摘要：本文以某地方国有企业集团公司下属的M公司差旅费管理流程为例，重点梳理和分析了差旅费管理流程的几个关键控制环节，辨析其中存在的主要风险，评价控制设计的有效性及缺漏，针对控制实施过程中存在的问题提出了改进建议。通过此次审计和整改，集团差旅费控制取得了比较显著的成效。。

关键词：国企；差旅费审计；流程梳理；内控风险应对

中图分类号：F276.3

引言：M公司是某市市属国有企业下属的全资子公司。M公司的主要业务是提供工程建设项目管理服务，收入主要来源于建管费收入。由于建设工地所处位置多为跨区域，M公司的管理成本中，差旅费所占的比重较大。M公司虽然有差旅费管理制度，但是控制设计不合理、不完善。从出差申请到报账付款，整个流程的主要实质控制均集中在财务部门，且有的控制措施并未在控制设计中体现，控制的有效性在很大程度上依赖于财务部实施审核的岗位人员的责任心。审计部会同M公司财务部和综合部，对差旅费管理制度和实施过程进行了详细梳理，认真辨析其中存在的主要风险，评价控制设计的有效性及缺漏，针对控制实施过程中存在的问题提出了改进建议。通过此次审计和整改，集团差旅费控制取得了比较显著的成效。

一、M公司差旅费管理及报销流程现状

集团审计部果断以M公司差旅费流程为切入点，调整了年度工作计划，组织开展差旅费专项审计。鉴于其他部分子公司也存在类似的共性问题，审计项目完成后，还单独撰写了一份报告，将该典型案例总结分析的过程和结果向全集团发布，以使各单位自查自纠，举一反三，提升管理水平。调查发现，M公司现行差旅费管理及报销基本流程为：出差人填制出差审批单（事前审批）——综合部审核并派车——出差人填制差旅费报销单（事后审批）——综合部集中报账——财务审核付款。其中，普通员工的报销单审批（审核）流程为：部门负责人签字——财务签字——分管领导签字——综合部统一呈交执行董事（总经理）审批——综合部统一交财务付款。

二、辨析关键控制点

一般地，企业差旅费管理及报销流程的关键控制点在于：

（一）部门负责人或分管领导审签环节

对出差真实性、必要性及效果的审核控制。业务线事前审批的主要控制点包括：出差的必要性审核（出差事由是否真实并合理？）；出差人数及天数（要完成本次出差目标，是否必须这些人参加？预计出差时间是否明显偏长？）。事后审批的主要控制点包括：报销单填列的及时性及准确性（是否按制度规定，在出差返回后的时限内提交报销申请；金额、出差天数等报销单要素填列是否正确）；出差效率及效果（本次出差是否解决了事前计划要解决的问题或拟完成的任务，是否存在故意拖延出差进度的情况等）。

（二）综合部审核环节

综合部在派车环节的主要控制点是审核出差申请单是否按制度完成了全部事前审批程序，无误则填制派车单并编号，登记派车台账。差旅费报销环节的主要控制点是审核报销单填列内容与派车单是否一致（本次出差确实是派车而不是自驾车；报销单上的出差人员姓名及目的地是否与出差审批单、派车单填列的信息一致；派车单号是否唯一以排除重复报账等）。审核无误则应将对应的派车单进行销号登记（台账）。

（三）综合部台账报销登记环节：

主要控制点是对已完成审批的差旅費报销单进行逐笔、逐人、逐日登记，以排除出差人重复报销同一日期出差费的风险。

（四）财务部对报销单据进行审核环节

主要控制点包括：必要的附件是否齐全（有无出差审批单？如果是派车，有无派车单？综合部有无销号记录等）；附件及报销单是否按规定完成审核或审批（事前审批和报销审批程序是否符合制度规定）；报销单填列是否及时、准确（报账时限是否超过制度规定；报销标准、金额及其它填报信息是否有误）等。

（五）时间节点控制

包括出差人报账的及时性控制；审核人或审批人对报销单签字的及时性控制；财务入账的及时性控制。

（六）事后监督环节

主要控制措施是财务部或审计部抽查公司人事部门存档的月度考勤表，排除非工作日报销出差费的风险。

（七）考核及惩戒环节

主要控制点是对错误或违规行为的处理或考核控制。控制措施重点在控制设计环节，在差旅费管理制度中明确当出差人被发现有虚报出差费、重复报销费用、超过报销时限、跨年报销、应开具增值税专用发票的住宿费开成普通发票等情形时公司损失的税额由出差人承担的比例等。

