杨利娜

摘 要：随着数字经济的发展，数字档案已经融入人们的日常生活中，档案信息化转型也成为企业在发展中的必然趋势。因此，数字经济下对档案储存方式进行信息化转型是企业进行时代转型的“必经之路”。煤炭企业也应当“紧跟新局势、谋求新出路”，才能在当下社会实现成功转型。但就目前而言，陕煤物资集团档案信息化却存在一定“困境”，不仅严重阻碍陕煤物资集团档案工作效率的提升，还阻碍信息化技术在我国的开展与落实。因此，建立信息化、科学化、规范化的档案信息处理与构建平台，成为数字经济时代陕煤物资集团档案信息化发展的新路径。本文针对陕煤物资集团档案信息化发展过程中出现的制度问题、管理问题、人员专业水平不足等方面进行分析，并根据问题的产生与发展提出相应意见与建议，仅供相关学者参考。

关键词：数字经济；陕煤；档案；信息化转型

随着信息技术不断发展，信息化作为工业企业的发展基础，也应当与时俱进，不断进步。此外，企业档案信息化建设不仅是企业工作制度创新的主要方式，更是企业提升工作制度、增强市场竞争力的主要途径。但就实际情况而言，数字经济时代，我国大部分企业都面临着档案信息化转型的难题，尤其是陕煤物资集团在档案信息化转型中存在着严重的瓶颈问题。以下根据陕煤物资集团档案信息化转型过程中出现的问题进行相关分析，并结合问题提出相关意见及建议，希望能够为陕煤物资集团档案管理信息化发展提供新方向。

一、档案信息化综述

档案信息化即将企业在经营管理过程中形成的“凭证条”等文件经过信息录制，将其转化成信息文档，以便企业更为全面地对其进行管理和监控。当企业对其生产经营过程中形成的所有“凭证条”全面监管时，企业的整体管理能力以及领导能力都会随着管控水平的提升而提升。因此，在陕煤物资集团范围内建立档案信息化制度，不仅能够提升档案管理人员的工作效率和质量，还能提升企业的整体管理能力。

二、数字经济概述

数字经济作为一种新型的经济形态，其指的是以数字化知识、信息作为生产要素来实施生产的经济活动，数字经济与传统的工业经济不同，数字经济是基于计算机技术、网络技术、数字化服务而发展起来的，其具备着数字化、开放性、便捷性等特点，同时，数字经济很好地打破了传统经济发展中相关生产要素的有效供给问题，实现了产业链的全面、协同发展，且也在极大程度上推动了企业对自身信息数据、重要文书档案的管理，提升了档案管理水平与质量，促成了档案管理工作的优化升级，促使企业档案管理逐步从独立、管控型发展转变朝向融合式、智能化和专业化的方向持续发展，在数字经济时代，企业档案管理工作也呈现出了新态势。

三、数字经济时代企业档案信息化转型对企业的影响

数字经济时代，实行档案管理信息化转型对企业大致有三方面的影响，分别是工作效率方面、工作质量方面以及企业管理效率提升方面。就工作效率而言，通过引入信息化手段可以帮助档案工作人员提升工作效率。以水利建设建筑企业利用信息化手段储存水利建设资料为例，由于数字化、信息化的不断发展，水利档案的数字化建设已经成为现代水利工程建设档案部门的未来发展方向。第一，数字化档案的管理效率较高。数字化档案通常是将工程记录过程通过计算机系统自动处理而形成相应的电子文件，不仅方便工作人员查找档案，还极大程度上减少了其工作难度。第二，数字化档案管理模式可以推进档案管理标准化目标的实现。第三，数字化管理方式极大程度上降低了管理的成本。传统水利工程档案使用大量的纸、相片和胶片等方式进行记录，很大程度上增加了档案记录方面的资金支出，且传统纸质档案容易受到环境、温湿度等因素的影响，而以数字化档案保存就减少了由于档案储存而产生的支出；就工作质量方面而言，企业引入档案信息化管理方法不仅可以减少工作人员的压力，进而减少工作人员因工作疲劳而产生的失误，还可以在提升工作人员幸福感的情况下激发其工作积极性。以当下较为常见的“全自动牛奶制造工厂”为例，为了保障我国牛奶产品的质量，大多数工厂从挤奶直到产品出厂都使用的全自动技术，工作人员在其中的“插手”较少，不仅提升了牛奶的质量，还使工作人员的压力随着全自动技术的引入而降低；就企业管理效率方面而言，隨着公司档案信息化技术引入，公司经营信息随着技术的深入而更加“透明”，这种透明不仅能提升领导人员的管理质量和工作针对性，还能在制定企业决策计划时为其提供参考。当企业领导层制定的集团发展计划切实贴合企业的实际情况以及员工心声，企业的发展境遇也会随之提升。

