马丽萍

在信息技术环境下如何加强预收款的核算与管理是企业的一项重要工作，不同的ERP软件，以及同一个ERP软件的不同功能模块都提供了预收款的核算与管理功能。只有详细了解软件预收款的功能才能更好地应用发挥其作用。

随着信息技术的快速发展，越来越多的中小企业开始利用ERP软件来加强企业经济业务的核算与管理，其中预收款的核算与管理成为其中一项重要内容。目前的ERP软件大都提供了灵活多样的预收款管理模式，笔者认为，只有全面认识了解ERP软件的功能，才能更好的发挥信息技术的作用，使之更好的帮助企业加强管理，达到事半功倍的效果。下面以用友管理型ERP软件U8.72版本为例，介绍该软件的预收款管理功能，以帮助企业更好地管理预收款。U8.72支持两种方法核算预收款，一种方法是在应收款子系统核算预收款，另一种是在总账子系统核算预收款。

一、预收款管理的基本流程

收到预收款——收到应收款——预收款核销应收款

二、在应收款子系统核算预收款

1.业务处理流程

该方法在启用应收款子系统的情况下使用。收到预收款时，在应收款子系统填制收款单；确认销售收入时，在应收款子系统填制销售发票。在应收款子系统根据收款单和发票生成记账凭证。收到预收款时借记“银行存款”，贷记“预收账款”；根据发票生成记账凭证时，借记“应收账款”，贷记“主营业务收入”、“应缴税费—应交增值税—销项税额”。核销时生成核销凭证，借记“预收账款”，贷记“应收账款”。（注:根据发票生成记账凭证时，可以将借方科目“应收账款”改为“预收账款”，这样的话，在进行核销时就不用生成借记“预收账款”，贷记“应收账款”的核销凭证了。）

2.对环境的初始设置

（1）建立客户档案。把企业的客户设置成客户档案。

（2）在建立会计科目时，需要把“预收账款”科目设置成“客户往来”科目。

（3）在应收款子系统的初始设置里面设置预收科目，这样在生成凭证时预收科目会自动填制在记账凭证中，提高工作效率。如果此处没有设置预收科目，则在生成记账凭证时需要手工录入预收科目。

3.期初余额的录入方法

预收账款的期初余额在总账子系统和应收款子系统分别录入。在总账子系统录入时，执行“总账｜设置｜期初余额”命令，打开期初余额录入窗口，双击“预收账款”科目，在打开的“辅助期初余额”窗口单击“往来明细”按钮，录入预收账款的余额信息，然后“汇总”、退出。在应收款子系统录入时，执行“应收款管理|设置|期初余额”，打开期初余额明细表，单击“增加”按钮，单据名称选择“预收款”，单据类型选择“收款单”，在打开的收款单窗口录入预收款的详细信息。在两个子系统录入余额后，可以通过“对账”命令检查核对应收款余额录入的准确性。

4.预收款的核销

核销指用户日常进行的收款核销应收款的工作。核销的作用是解决收回客商款项核销该客商应收款的处理，建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。在应收款子系统执行“核销”命令，通过自动核销或手工核销的方式，选择收款单和应收单进行核销即可。用预收款核销应收款时，生成凭证借记“预收账款”，贷记“应收账款”。

三、在总账子系统核算预收款

1.业务处理流程

该方法在未启用应收款子系统的情况下使用。收到预收款和确认收入时，分别在总账子系统填制记账凭证即可。收到预收款时借记“银行存款”，贷记“预收账款”；确认收入生成记账凭证时，借记“预收账款”，贷记“主营业务收入”、“应缴税费—应交增值税—销项税额”。

2.对环境的初始设置

（1）建立客户档案。把企业的客户设置成客户档案。

（2）在建立会计科目时，需要把“预收账款”科目设置成“客户往来”科目。

（3）在总账子系统的选项设置中，选中“可以使用应收受控科目”复选框。

3.期初余额的录入方法

在总账子系统核算预收款时，只需要在总账子系统录入期初余额即可，录入余额时录入方法和在应收款子系统核算预收款方法一样。不需要应收款子系统再录入余额。

4.预收款的核销

执行“总账｜账表｜客户往来辅助账｜客户往来两清｜”命令，可以通过自动两清或手工两清的方式进行核销。提示:在确认收入生成记账凭证时，如果借记的是“应收账款”，则要填制借记“预收账款”，贷记“应收账款”，进行账面调整。然后手工方式进行两清。

四、两种预收款核算方法的应用

从上述分析可以看出，预收款的核算方法选择不一样，对应的业务流程、初始环境设置、期初余额录入方法和核销方法都不尽相同。

1.根据业务需要选择核算方法

通过前述分析可知，在应收款子系统核算预收款时，可以填制收款单和发票，采集的信息比较全面，可以为企业提供更多的管理信息；另外在预收款核销应收款时，既可以进行收款单和应收单金额完全一致时的一对应核销，也可以在收款单金额与应收单金额不一致时，通过修改收款单或应收单的“本次结算”金额进行部分核销，充分满足企业对销售业务管理的需要。而在总账子系统核算预收款时，只能在预收款金额和应收款金额完全一致时进行两清处理，在预收款金额和应收款金额不一致时，不能进行部分应收款的两清处理，否则造成管理混乱。当企业的预收款业务比较多，对预收款的管理要求较高，需要多角度提供预收款的信息时，最好在应收款子系统核算预收款；当企业预收款业务较少，大部分是现销时，可以采用总账子系统核算预收款，这样操作起来方法简便，业务量少。

2.根据企业生产经营特点选择核算方法

订单式生产的企业往往按照客户的订单组织生产，在生产开始前要求客户支付部分预付款，等到产品陆续交工时，在分批收取款项，最后等到产品全部交工时再开具销售发票，收回余款。在这种生产方式里面，款项是陆续收回的，收款方式也可能不一样。为了更清楚地反映预收款和应收款之间的对应关系，以及应收款的收回情况，因此建议采用在应收款在系统核算预收款。对于一般的商业企业而言，预收款业务较少，在总账子系统核算预收款完全能够满足企业经营管理的需要，因此选择在总账子系统核算预收款即可。

3.与企业的ERP系统实施方案相关

有些企业在实施信息化方案时，出于对存货管理的重视而启用了供应链管理系统，即启用了采购、销售、存货管理等子系统，在这种情况下，企业发生销售业务时，是在销售子系统填制销售发票，发票经复核后会传递到应收款子系统，然后在应收款系统根据发票填制凭证，最后凭证传递到总账子系统。在这种ERP系统实施方案里面，因为应收款子系统已经接收了销售子系统传递来的发票，所以此时在应收款直接填制收款单，既能满足收款核算的需要，也非常便于进行款项核销，所以进行预收款的管理时最好在应收款子系统进行。如果企业存货管理工作较少，没有启用供应链系统，则可以在总账子系统核算预收款。

4.综合考虑企业整体情况选择核算方法

企业购买财务软件是按模块定价收费的，如果企业规模小，经济实力较差，财会人员较少且他们的会计信息化水平较低，这时可以本着够用的原则只购买总账和报表子系统，在总账子系统核算预收款；反之，企业规模大，有较强的经济实力，财会人员整体素质能够满足企业会计信息化的需要，则可以多买一些模块，然后在应收款子系统核算预收款。