◎ 文/叶 妍 段世民

用友ERP-U8单据核销处理分析

◎ 文/叶 妍 段世民

用友ERP-U8的单据核销处理是一个重要但容易出错的操作，本文通过对单据核销处理的情形进行分析与总结，并对核销处理过程常见问题查找原因和提供解决方案，以帮助用户更好地进行相关操作。

用友；U8；核销；单据核销

用友ERP-U8的单据核销处理反映的对往来账款的核销，即通过核销往来单据和收付款单据实现应收、应付账款与收付款业务的核销。单据核销建立收、付款与应收款、应付款的核销记录，帮助正确分析往来业务的账龄情况，因此企业应及时核销往来款项，从而加强对往来款项管理。

但是，在用友ERP-U8操作中，核销处理容易被忽略或者操作错误。原因在于当核销双方的入账科目相同时，无论是否进行核销处理，对凭证的内容和科目金额变动没有影响，所以核销处理往往被“忘掉”了。此外，什么时候应该进行核销也是一个令人容易混淆的问题。笔者通过对核销的情形进行分析总结，帮助会计工作人员厘清核销处理思路，正确进行相关处理。

一、使用单据核销处理的情形

从核销的含义可以看出，进行单据核销处理的前提是需要具备两方面的条件，一是形成应收账款、应付账款等，生成应收单据或应付单据；二是对相应的应收、应付账款发生了收、付款业务，生成收款单或付款单。

企业的应收、应付款项一般在购销业务中产生。在用友ERP-U8软件中，应收单据、应付单据主要表现形式是销售发票、采购发票。在供应链的销售管理系统中填制销售发票，销售发票经复核后，传递至应收款管理系统，通过“应收单据处理-应收单据审核”功能进行审核，形成应收账款；同理，在供应链的采购管理系统中填制收到的采购发票，采购发票传递至应付款管理系统，通过“应付单据处理-应付单据审核”功能进行审核后，形成应付账款。除了销售发票、采购发票外，基于客户或供应商之间其他应收、付款项，如应对客户收取的运输费，而形成的其他应收单、其他应付单，也属于应收、应付单据。

对客户或供应商进行收、付款时，出纳工作人员在应收款管理系统或应付款管理系统中录入并审核收付款单据，就会产生收款单或付款单。

因此，如果一笔业务在应收款管理系统或应付款管理系统中具有了应收单据和收款单、或应付单据和付款单，那么就应该进行核销处理。在核销过程中，过滤选单后，在用友ERP-U8“单据核销”窗口中，收款单、付款单出现在界面上方；应收单据、应付单据出现在界面下方。

二、使用单据核销处理的特殊情形

（一）发生预收款、预付款的情形

用友ERP-U8的单据核销处理对两个条件的发生没有顺序要求。在实际业务中，一般情况下，是先形成应收、应付账款，即先发生购销业务，然后收、付款生成收、付款单；但是，也可能出现预先收、付款生成收、付款单，然后发生购销业务形成应收、应付账款，上述两类情况均需进行单据核销处理。后一类情况即是发生预收、预付款的情形。在用友ERP-U8中，当预收客户款项或预付供应商款项时，直接在应收款管理系统或应付款管理系统下的收款单或付款单，等待后续发生相关购销业务形成应收单据或应付单据后，再进行单据核销。

（二）收付款处理使用商业票据的情形

在购销业务中，若使用银行承兑汇票和商业承兑汇票等商业票据进行收款或付款，会形成收款单或付款单，因此也是需要进行单据核销。例如在销售业务中，当收到商业汇票时，在“应收款管理-票据管理”中录入新增票据，然后在“应收款管理-收款单据处理-收款单据审核”下通过审核形成收款单，与形成应收账款的销售发票等单据进行核销处理。

（三）发生退货时的情形

当购销业务发生退货时，如果填制了红字发票和通过应收款、应付款管理系统录入收、付款单，就要进行单据核销处理。但是由于退货形成的收、付款单比较特殊，例如销售退货发生的付款（退款），不是在应付款管理系统下录入付款单，而是在应收款管理系统中填写付款单，即红字收款单，因此相应的核销处理在过滤核销条件时就略为复杂。下面以销售退货为例，介绍退货时的核销操作。