四、数字经济时代，陕煤物资集团在处理档案管理工作时的问题

1.档案数据安全挑战

由于企业档案是企业在发展过程中的“发展果实”以及“发展规划参考”，因此，企业档案本身存在较强的参考性和价值性。从某种程度上来说，这是企业发展的“商业秘密”，如果企业在进行档案信息化技术引入时未做好数据安全防火墙设置，那么，企业的“商业秘密”就很可能会被泄露，不仅会直接影响企业的经济效益，还会造成企业经营管理失效和科研成果丢失。特别是煤炭行业，若煤炭行业在发展过程中遭受信息泄露，那么，会直接影响我国经济的正常运行以及人民群众的正常生活。因此，企业在发展过程中虽然要注重对信息技术的引入，但更要注意的是对现有及未来数据的保护，这不仅能保障企业本身的经济效益，还能够保障国家经济的安全。目前，陕煤物资集团的档案信息化转型却存在较为严重的安全防火墙构建缺失的情况，这就为集团的经济风险埋下了隐患。

2.人才力量不足

信息技术人才不仅是促进档案信息化建设的基础，更是加快企业集团信息化建设的重要因素。以小微企业由于人才原因导致的经济风险为例，小微企业是数字经济时代我国经济市场催生的一种新型企业，小微企业的主要特点是规模小、运营简单、覆盖广，其财务管理人员通常会由小微企业创始人担任。如果，小微企业创立人对信息化的认识不足，将会造成企业内部结构混乱、人员流动快、工作出错概率大等现象。因此，陕煤物资集团在进行档案信息化转型时应当明确岗位职责，并针对岗位特点聘用专业人员管理，必须及时补充集团运转的后备人才力量。

3.企业缺乏科学、合理的规划指导

企业缺乏科学、合理的规划指导也是导致档案信息化建设存在问题的重要原因之一。企业缺乏科学、合理的规划指导主要有两个方面的原因，一是公司领导人员对科学规划工作的不重视，二是基层人员对企业制定的规划落实力度不足。这两个问题不仅会直接导致档案信息化转型失败，长此以往还会影响企业正常经营。因此，公司可针对领导人员进行定时工作“互查”，对基层人员进行不定时抽查，能极大程度上避免因上述问题导致的经营问题和转型“瓶颈”。

4.信息化管理设备设施配置低下

相关设备设施配备低下也是导致企业档案信息化转型效率低下和效果差的重要原因之一。常言道：工欲善其事，必先利其器。企业不重视档案信息化设备设施的配置必然会导致上述情况出现。目前，陕煤物资集团在运营过程中出现了较为严重的设备设施配置不齐全等现象，导致档案管理人员在工作中出错概率加大。以传统财务人员进行流水统计工作为例，由于财务人员在进行流水统计工作时常常面临数据较多、种类繁杂的特点，导致财务工作人员在工作中出错的概率较大，一旦数据出错，只能从头再来，毫无疑问加大了财务人员的工作量。而现代信息化技术的引入不仅能帮助财务人员更为清晰地整理信息数据，还能帮助企业管理人员对企业财务状况进行全面监控。一方面，促进了财务工作效率的提升；另一方面，促进了企业高层管理人员对公司财务情况的了解和监控。

五、陕煤物资集团档案管理工作信息化转型的方向

1.建立办公公共平台

建立公共办公平台是提升公司档案管理人员工作效率的直接途径。以企业进行“业财”管理工作时为例，一般企业进行业务与财务工作融合时常常会因为信息断层而出现工作错误，这种工作错误不仅会直接影响双方工作效率，还会导致公司蒙受经济损失。因此，陕煤物资集团在进行档案信息化管理时建立了一个支持Windows系统、以管理和利用为核心、涵盖整个数字档案业务工作的综合性数字档案管理系统，该系统覆盖整个集团公司及下属公司，满足整个公司档案信息化管理，形成一个健全的、高效的档案收集、管理及利用系统平台，为公司的生产、经营和管理服务。

