺利进行所提供的全过程(会前、会中、会后；或是展前、展中、展后)服务，既包括发生在展会现场的租赁、广告、安保、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输、地方特产等相关行业的配套服务。从主体上看，广义的会展服务主体是会展活动的外部机构，如会展场馆、广告公司、工程搭建公司等；而狭义的会展服务主体是会展活动的主办方或承办方，是会展活动的内部机构。

会展服务在社会中起着非常重要的作用，是社会服务的必学理念。会展服务工作是相互关联的，是一个整体，任何一个系统都是有相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成的具有特定功能的有机整体，展览行业提供的服务就是这样一个系统，它具有场馆管理，展览会策划与实施，观众组织与服务，展台设计和搭建等多方面的特定功能，这些功能相互作用，相互依赖，一荣俱荣，一损俱损。任何一项功能的欠缺或不正常都会导致整个系统运转的失误与偏差，顾客对整个服务工作一项不满意，都会对整个的服务质量带来否定，因此，不论是从事哪一项业务，服务效果的好与坏都与整个系统紧密相连。

1.3 O2O模式与会展服务相互联系的意义与功能

在O2O模式下的会展服务将整个服务系统互联网化。从用户消费角度看，在O2O模式下的会展服务更加方便，并且易于操作，这种模式的服务在一定程度上满足了用户需求，O2O模式与会展服务的相结合，是现今社会必须要学习的理念，也是科技信息化的产物。

传统的会展服务实现过程有各种各样的缺点，随着O2O模式与会展服务的不断融合，会展服务行业又呈现出新的发展方向。会展服务必须和会展功能的转变有机地结合在一起，在一系列新的技术手段的冲击下，传统的会展面临着一系列的变革，体现在：第一，线上支付对传统模式下的展会发展提出了新的要求，传统会展必须改革，才能适应新的技术环境；第二，O2O模式可以实现情景化会展服务，这是传统的会展服务所不具备的功能，同时这也是O2O模式的一个非常重要的优势所在。会展行业在悄然发生变化，会展服务行业也要结合现代科技进行改变。会展服务注重的就是良好的用户体验，O2O模式的会展服务的崛起和发展，必将能够提升会展服务的质量。

2 O2O模式对传统的会展服务的影响

2.1 O2O模式下改变了传统的会场预定模式

传统模式下的会场预定，参展企业必须亲自到会展举办地咨询相关的情况，包括：场地服务设施，可容纳的观看人数，周边的服务配套设施等，为了获得更多信息，企业要到不同的会展场地去咨询。如果要企业到外地去参展的话，在场地信息获取方面更有困难。在这个传统模式下，参展企业为了预订会场，需要投入大量的人力物力和财力，浪费了许多宝贵的时间。随着互联网技术的发展，人们看到了对传统会场预定模式进行改变的希望，所以O2O模式逐渐受到了人们的欢迎。比如，现在淘会场的发展非常迅速，其当初主要考虑的就是解决参展企业面临的会议场地选择难的问题，通过提供大量的场地选择信息和场地方案信息，使参展企业的信息获取更加便捷，场地选择更加容易，为企业节约了大量不必要的经济成本。

2.2 O2O模式的会展服务更加符合市场需求

传统的会展公司其地理空间分布比较零散，地域性特点相对较强，他们大多只能在自己熟悉的城市来开展业务，在信息资源共享方面存在一定的局限性，然而O2O模式下的会展服务突破了这个局限，使不同的参展企业相互之间能够实现信息资源共享，将多个地理区域乃至全国范围内的场地信息通过网络的形式传达给用户，让用户省去了场地咨询、来回奔波的时间，节省了大量的经济成本。目前的O2O模式在提供场地方案选择服务的同时，还提供了跟会展有关的衍生服务，极大地满足了市场需求，比如，会场布置方案、活动设计和策划、会议方案、食宿交通等一系列的配套服务。基于互联网的广阔平台，有效地将参展企业的需求和场地拥有者联系在了一起，在满足参展企业的需求的同时，也逐渐改变了场所服务商落后的经营模式。

2.3 O2O模式的会展服务可以打造立体化的服务平台

传统的会展服务用户体验一般，国内的好多会展企业要么只做线上查询服务，要么只做线下的现场服务，没有将线上资源和线下资源完整地聚合在一起，因而其服务水平不是很高。实际上，真正地实现O2O模式的会展服务还是有一定的难度的，要求企业能够对资源进行有效的整合，人力和信息调配要及时更新，同时会展企业还要控制线上和线下的各个交互环节，做好内部的服务管理工作。基于O2O模式打造会展服务的立体化平台，是许多企业追求的目标，这就要求企业必须围绕市场需求，提供综合化的会展服务，优化用户的服务体验，提升服务质量。比如，目前主流的O2O模式会展服务企业是淘会场，其立体化的服务平台包括了以下三个方面：第一，网站可以直接查询场地信息，帮助参展企业预定会场。第二，其场地价格完全公开透明，使用户更加放心。第三，开发了一系列的管理系统支持软件及移动客户端，方便用户在线上和线下进行沟通，提升工作效率。第四，多样化配套服务供用户选择，让参展企业的会展活动变得越来越容易。

