范才红

（江苏工程职业技术学院财务处，南通 226007）

财务档案管理是一门专业性很强的工作，主要包括财务档案的整理、编号、调阅、借阅、信息挖掘、安全和保密，以及及时入库与纳入管理等内容。通过建立健全各项财务档案管理制度，完善财务管理工作流程，实现财务管理的规范化、系统化和科学化，有利于提高财务档案的管理水平和利用效率。

学校财务档案及管理有着非常重要的作用。全面、连续、系统、有效的财务档案管理及综合分析利用能够有效帮助学校领导全面了解、掌握和分析学校财务状况，为学校各项工作部署提供财务支持，促进学校各项工作有序、有效、高质量展开，从而提高学校教学质量、社会服务质量及提升办学特色，促进学校事业良性发展，也能在学校各项水平评估中起到至关重要的作用。所以，本文简析了财务档案管理中存在的部分问题，并给出了一些解决措施和建议以供参考。

一、现状简析

（一）学校财务档案管理手段不全面，信息化程度有待进一步提高

随着互联网技术不断地发展，信息化技术在财务档案管理中得到了广泛应用，不仅能够为广大师生员工的财务信息查询和应用提供便利，而且也有利于财务档案整理、归档、安全保密及保障等工作的展开，并且能够及时发现财务档案管理过程中存在的不合理问题，进而加以调整解决，从而建立更完善的现代财务档案管理机制，提高财务档案的管理和利用效率。因此，计算机技术、“互联网+”及大数据等现代化信息技术在财务档案管理中得到了越来越广泛的关注和应用。但是，有些学校由于对财务档案管理不够重视，在资金等方面的投入不足，造成财务部门缺少必要的信息化设备（特别是财务档案信息采集等相关设备）、先进的财务管理系统平台，以及经常性的财务信息化技术培训等相关内容。因此，在财务信息资源的收集、整理、档案电子化和开发利用等方面存在不到位等问题，影响了财务档案的管理质量和使用效率。

通过调研发现，虽然绝大部分学校的财务报账是通过财务系统进行全面的信息处理，但是仍然有少部分院校采取不全面的信息化财务报账方式。报账人员仅提供纸质票据，经各部门领导签字盖章后再去财务部门进行报账，财务档案管理人员需要对纸质票据进行校对、分类编号、归档和电子化等处理工作，其过程费时费力。如果财务报账系统在报账过程中能够提供纸质票据电子化处理通道，并由报账人员通过该通道上传相关电子票据，虽然这样处理看似烦琐，但能够将纸质档案与电子档案进行有效的衔接，不断加强两者之间的整合管理，这不但有利于财务人员对票据的预审工作，而且也非常有利于后期的财务档案处理。在对票据进行检查、调阅等操作时，可以先在财务系统中查看各种原始票据的电子档案，而不需要直接从财务档案库中查找原始纸质票据。当需要查看原始纸质票据时，根据电子档案的检索后，由财务档案人员找出相应的纸质票据，这样就能提高财务档案的管理和利用效率，确保电子档案与纸质档案的实际利用价值得到最大限度的发挥。

（二）财务档案管理意识薄弱，规章制度有待进一步完善

财务档案管理水平是反映学校管理水平和质量的一个重要尺度，但是当前部分院校始终把教学质量、办学特色、社会服务等方面放在首要位置，而对财务档案管理工作的意识淡薄、重视不够。其认为档案管理就是对财务档案进行简单的整理、归档和查阅登记等工作，没有深刻认识和了解到财务档案管理在学校发展中的重要性。同时，也存在财务档案管理规章制度和运行机制不够健全的问题，监督制和责任制不够完善，甚至个别学校还没有完全形成以信息技术为基础的规范化、标准化的财务档案运行管理机制。这就造成财务档案管理没有完全按照现代信息化管理制度的规范和要求进行，使财务档案在收集、管理等各个环节中都存在问题，从而没有能够充分利用财务档案的内在价值。

（三）财务档案管理人员不够或其业务能力有待进一步提高

财务档案管理人员要有较强的思维、组织和分析能力。规范化、标准化、现代化和信息化的财务档案管理离不开高素质的财务档案管理人员，培养和提高财务档案管理人员的业务能力水平显得尤为重要。但是，有些学校缺少专职的财务档案管理人员，或者有专职档案管理人员，但缺少必要的财务档案业务能力培训。这导致部分财务档案管理人员的档案管理意识较弱，对财务档案管理重要性的认识不足，缺少主动管理意识，存在敷衍应付行为。这不但会降低财务档案的管理质量和效率，而且也会忽视档案管理过程可能出现的潜在漏洞等。

