周明明

摘 要：随着医改政策的深入推进，医疗联合体建设已落地全国。基于对医联体建设背景下，各医院分散管理档案模式的弊端进行分析，提出医联体内医院档案实行集约化管理的必要性。建设覆盖全国医联体内医院档案一体化管理平台，形成多全宗、多层次的档案信息集约化管理模式，加深医联体内各级医院间信息共享，统一档案管理标准规范，从而大大提高档案的查找率和利用率，提升医院档案的分类管理能力，有效缩减医院人力和管理成本的目的。

关键词：医联体；医院档案；集约化管理；实现路径

随着全国医改政策的深入推进，为促进医疗资源合理配置，解决看病难、看病贵的问题，医联体建设已落地全国多个省市。医联体建设将实现责任、管理、服务以及利益的一体化，并促进各医院间的合作意识，打造以“患者”为中心的医疗服务体系，真正实现“医疗联盟”的价值，实现联盟医院人、财和物的统一管理，资源共享，从而全面提高全国医疗卫生服务质量，实现健康全国的发展目标。该建设框架下，各医院分散管理档案的模式已明显落后，其弊端越发明显，具体为：（1）医院传统的纸质档案查档效率低，信息更新不及时，严重影响医联体内各医院的分级诊疗合作；（2）医联体内各医院档案分类上难以做到统一规范，不利于各级诊疗医院间信息高度共享；（3）各医院会随着档案保管数量的增加造成库房紧张和档案员的严重缺乏，若增加管理档案所需的软硬件设备设施和人员，定会增加管理成本，给医院带来较重的经济负担；（4）分散管理档案会使医联体内医院档案管理各自为政，互不隶属，无法实现跨医院间的档案实时查阅利用，也不利于档案资源的综合管理、加工、筛选、编研和传递，难以取得较好的经济效益和社会效益。

一、国内外研究现状

目前，国内可以获悉的档案集约化管理研究，代表性的有：李国庆指出，档案管理现代化就是运用系统理论和集约化理论来组织，采用先进、有效的科技手段来管理档案和档案事业；张筠强调，档案集约化管理是档案工作“集中统一管理”基本原则的现实体现；邢维萍提到，实行档案的集约化管理，是实现档案高效管理，主动适应档案保护需求……也是现代化档案管理的发展趋势。集约化管理的思路和理念已逐渐被社会各界认知和熟悉，并在实践中得到应用。2016年，长庆油田率先在银川区域进行试点探索，整合成立银川档案中心，集中统一管理银川9家单位档案业务。2017年初，太仓市国税局创新采用“1+X”档案管理模式，实施全系统档案集约化管理。对档案进行集约化管理是未来档案管理发展的趋势。2021年，国网江苏电力正式立项启动了“基于信息化背景的档案管理新模式探索研究”，探索建设集约化管理模式、智能化管理平台。

国外档案界主要关注5G技术、物联网、云计算以及互联网等信息技术在档案工作中的融合应用研究。

当前，国内外对档案集约化管理研究呈上升趋势，这为档案集约化管理提供了理论基础，但现阶段开展的相关研究碎片化严重，大多只是对信息技术的简单运用或是理论探究，还不能从整体布局上解决集约化管理建设所涉及的问题。尤其是目前中国医疗卫生服务体系整合既有体制性、政策性的宏观障碍，也有整合过程中内部运行体制等微观问题，对医院档案实行集约化管理的研究尚未启动，缺乏实践基础和严谨论证，需要进一步开展研究。为实现档案信息资源的充分利用与最大增值，需要构建一个基于计算机网络环境的管理一体化、资源数字化以及服务网络化的档案信息资源管理系统。

二、医联体内医院档案集约化管理的主要特征

1.集约化管理内涵与特性

集约化管理是顺应时代潮流，它是现代企业提高效率与效益的基本趋势。集约化的“集”就是指集中，集合人力、物力、财力以及管理等生产要素，进行统一配置；集约化的“约”是指在集中、统一配置生产要素的过程中，以节俭、约束以及高效为价值取向，从而达到降低成本、高效管理，进而使企业集中核心力量，获得可持续竞争的优势。在企业经营管理中，集约化意味着企业资源的集中使用，以及使用中的资源利用最大化、节约最大化，以致最后達到收益最大化。

