郎鸿雁

（兴安盟广播电视大学，内蒙古 乌兰浩特 137400）

浅析EXCEL筛选功能在工作中的应用

郎鸿雁

（兴安盟广播电视大学，内蒙古 乌兰浩特 137400）

本文通过对两类筛选功能的阐述及其在实际工作中应用的解析，为那些常年进行财务、统计、文秘等办公族提供参考，以便提高工作效率和速度.

筛选；EXCEL；办公效率

E X E C L中的筛选功能是财务、统计、文秘工作者办公的首选.然而，如何自如的应用它，却不是每一个办公自动化的工作者都能做到的.本人在多年的教学实践中,总结和摸索了一些较为实用的办法.

1 筛选的含义

什么是筛选呢？筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法.筛选区域仅显示满足条件（条件：所指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件）的行，该条件由用户针对某列指定.简单的说筛选就是在给定的数据中查找满足条件的记录.例如，在给定的表1中要查找所有女生的记录，这就是简单的筛选.我们在后面会详细说明筛选的操作方法.

2 筛选的分类及功能解析

M i c r o s o f t E x c e l提供了两种筛选：

自动筛选，包括按选定内容筛选，它适用于简单条件；高级筛选，适用于复杂条件.

与排序不同，筛选并不重排区域.筛选只是暂时隐藏不必显示的行.

2.1 自动筛选是在给定的数据表中利用字段名设置筛选条件，进行筛选显示记录.如要在表1（仅是一部分数据)中查找所有汉族同学有多少？在E x c e l中如何进行呢？

非常简单，只需在E X C E L的菜单栏上单击“数据”“筛选”“自动筛选”.这时在E X C E L的姓名等字段处就多了一个小按钮，要查找所有汉族的学生记录，就在民族处单击，在下拉的菜单中单击汉族，（如图2）这样满足民族是汉族的所有记录就显示出来了，而不满足的记录就暂时隐藏起来.（如图3）如果你想查找所有女同学的记录方法也同上，在自动筛选的前提下，只需单击性别字段，然后再出现的下拉选项中单击“女”即可.

表1

图2

图3

在自动筛选中还有一种自定义筛选.这种方法在我们的实际工作中也是常用到的.如我们经常要统计单位中工资在2000元以上的职工或年龄在30岁以上的职工等.以上的工作我们用自动筛选中的自定义筛选是最快捷的.下面我就以表1中的数据为例，解析一下自动筛选中自定义筛选的操作过程.

如，要查找表1中所有年龄在25岁以上的记录.操作步骤为：第一步、在给定的数据中单击“年龄”字段后再单击菜单中的数据→筛选→自动筛选如图1（1）；第二步、单击年龄字段如图1（2），在出现的菜单中单击“自定义”出现如图1（3）对话框，在对话框中的年龄下方单击大于（因为题中要求查找年龄在25岁以上的记录），在右侧的方框中输入25，单击确定，满足25岁以上的记录就显示出来了如图1（4）；

以上是对自动筛选功能的解析，在我们的实际工作中，如果常常要统计或查询满足简单条件的记录，就可使用自动筛选功能.但是自动筛选一次只能查询一个字段，两个以上的字段用自动筛选是不能操作的，如“要查询年龄在25岁以上的女生记录”，在这个查询中涉及两个字段年龄和性别，这个查询用自动筛选就实现不了，只能用高级筛选.

图1 （1）

图1 （2）

图1 （3）

图1 （4）

2.2 E X C E L的高级筛选功能

利用E X C E L的自动筛选功能一次只能对一个字段（这里把表头中涉及的姓名、性别等称为字段）进行操作.那么要查找两个或两个以上条件的记录用什么方法来查找呢？E X C E L中提供了高级筛选功能.高级筛选实现的是较复杂的查询功能.在使用高级筛选时有以下几点是用户必须把握的.

2.2.1 高级筛选所解决的筛选条件复杂,系统规定必须创建一个筛选条件区,并在该区内设置相应的筛选条件.

筛选条件区:是一个表格,由表头和数据区构成.

表头字段:是筛选条件所对应的字段

数据区:是对应筛选依据字段的条件描述区.

2.2.2 把握筛选原则：

A.要查找的两个或多个字段间是不是要求必须同时满足，如果同时满足，要在建立条件区时将多个字段建立在同一行中.

B.要查找的两个或多个字段间是不是要求必须同时满足，如果不是同时满足，只满足其中一个就行，要在建立条件区时将多个字段建立在同一列中.

理解和把握了以上两点就可以轻松进行高级筛选了.

3 筛选在工作中的应用

筛选功能在实际工作中的应用比较广泛也比较实用,最主要的是高级筛选,下面我就用一个高级筛选的实例来作个介绍:

例如：我们要在表1中查找所有汉族的女生的记录.

第一步：建立筛选条件区

（1）根据要求发现本次查找需要的字段有民族和性别，所以就要用这两个字段建立一个条件区.

（2）分析题中要求发现本要求中涉及的两个字段必须是同时满足，所以要按照筛选原则给两个字段建立在同一行上，如图4中的红色字是根据题意建立的筛选条件区（筛选条件区一般建在给定表的下方）.

第二步：进行高级筛选

（1）选中要进行筛选的原始数据区，然后单击菜单栏中的“数据”→“筛选”→“高级筛选”如图5.

（2）在出现的对话框中，将鼠标定位在条件区域处，然后用鼠标选择用红色字建立的筛选条件区如图6，最后就是单击对话框中的确定按钮高级筛选完成.如图7，所有汉族的女同学的记录就被显示出来了.

图4

图5

图6

图7

E X C E L中的筛选功能，在我们的工作中经常应用.通过以上对两类筛选的解析，但愿能帮助正愁于不知如何进行查找和统计的人，希望大家一起共勉.

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