周方磊

（国能浙江舟山发电有限责任公司，舟山 316012）

引 言

近年来，国能浙江舟山发电有限责任公司（以下简称“舟山电厂”）结合上级公司干部档案管理工作的重要举措，加快推动档案管理工作创新创优。在公司党委的领导下，组织人事部全面推进干部人事档案的审核工作，按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》《全国档案信息化建设实施纲要》等相关法律法规的要求，结合上级公司提出的干部人事档案审核要求开展了干部人事档案管理提升工作。人事部门精心规划，开展档案专项审核工作，逐步落实人事档案的标准化管理。

一、干部人事档案管理工作的重要性

（一）干部人事档案是选人用人的重要保障

人事档案是公司选拔人才的重要参考依据。通过分析核对档案记录，能够全面了解干部的工作能力、廉洁从业、奖惩事件等内容。各级党组织依据人事档案材料记录对干部进行考察、选拔，并开展针对性培养工作，制定合理的人才培养机制。通过对人事档案审查及分析，能够发现干部队伍的变化情况，能够为人才的选拔工作提供重要保障。

（二）推进人事档案管理工作是国企改革重要使命

在公司的各类档案中，人事档案是非常重要的组成部分。积极推进干部人事档案管理工作，能够保证干部队伍建设资料的完整性，同时也是国有企业三项制度改革工作的一项重要任务。人事档案记录能够将一个企业的发展历程中的干部任免、奖惩信息等重要事件完整体现出来，是了解一个企业如何开展选人用人工作的重要文献资料。对干部档案进行规范化、标准化的管理，要有为将来思考的政治使命感，全面推动落实干部人事档案管理工作。每一本人事档案都是一部重要的历史记录，在每个人的一生中都发挥着极为重要的作用，因此开展档案管理工作是人事从业者的重要任务之一。人事管理工作者要深刻认识到这项工作的重要性，要认真细致地对待，务必保证档案的真实和可靠。

（三）加强干部人事档案管理工作是历史的选择

干部人事档案记录了干部培养、任免等工作信息，除了可以及时地反映出优秀人才的教育经历、从业状态等信息，还能有效防治干部在工作、生活中出现负面问题，正确引导干部的思想状态及奋进目标。在开展干部档案管理工作时，要按照管理规定要求及时将有价值的材料进行归档，以此作为组织考察的重要依据。

二、干部人事档案管理的主要工作

（一）推进退休人员社会化管理工作，落实档案管理权限移交

为贯彻落实集团公司《关于召开退休人员社会化管理工作推进会的通知》和《舟山市国有企业退休人员社会化管理实施办法》等相关文件要求，积极稳妥做好公司退休人员人事档案整理、数字化及档案移交工作，依照集团公司、市政府有关文件精神和相关工作要求，舟山电厂党委高度重视，重点部署，积极推进退休人员档案社会化管理工作。

退休员工人事档案整理和数字化处理共涉及退休员工档案60 余份，面对时间紧、任务重、高标准的工作要求，组织人事部制订了详细的工作计划，档案出库、整理、排序、录入数据、图像处理、数据备份等一系列程序有条不紊地进行。整个工作历时近两个月，整理过程中各位员工严格遵守档案工作的各项纪律，落实工作责任，最大限度地做到了人事档案工作与退休人员社会化管理工作同部署、同检查、同落实。

（二）完善档案管理机制，提升管理工作标准化

完善的档案管理机制是保障工作顺利开展的前提。建立相关制度，档案从业人员的工作就有据可依，相关工作便可以做精做细。所以，公司需要不断强化档案管理制度建设，完善管理机制。组织人事部门吸取和借鉴集团系统内兄弟单位的人事档案管理经验，同时结合公司人事档案的实际管理工作制定具备较强操作性的标准规范，以便各项档案工作顺利进行。有了规章制度的约束，工作人员就可以有条理地梳理档案信息，避免出现重要信息、重要材料遗漏的现象，提升档案信息的质量。