随着学校高质量、快速地发展，财务档案信息量也将不断增加，并且种类繁多，所以财务档案管理的工作量也随之不断增加，对档案管理人员的能力要求也越来越高。在这种情况下，专职财务档案管理人员对此也要高度重视，并具备扎实的业务能力。显而易见，非专职档案管理人员存在工作变动大、持续性差等问题，如果由他们管理，可能会导致财务档案管理质量不高、利用率下降，不利于相关工作的有序展开。

二、解决措施

（一）加强财务档案管理人员的思想政治工作

思想政治教育在任何领域、任何时期都不过时。思想政治工作是治党治国的重要方式，加强学校思想政治教育工作也是建立学校思想政治体系的基本要求。由于财务档案管理工作的特殊性和重要性，在财务档案管理工作中更要不断加强思想政治和安全保密等相关内容的教育，强化政治站位，提升思想政治水平。

学校在加强教师、学生和其他相关人员思想政治教育工作的同时，也要重视和加强对档案管理人员的思想政治教育工作，提高他们的思想政治觉悟，完善档案管理意识形态建设，发挥思想政治工作的先导作用，提高档案管理人员的主动性、积极性和创造性，实现档案管理工作的规范化、科学化、现代化和安全化。要通过持续性的思想政治教育，不断优化和转变财务档案管理人员的思想观念和思维方式，做到勇于创新和敢于探索，根据实际工作情况，找出档案管理工作中可能出现的问题并提出有效的解决方案，促进和优化档案管理工作，提高安全意识和服务意识及业务能力。

（二）不断健全和完善财务档案管理规章制度并严格执行

现在，各院校正在不断进行深入改革和高速发展，要想不断提高财务档案管理意识和业务水平，加强财务档案管理工作，以及做好财务内部控制等工作，离不开完善的管理规章制度和对档案管理工作的重视。建立健全规范化、现代化和信息化的财务档案管理运行机制、管理制度及保障机制，是提高财务档案管理和综合利用效率的重要保障。同时，随着现代化、信息化等技术在财务档案管理工作过程中的不断深入应用，各种新情况和新问题也在不断出现。因此，需要不断健全和完善财务档案管理各项规章制度，对财务档案的收集、整理、保管和安全保密等各环节的工作内容及要求要进一步明确和规范，以适应财务档案管理发展和现代化信息技术手段的应用，从而进一步提升财务档案管理工作的质量和利用效率。这不仅需要相关领导高度重视和统筹安排财务档案管理工作，加强对财务档案管理工作的监督和完善相关规章制度，明确财务档案管理工作的职责、流程，还要通过建立现代化财务档案管理运行机制，规避档案管理运行过程中可能出现的不良问题。与此同时，也要建立完善、合理的财务档案管理绩效考核机制，充分调动财务档案管理人员的工作热情，激发管理人员的积极性和创新性。

由于各项财务档案数据也是学校的核心信息，所以必须加强财务档案安全及保密管理规范的制定和完善。财务档案室要禁止非工作人员进入，要明确哪些信息是可以被查阅的，哪些是可以公开的，哪些是要保密的。特别是对于不能公开的或只能在允许范围内部分查阅和应用的财务信息，更要制定严格的管理制度并加强管理。同时，也要在制定管理制度上考虑财务档案信息安全防护工作，确保信息安全。

综合考虑到财务档案管理工作除了完成检查、调阅等常规服务之外，也要为学校领导的决策提供有力的支持服务，因此财务档案管理的规章制度既要能够很好地体现服务意识，又要能够促进财务档案管理人员不断提高自身的档案管理能力、挖掘分析财务数据的能力、创新服务机制和化被动服务为主动服务的能力，以及拓展财务档案服务范围的能力等。

随着疫情常态化管理出现，常规状态下财务档案管理规章制度有些地方可能显得不合时宜。因此，考虑到“互联网+”及大数据技术背景下的现代信息技术在财务档案管理中不断深入应用，财务档案管理规章制度也要随之做进一步完善和优化，需要重新规范财务档案管理相关的操作流程、安全保密措施等内容，适应疫情防控常态化和信息技术不断发展的需要。