医联体内医院档案集约化管理是指在“统一领导，分级管理”档案事业管理体制下，由医联体牵头医院负责，以现代信息技术和网络手段及相关法律法规为依托，根据实际需要，借助各成员医院档案管理软件平台，对相对分散的档案实体、档案信息及其相关技术、人员以及设备设施等资源进行融合、类聚和重组，对档案收集、整理、保管、统计和利用等各环节进行优化，以相对集中地反映医联体内医院档案基本情况，最终实现医联体内医院档案信息资源共享及统一管理的目的。

2.集约化管理运行机制研究

医联体内医院档案集约化管理更加注重满足实现医联体各成员医院档案信息资源的共享利用，提高对档案人、财以及物的有效使用，节约档案管理成本为主要出发点，为保障此项工作顺利进行，需要医联体各成员医院管理者支持、协调和配合，需要医联体牵头医院制定一套完善、科学以及合理的工作程序，尤其，加大对集约数字化平台建设项目的构思，如对各全宗单位名称、全宗编码以及全宗内所涉及的档案类型、电子文件存储格式、档案整理规则以及档案排序规则等基础性设置做详细规划。在已定制好的系统基础上再进行具体医院的档案管理业务个性化定制，包括档案管理目录树、权限及流程等。同时，通过公众号、维基、微博、微信和Living Lab等工具和方法强化各成员医院的参与，从而确保集约化管理工作顺利开展。

三、医联体内医院档案实行集约化管理的意义

医院档案实行集约化管理主要采取类似紧密型医疗协助模式，借助互联网技术，将分散在医联体内各医院的档案信息资源组合、连接起来，有以下作用：

（1）可以实现档案的收、存、管和用等工作一体化，从而在更大范围内实现对档案信息资源的共享，提高医疗资源的总体配置和利用效率；（2）对丰富档案学理论研究方法，拓宽研究视野，为医院档案管理朝着规范化、科学化和整合化方向发展提供指导；（3）可以推动档案科学研究与时俱进，促进档案科学理论研究与社会实践发展紧密结合，推动全国档案信息资源管理的协调和可持续发展；（4）对依托5G、互联网、人工智能以及数据融合等前沿技术，构建智慧档案管理一体化的智慧医院体系起到重要的推动作用；（5）对医院管理创新、节约管理成本、完善档案管理资源、优化人才配置提高、档案管理效率起到重要作用。如图1所示。

四、医联体内医院档案集约化管理建设内容

1.管理机制建设

医联体建设是为了实现共同管理、共同服务以及共同利益的目的。目前，各家医院所设档案门类、分类方案和管理方式不统一，需先统一各医院档案门类及管理办法，再成立由医联体牵头医院总负责、档案行政管理部门指导和各成员医院共同参与的档案管理一体化紧密型工作组织。（见图2）

（1）设立档案集约管理中心

医联体内医院档案集约管理中心是以大档案为理念，改变医院分散管理档案的局面，以资源整合为手段，提供收、管、存和利用一体化的全程服务，实现向医联体牵头医院档案部门集中的管理模式，该中心主要做好两方面工作：一方面，为“实体”档案信息资源的集中保管；另一方面，为“虚拟”档案信息资源共建共享的整合。考虑医联体内各医院比较分散，短期内难以实现实体档案的集中保管，因而，笔者主要对“虚拟”档案信息资源共享进行研究。

（2）强化制度建设引领

由于我国档案管理奉行“统一领导、分级管理”的体制，致使医院档案信息资源高度分散，完全不利于信息的整合共享。如果在档案集约的过程中再缺乏一个明确的制度约束，必定会对集约管理产生影响，为此，需要各医院以新《档案法》为引领，结合实际，制定配套管理制度，先实现各家医院档案的集约加工，进而实现医联体内全部医院档案的集约管理。