3 加强O2O模式下的会展服务工作效率的主要措施

3.1 注重O2O模式价值，加强在会展服务中的利用

当前我国多数会展服务企业对于O2O模式与会展服务相互结合的重要性了解不够。基于O2O模式的会展服务是将线上用户与线下用户相结合的一种营销模式。会展服务企业需要注重O2O模式的价值，加强其在会展服务中的应用，将会展服务与O2O模式紧密结合，使得会展服务能够更加快速地发展起来。例如，在展会现场管理方面，主办方可以利用RFID(射频识别)技术和NFC(近距离无线通信)技术线上推送展会信息，展商也可以向观众推送信息，同时观众也可以通过NFC主动获取展会和展商信息。展会APP已经不再仅仅是参展指南的网上电子版。目前展会APP已经应用到现场登记注册、交流环节、客户洽谈邀约等许多现场展会环节。在会议方面，利用APP可以提前向演讲嘉宾提问问题、获得观众会后的反馈、下载会议材料。还可以通过展会APP的应用，进行观众定位，主办方利用定位功能了解观众的参观路径和兴趣点，从而优化展览管理。

加强O2O模式价值意识其中一个重要因素就是目标客户群开展信息化水平，很多时候互联网应用发展得已经很成熟了，但如果展商或者专业买家、参会人员对互联网一无所知，或者会展企业的客户没有基本的信息处理能力，这样就没法实现会展企业客户与互联网的对接，这是影响会展服务行业快速发展的根本性原因。那么，我们对于互联网的陌生将直接影响会展服务的质量。所以，注重O2O模式价值，就要对互联网进行相应的认识。

另外，当前多数人不了解O2O的具体含义，导致会展线上服务存在一定的误区。加强对O2O模式的理解，并且将这种模式真正应用到会展服务当中，才能提高会展服务的整体质量。

3.2 强化O2O模式体系，注重会展服务工作策略

拥有完善的系统去把商户资源整合在一起也是十分重要的。有了O2O模式的会展服务，更加需要注重会展服务的工作策略，并且要有完善的O2O模式体系。 对接供需双方的需求是会展活动最为重要的基本功能。将参展商、专业买家的基本资料整理成册，人工配对推动信息的展会服务方式虽让会展行业颇有效果，但存在成本高、信息利用率低以及匹配误差较大等问题。一旦将大数据、云计算、移动互联网技术引入其中，许多过去的难题便能迎刃而解。会展活动主办方只需要将参展商、买家的信息精准录入到系统，甚至仅仅需要引导人们主动提交个人和公司、产品信息到系统之中，随后的供需对接匹配、信息发送等展会服务工作都可以自动完成。所以，在当前竞争极其激烈的市场中，完善系统建设是O2O模式下的会展服务行业发展的必须条件。会展服务拥有多样化的特点，单单依靠简单的O2O会展服务体系是远远不够的，我们需要强化O2O体系，将其应用到会展服务当中，使得会展服务有完善的工作体系。

3.3 O2O模式下仍然要注重会展服务管理

会展服务管理是提升会展服务质量的必要措施，在整个会展行业的产业链中处于核心地位。通常情况下，服务管理的效率和水平直接决定着会展工作的成败，整个会展服务行业的核心就在于不断提高服务质量，给用户更好的体验。所以在O2O模式下仍然要注重会展服务管理，不断提升会展配套服务的水平，比如：企业要制定比较详细的服务标准，贯穿于从会展礼仪接待到会展配套服务等各个环节当中。只有将会展服务行业的内部管理做好，才能充分发挥其应有的价值。

4 结语

在当前竞争激烈的市场中，会展服务行业需要顺应潮流发展，所有互联网化的会展服务是必经之路。选择O2O模式会展服务在社会价值上，不断撬动着我们传统的服务形态。并且也响应国家号召，发展创新服务体系。但现今这种模式的会展服务，发展得还不够，管理体系还不完善，我们需要加强对互联网的认识，努力提高O2O模式的会展服务。

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中图分类号：F724.6

文献标识码：A

文章编号：2096-0298(2015)05(b)-045-03