（三）加大信息技术投入力度和提高财务档案管理人员的职业素质、业务能力

财务档案管理工作对学校良好、健康的可持续发展具有十分重要的作用。财务档案的管理水平、质量和效率等能力的提高，离不开财务档案管理人员不断地提升自身业务能力、知识储备，以及学校对财务档案管理的现代信息技术设备的投入等方面。所以，学校财务部门要持续不断地注重财务档案管理人员的继续教育工作，在严格按照财务档案管理规章制度的情况下，加强档案管理法律法规知识和信息技术能力等多方面的培训，特别是要加强在大数据背景下的现代化、信息化技术在财务管理系统中的应用能力的培训，实现财务档案管理人员综合能力的不断提高。

同时，财务档案管理人员也要在思想上重视业务能力培训，积极主动参与和配合学习现代先进的财务档案管理知识，掌握先进的档案管理技术，从而不断地更新和优化财务档案管理理念，提高应用信息技术的能力及档案的管理和利用效率，并结合学校及自身工作实际情况，找出符合本校财务档案管理工作的新方法和新手段，不断完善财务档案管理规范，促进本单位财务档案管理的进一步科学化、合理化、信息化。

财务档案管理设备及平台的建设既要结合学校发展状态，也要根据网络化、信息化等技术的发展情况进行合理优化，尽量减少学校财务压力，提高资金利用效率。财务档案管理人员的各种培训也要根据学校实际情况和资金投入情况进行适当安排，可以采用灵活多样的“走出去、请进来”等方式，开展进修和观摩、交流学习及网课等各种形式的学习培训，提高管理人员的业务和管理水平。同时，也可以考虑通过将培训的效果与工资绩效挂钩等方式来激励财务档案管理人员积极参加培训和提高培训质量。通过不断提高财务档案管理人员的自身能力，可以促进学校财务档案管理良性发展，为学校不断发展壮大提供有力的财务保障和信息支持。

（四）创新财务档案管理和服务模式

财务档案管理的重要性在学校持续高质量发展的过程中越来越突出。在新时代、新形势下，财务档案管理也要在提高思想政治站位的情况下解放思想、实事求是，采取新思路和新模式推动财务及档案管理工作向前发展。特别是在当前经济发展和社会疫情防控常态化形势下，财务管理工作也面临着许多新问题和新情况，原先的财务及其档案管理和服务模式显得有点跟不上发展的节奏。当然，这也给财务档案管理和服务带来了新机遇和新挑战。财务及其档案管理人员要能够及时改变管理思维模式，既要树立大局意识，强化服务能力，做好财务管理和核算，也要考虑局部利益，做到事无巨细。在学校财务资源配置、管理和服务等方面树立面向学校发展、保障服务及师生员工利益等广大基层服务意识，勇于担当，履行财务管理规章制度，提高工作效率。

此外，为了应对当前这种情况，在财务及其档案管理中进一步加强利用现代化、信息化技术就显得更为必要了。因此，财务档案管理人员要能够与时俱进，进一步加强学习并提高在财务档案管理中利用信息技术的能力，掌握“互联网+”及大数据技术背景下的财务数据的采集、处理、存储、提取和分析等业务能力，自觉形成适应网络互联信息条件下的财务及其档案管理思维模式，合理有效地整合各种财务信息资源，并能够利用相关信息技术深入分析和深挖财务档案自身隐含的信息价值。虽然，学校可以为财务档案管理在信息技术及其设备的投入方面提供有力的资金技术等基础保障，但这也离不开学校领导的重视，以及财务及其档案管理人员的管理意识与模式的转变。

结 语

财务档案是一种非常重要的信息资源载体，在不断健全完善现有的规章管理和监督等制度下利用现代信息技术实现财务档案运行管理，显得非常重要。而在实际工作过程中，有些单位的财务档案管理存在管理意识薄弱、管理人员业务能力不强、管理规范不健全、管理流程较为复杂等问题，已经不能完全适应新时代下的财务档案管理工作。因此，需要从思想政治、规章制度、管理手段和模式，以及管理人员的业务水平等多方面入手，强化财务档案管理，提高管理水平和能力，深挖财务档案包含的信息，促进学校高质量、健康、可持续发展。