为此，上级公司组织召集各所属基层单位开展人事档案培训工作，传达集团公司关于档案审核的重要会议精神，同时部署下一阶段的工作内容，邀请档案审核方面的资深专家为各单位档案管理人员进行培训，明确了档案审核工作的重点内容，要求各个单位开展档案自查，根据审核工作发现的问题，及时修订相关制度，从而对人事档案审核、材料收集归档、查询借阅、转递、保管与保护等具体工作内容形成完善的管理标准。

（三）加强约束机制建设，保障管理规范化、透明化

近年来，舟山电厂根据浙江公司人事档案管理工作方面的重要文件指示，结合“管理、技术、技能”三支队伍的建设要求，大力推进人事档案管理工作的机制建设与管理保障工作。组织人事部严格遵守档案信息保密制度，深入查找并分析当前档案管理工作中存在的问题，采取多项举措，完善并健全相关监督机制，保障档案审核工作规范化、透明化。

三、人事档案管理工作中的主要问题

（一）档案材料分类、整理困难

人事档案材料的筛选、分类、归档等内容是档案管理工作人员最基本的工作。档案材料涉及干部人员的个人身份信息、教育背景、工作经历、奖惩情况等重要内容，这些都是档案管理人员应该采集的材料。但是，在实际的工作过程中，很少有员工会主动提供相关的个人材料，大部分都是档案管理员主动去索要材料，员工人数众多，而档案管理人员配备数量少，这就导致了材料归档的滞后甚至被遗忘，造成人事档案信息的不完整。

（二）人事档案管理人员数量不足

依据档案管理制度的要求，只有企业员工档案数量超过1000 卷时才能够配备1 名专职档案员。目前，舟山电厂的正式员工为457 人，不满足该条件的要求，因此档案员只能由其他人员兼职。兼职人员既要保证顺利完成日常工作，又要保证人事档案各项材料的顺利收集、整理、审核、归类等环节的正确性与完整性，显得力不从心。

（三）人事档案信息化程度严重滞后

在科学技术快速发展的背景下，档案信息化管理已经在国内较多的企业中逐步推进，但从整体情况来看，仍有许多企业不具备档案信息化条件，相关工作滞后严重。传统的人事档案管理标准已很难符合当前信息化工作的需求，限制了人事档案监管工作的推进。我国目前正加大力度推进档案数字化建设，但对于舟山电厂来说，由于缺乏资金的投入，缺乏配套硬件的支持，企业员工的人事档案管理工作依然采用传统的手工操作方法，阻碍了信息化工作的进程。档案管理人员凭借传统的工作模式进行管理，缺乏技术性和科学性，同时也增加了档案保存和管理难度，降低了工作效率和工作质量。目前，国内很多发电厂都缺乏先进的档案室，基础设施无法满足信息化工作管理规定。另外，档案室防潮、防火、防蛀等工作也未能达标，工作方式也很单一，有时就是简单地将档案“放进袋子、锁在柜子”，并未仔细甄别材料信息。在档案信息查找时只能采用手工操作的模式，未能完成档案信息数字化工作。

四、干部人事档案专项审核工作

根据《关于深入开展干部人事档案专项审核工作的通知》的要求，舟山电厂成立了干部人事档案专项审核工作领导小组，各相关部门负责人配合落实方案内容。

依据方案要求，组织人事部深入开展审核工作，建立健全干部人事档案审核和监督机制。审核工作在全面审核档案内容的基础上，重点核查干部的出生时间、参加工作时间、入党时间及程序、学历学位、工作经历、聘（录）用手续、奖惩情况等基本信息和材料，同时对档案内容涉嫌涂改造假、重要材料缺失、档案记载信息互相矛盾等情况重点查核。在核查过程中，以2018 年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》《关于干部人事档案审核工作的问答》为基本政策依据。对重要信息真实性存疑的，要求员工本人做出书面说明，并由所在党支部负责调查核实。在调查核实时，要多方调取原始凭证，认真甄别鉴定，确保印证材料真实有效，坚决杜绝弄虚作假。对巡视等工作中发现的问题也要及时核查处理，不留“尾巴”。

五、人事档案管理工作的优化策略

（一）注重培养发电厂工作人员的档案管理信息化意识

在进行人事档案材料日常审核、归类工作时，要及时告知每位员工档案信息化工作的重要性，让全体人员都能了解这项工作的重要性，了解档案信息化工作是与个人发展密切相关的，不能因为档案不在自己身边就忽略了它的重要性，只有全员共同参与，才能使档案管理信息化工作的意义得到充分的体现。