2.分类方案建设

目前，众多医院档案管理比较混乱，对档案分类界定不明，习惯性地见到档案就存入文书档案，这种现状势必会影响集约化管理的进程和质量。为此，需要先对医院档案的具体分类方案进行研究。笔者结合实践把医院档案分为病历档案、文书档案、业务档案、医德医风档案、科技档案、会计档案、招标档案、审计档案、合同档案、声像档案、实物档案、出版物档案、人事档案以及医保档案等类别。

3.智慧化管理平台建设

有了统一的分类标准，下一步则需要考虑如何实现档案信息资源共享。医院档案集约管理中心建设的内容主要是通过构建档案的智慧收集、智慧管理、智慧保管以及智慧利用等平台，实现档案资源的高度智慧化管理和开发利用。（如图3所示）

（1）智慧入库平台。既可实现电子档案自动、手动采集，支持按档案载体和门类来分类，又可实现集约管理中心对音像、网站以及电视等媒体信息的智能采集、信息识别和自动归档功能。

（2）智慧管理平台。通过智慧技术实现各医院或医院内各部门档案的全程管理。通过智慧技术能够对所接收的各类数字档案信息进行整理、比对、分类、著录、鉴定以及检验等，实现档案实体信息与内容信息的一体化、交互化管理。

（3）智慧保管平台。配备由数据库服务器、备份服务器以及文件存储器等构成的存储服务平台，以及采用SAN、NAS和DAS或其他形式的先进存储技术方法，实现电子档案封装技术、电子档案智能备份迁移技术和各类数据资源的分层次存储技术。

（4）智慧利用平台。需医联体各医院对现有的档案管理软件进行智能化改造，实现档案编研、综合查询、光盘备份和利用、全文检索、OCR识别、电子档案脱机利用、借阅审批以及浏览申请等功能的信息化服务。

五、医联体内医院档案集约化管理实现路径研究

档案集约化管理实现的技术路径就是要综合运用最新智慧技术，探索建设档案集约管理中心平台，实现医联体内各医院档案的互联互通，业务协同、资源共享，推进集约管理中心档案资源、服务、流程以及日志管理等一体化。

1.档案信息采集平台建设

智能化管理平台是以物联网为基础的，广泛收集档案资料信息，并将采集到的数据按归档要求进行有效整合，提供档案的收集、接口、导入以及档案数字化等功能。

2.档案信息审核平台建设

在信息采集完毕后，要对汇总信息进行筛选和审核，自动过滤无价值信息，从而确保所采集到的档案信息资源可利用、可共享，进而提升信息的使用价值。

3.档案信息服务平台建设

在信息审核完成后，就可以利用5G和互联网技术将不同类型的档案信息资料通过共享模块传导给使用者，实现档案的查询。在移动互联网络上利用多种不同的浏览终端，满足用户需求，从而，提升档案查找率和利用率。

4.档案信息保护平台建设

要根据档案服务对象的不同，在功能上可以有所侧重，进一步拓展和补充个性化数据信息。同时，采用虚拟化等档案信息长久保存档案信息资源，实现档案信息的智能备份、数据安全的智慧检测等。

5.档案库房管理平台建设

搭建集成档案库房管理系统、档案环境智能控制系统以及档案智能安防系统等多种系统，通过档案集约管理中心平台即可实现对各医院實体档案库房的管理以及对电子档案信息的数据管理，实现精准的档案信息控制。

六、结束语

总之，医联体内医院档案集约化管理中心建设是实现医院档案工作全面、协调以及可持续发展的价值取向，能在更大范围内实现对档案信息资源的共享，满足不同角度、不同层次的开发和利用，提高档案资源的总体配置和利用效率。

参考文献：

[1]李国庆.论现代档案事业的三大特征[J].档案学通讯，2003（4）：8-11.

[2]李国庆.中国银行推进档案集约化管理[J].中国档案，2014（9）：54-55.

[3]邢维萍.论档案的集约化管理[J].兰台世界，2012（S3）：114-114.

[4]赖俊峰等.北京市不动产登记档案集约化管理[J].中国档案，2015（4）：26-27.

[5]孔文祥.长庆油田档案集约化管理模式初探[J].陕西档案，2019（6）：45-46.

[6]孙 婷.太仓国税系统探索档案集约化管理新模式[J].档案与建设，2018（4）：73-74.

（作者单位：安徽医科大学第二附属医院）