2.实现档案数据共享

陕煤物资集团在进行档案信息化转型时注重构建公共办公平台，提高了工作的准确率和效率。就办公准确率而言，业务人员以及档案管理人员能凭借档案数据共享尽可能降低因数据“断层”而出现的工作失误，提升了工作质量；就工作效率而言，实现档案数据共享就能提升工作效率，即数据共享能够帮助企业管理层人员真正了解和认识基层工作，使基层工作制度的制定更加“高效化”，这也是实现档案数据共享能够提升工作效率的重要原因之一。

3.探索多样化的档案工作方式

加快对档案的信息化转型还能够为公司探索多样化的档案工作方式提供“灵感”。随着科学技术的不断发展和公司档案信息化工作的持续推进，越来越多的企业和公司已经认识到档案信息的实际价值。

因此，为了发挥“沉睡档案”对公司的“彻底价值”，公司在档案信息化转型中应当针对“沉睡档案”进行分析，如过去经营过程中用户对档案改革提出了什么意见、传统档案的优势在哪里、以往档案失效服务差的“原罪”是什么等等。只有公司基于经验不断分析总结，才能实现数字经济下档案信息化转型策略的“完美升级”。

4.树立先进的经营思想及管理理念

树立先进的经营思想以及管理理念主要从两个方面下手，分别是领导人员层面和基层工作人员层面。第一，公司领导人员在企业中扮演的角色往往是“管理者”和“施教者”的角色，因此，公司管理人员、领导人员要树立先进的集团经营以及管理理念，对于档案管理工作过程中出现的任何问题应当转变个人的处理理念以及方式。第二，公司基层人员在工作过程中应当加强对档案管理信息化的学习，接受先进的档案管理信息化培训，不断更新相关知识，完善自身的知识储备，提升基层管理人员的工作质量和效率。

5.做好安全维护工作

档案信息不仅是公司对下级部门进行约束的参考依据，更是公司的“商业秘密”。如果这种商业秘密被泄露，可能会直接造成公司管理制度失效，甚至导致公司遭受巨大的经济损失。因此，公司在加快档案管理信息化建设时，更应该结合公司的实际状况构建档案信息管理安全防火墙，做好相应的安全维护工作，确保公司能够安全运营。

6.强化集团对档案管理工作的管理力度

强化公司对档案工作的管理力度，也是促进档案转型以及提升档案管理效率的重要措施之一，不仅能够提升档案管理部门的工作质量以及工作效率，还能督促其加强对自我能力的提升，促使公司实现档案的信息化转型。

7.以持续推进单套制为重要突破口

以信息化为手段来做好对企业档案的管理工作，能够有效提升档案管理质量，而在实施信息化的档案管理工作时，则需要围绕对电子档案的单套制管理制度问题加以分析，在对电子设备生产的原生电子文件实施归档工作时，则需要选择以电子档案的形式来进行保存，此时则不需要通过以往的纸质档案管理模式来实施管理工作。不过，在推进单套制的管理模式时，也需要对企业的电子文件数量、类型等进行科学分析，要优化并提升企业内部的技术环境，同时，也需要提升信息管理工作的安全系数，以此降低档案管理成本，提升档案管理的效率与质量。

8.持续健全信息化档案资源管理体系

在數字化时代下，企业档案管理工作的重要性越发凸显，这就要求企业必须重视内部档案的信息化管理工作，提升信息化管理水平与安全性，可结合实际要求，持续健全企业信息化档案资源的体系结构，并在存量与增量上持续丰富企业档案信息化管理的重要内容，然后需要借助第三方技术、设备等对企业现有的档案信息加以科学采集、分析，以尽快构建起信息化档案资源管理体系。在此过程中，企业更应当注重全程信息化管理，注重优化企业的网络布局，提升企业整体的信息化管理质量，并在健全的信息化档案资源管理体系的支持下持续提升档案信息的共享、共建水平。

六、结束语

随着社会的发展，档案管理信息化水平成为企业掌握现代信息技术应用能力的表现之一。因此，加强对信息技术的应用越来越成为促进档案信息化转型的重要途径。目前，陕煤物资集团在档案信息化转型方面还存在较为严重的问题，本文就陕煤物资集团在发展过程中出现的问题进行了相关剖析与探究，并结合问题的产生与发展提出了相应意见与建议。有关陕煤物资集团档案信息化转型不仅需要基层员工提高专业能力，更需要公司领导层加强对信息化技术的重视以及应用，全方位促进陕煤物资集团的顺利发展。

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（作者单位：陕西煤业化工物资集团有限公司）