除此之外，档案信息化工作还需要得到公司领导层的支持，只有这样才能使档案的管理工作在企业全面落地生根，并逐步推动工作进程。各类管理层应当对这项工作提高重视程度，要充分了解档案是企业员工个人发展经历的重要历史记录，同时也能从侧面体现企业的发展历程，档案原始资料的保存价值是极为重要的，而信息化工作则是在传统模式的基础上进一步提升档案信息的数字化水平，响应国家层面对人事档案的管理政策，提升公司在国有企业三项制度改革过程中的工作完整性。

（二）完善职能部门的人才培养工作

企业任何一项工作的顺利完成都需要专业人员的用心投入，发电厂的人事档案数字化工作也不例外。由于档案工作具有涉密性，除了需要工作人员具备细心、谨慎的品质，还需要具备了解一定信息科技知识的人才。在当前的环境下，想要对档案管理人员提高工作要求，首先要做的就是在工作能力方面提升审核标准，一方面要不断加强常规工作技能和业务知识的储备能力，另一方面还要对计算机的操作技术加强培训。

同时，人事部门要吸收优秀的人才加入人事档案管理队伍当中。优秀业务人才的引进不仅能够提升档案管理团队的综合水平，同时还能带动人事档案工作高效运行，在团队内部形成互帮互助、以老带新的优良风气。通过新老搭配，在一定程度上能够促进部门工作高效率、高质量地开展。由于档案工作具有敏感性，企业人事部门除了要定期对相关工作人员进行业务能力培训，还应当适时采取一些提升思想认识的培训，加强工作人员职业素养建设，确保档案管理人员工作态度端正，业务流程开展顺畅。

（三）加强管理力度，提升工作人员责任感

人事档案材料在进行数字化工作的过程中需要有一套成熟的管理机制与之相匹配，因此需要不断完善相关制度管理体系，以便做好、做细、做精档案的审核、归类、保存等工作。组织人事部门需要提升对档案管理工作的重视程度，要制定相应的措施，来应对重要材料丢失等突发状况，提高档案材料管理的安全性及完整性。在工作期间，工作人员必须对自己的工作做到心中有数，相关工作流程要严格按照规章制度进行。

同时，档案管理部门要根据人事档案管理人员的工作情况制定合理的奖惩措施，做到有功则赏、有错则罚。对那些工作积极主动、态度端正且认真负责，既能保证工作效率，又能保证工作质量的员工，要给予一定的奖励。对那些工作弄虚作假、敷衍散漫且消极怠工，违反人事档案管理制度的员工，要采取相应的惩罚措施。只有建立明确的奖惩机制，才能够保证员工在工作过程中遵章执行，确保人事档案信息完整准确。

（四）保证人事档案信息化的安全性

档案材料属于公司的涉密文件，必须经过严格的审批才能借阅。因此，在日常工作中要提高档案人员的工作安全意识，保证信息不被泄露。另外，组织人事部门应对档案工作人员开展必要的安全教育和安全技术培训，增强信息保密安全意识及安全使用技能。对于离职的工作人员，应按照对方公司、相关机构的要求及时完成档案转递工作，转递前仔细检查档案的完整性。

（五）全面落实ERP 人力资源板块的信息录入及校对

随着人力资源板块功能的不断完善，其中的人员基础信息和档案信息模块在不断更新。为确保原始数据的真实准确性，管理人员必须坚持以档案原始材料为依据，对ERP 中的人员基本信息进行校核，及时发现错误并例行整改，从源头确保干部信息来源的真实性、准确性、完整性。

结 语

综上所述，企业在逐步推动、实施档案管理提升工作的过程中，已经逐步形成了统一的管理标准和规范的工作流程，为选人用人、监察审计、廉洁从业等多项重要工作的有序开展提供了材料支撑。相关工作人员要运用科学化、数字化、现代化的手段解决档案管理工作中的问题，并完善预防措施，以便促进档案管理工作的顺利开展。