发生销售退货时，会计人员根据退货数量和单价填制红字销售发票，红字销售发票经复核后，在应收款管理系统进行审核；出纳人员根据退款金额填制并审核红字收款单（付款单)，打开红字收款单的方法为：运行“应收款管理-收款单据管理-收款单据录入”命令，打开“收款单”窗口，点击菜单栏的“切换”按钮，表头出现的红色“付款单”即是红字收款单。接着运行“应收款管理-核销处理-手工处理”命令，系统弹出“核销条件”窗口。在“核销条件”窗口的“通用”选项卡的“客户”项选择退货客户代码；在“收付款单”选项卡的“单据类型”下选择“付款单”选项，在“单据”选项卡的“单据名称”下选择“销售发票”，如图1所示。然后点击“确定”，“单据核销”窗口就会出现相应的单据，可以进行单据核销操作。

图1

三、单据核销处理中其他需注意的问题

（一）已现结或已现付的发票不进行核销处理

在购销业务处理中，如果对销售发票采取现结操作，采购发票采取现付操作，那么之后无需进行核销处理。虽然现结、现付操作也是由于发生了收、付款，但因为不用在应收款管理系统或应付款管理系统里录入收、付款单据，没有形成收款单或付款单；已现结的销售发票或已现付的采购发票在应收款管理系统或应付款管理系统下没有审核之前已经实现收、付款操作，相当于没有生成应收账款或应付账款。已现结的销售发票或已现付的采购发票在应收款管理系统或应付款管理系统下审核后直接使用“银行存款”科目进行凭证处理，不需要进行单据核销，可以直接制单。

（二）使用“转账”功能不进行核销处理

用友ERP-U8的应收款管理系统和应付款管理系统下均含有“转账”功能。应收款管理系统和应付款管理系统操作比较相似，下面仅介绍应收款管理系统的“转账”功能。应收款管理系统的“转账”功能下有4项子功能，分别为：应收冲应收、预收冲应收、应收冲应付和红票对冲。“应收冲应收”功能是指将一家客户的应收款转到另一家客户中，此功能将应收款业务在不同客户之间进行转账。“预收冲应收”指对同一客户的预收款和应收款进行转账核销。“应收冲应付”是指用某客户的应收款，冲抵某供应商的应付款，将应收款业务在客户和供应商之间进行转账。“红票对冲”功能是对同一客户的红字发票与其蓝字发票（红色应收单与其蓝字应收单）、收款单与付款单进行冲抵。

如果操作中对购销业务中发生的往来账款使用了“转账”功能，就可以立即制单，不需要再单独进行核销处理操作。

（三）核销制单的常见问题

1.“核销制单”选项不能勾选

如果已进行了核销处理，但是制单时核销制单选项不能选择，那么应修改应收款、应付款管理系统业务参数设置。解决方法是，以应收款管理系统参数设置为例，具体操作如下：运行“应收款管理-设置-选项”命令，打开“账套参数设置”窗口，选择“凭证”选项卡，勾选“核销生成凭证”选项，参见图2虚线框。

图2

2.是否该对核销处理采用合并制单

在核销双方的入账科目相同时，由于系统对核销处理不独立制单，此时若单独选取核销处理进行制单，会出现图3所示提示框，在这种情况下，核销制单应采用合并制单。

图3

在核销双方单据的入账科目不相同的情形时，例如使用预付款采购原材料，付款单的入账科目为预付账款，应付单据（采购发票）的入账科目为应付账款，此时系统对核销处理可以独立制单，生成一张调整凭证，操作人员可根据需要选择是否合并制单。

3.不能独立制单的核销处理却被要求单独制单

在核销双方的入账科目相同时，对核销制单选择了合并制单，但系统不对核销进行合并制单，反而要求单独填制凭证科目，如对销售退货退款800元制单时，出现图4的情形。

出现该问题的原因是没有进行应收科目或应付科目设置。解决方法如下，以应收科目设置为例，点击“应收款管理-设置-初始设置”，打开“初始设置”窗口，在“应收科目”栏内输入应收账款科目代码。

图4

四、结束语

正确进行用友ERP-U8下的单据核销处理能加强往来账款管理，提高会计工作效率和质量，因此应注重学习和理解相关操作，更好地完成往来账款核算和管理工作。

[1]何平，龚中华.用友ERP-U8培训教材——财务核算/供应链管理/物料需求计划[M]. 北京：人民邮电出版社，2011.

（作者单位：河源职业技术学院）