（八）单据流转交接登记环节

关键控制点是差旅费报销单及其附件在综合部、财务部等不同部门和岗位流转时，应有交接登记，促使相关岗位采取措施妥善保管单据，减少单据遗失的风险。

（九）差旅费预算及执行环节

关键控制点在于公司预算控制设计环节。对于差旅费占成本费用比例较大的M公司，为完成集团下达的年度利润目标，公司应参考近三年历史数据，在年初合理制定差旅费年度预算控制总目标，然后分解至各部门。预算完成情况与绩效考核挂钩。由财务部或审计部定期检查预算执行情况，发现偏差较大时及时预警。

三、风险识别及风险分析

经初步了解及分析，该公司差旅费管理由于部门职责划分不明晰等问题，在某些审核环节出现流程阻滞。经对上述关键控制点进行分析，M公司差旅费管理及报销流程中的主要风险有：

（一）控制设计层面的风险

1.各部门岗位职责分工不明确。

差旅费管理流程中，各审批环节不清楚自己的审核控制点，造成签字流于形式，对业务的真实、合理性不能形成有效控制。比如，财务部与综合部角色混淆，财务部可能承担了综合部的部分控制职能。权责不清的另一个风险是，出现问题时各部门和岗位互相推诿扯皮，责任无法界定。

2.未制定控制规范或控制措施有漏洞。

对错误及违规行为的处罚或考核机制不健全的表现是：（1）公司未建立处罚或考核机制;（2）制度设计的处罚或考核措施不具有操作性。以上情况会导致其它环节的控制效力减弱甚至失效。原因在于制度执行人（出差人及各审核节点控制人）守规矩与不守规矩没有区别，既定规则对执行人没有威慑力，对其不能形成有效约束。

预算制度缺失可能导致费用失控的风险，各部门暗中攀比，差旅费发生额年年增长，不利于M公司完成集团下达的年度目标任务。

差旅费制度的漏洞以及薪酬分配制度设计的不合理，也可能造成部分员工由于薪酬所得与岗位创造的价值不匹配而产生心理失衡，从而千方百计钻差旅费制度的空子以提高自己的收入。

制度中对于出差完成后的报账时限未作出规定，可能导致出差人或审核节点拖延报账或审核时间，产生跨月或跨年报账的情况，影响当期财务报表数据的完整性和准确性。

（二）控制实施层面的风险

1.出差前未经审批，或未按差旅费管理办法进行适当审批，事前控制失效。比如，部门负责人或分管领导未按控制点严格把关，审核流于形式，造成差旅费失控，公司无法实现年度利润目标；

2.虚报出差天数、同一天重复报账、填报的出差地点与实际出差地点不一致等，导致公司差旅费虚高，利益受损；

3.出差人完成出差后，未按制度规定的期限及时报账；报销单未能及时流转至财务部，导致费用入账延迟，当期报表数据（费用和利润等）不准确。如果几个月合并入账，还将导致月度利润表收入与成本费用不匹配，利润波动较大。跨年集中报销甚至会影响年报信息的准确性，对经营业绩指标评价产生影响。

4.公司未按制度规定实施处罚或考核扣分等，导致执行人漠视规则，控制措施无效。

5.单据交接无签收手续，在流转过程中发票等重要附件遗失的风险。

6.差旅费超预算导致公司无法完成全年利润指标，公司可分配的绩效工资减少。

四、M公司差旅费内部控制现状、控制缺陷及改进建议

（一）M公司差旅费管理控制实施层面的主要有效控制：

1.授权审批环节：事前及事后（签字）审批手续完善；

2.派车环节：每一份派车出差审批单均有对应的派车单号；

3.综合部审核环节：由综合部接收单据进行初步把关，并统一交执行董事签字，提高了报账审签效率。

4.财务审核环节：（1）财务部对差旅费报销单进行逐笔、逐人、逐日登记，有效纠正避免了同一出差人重复报销同一日期出差费的风险；（2）财务部将报销单出差日期与公司人事部门存档的月度考勤表进行比对，有效避免了非工作日报销出差费的风险。

（二）本次检查发现的M公司内控缺陷及改进建议

1.内控设计层面：

（1）公司《差旅费管理办法》及《資金支付管理办法》两个制度，对员工出差过程中形成的各种单据流转及交接等均未作出具体规定。建议梳理出差及报销流程，完善相关制度，进一步明确综合部和财务部在单据流转各环节的审核次序及责任。比如：①综合部应对派车单进行登记及已报销标记，对提交报账的派车单唯一性负责；财务部对出差天数的唯一性负责。②在差旅费相关制度中对单据处理时限作出规定。综合部应对接收的派车差旅费报销的及时性负责；财务部应对接收的差旅费入账的及时性负责。出差人应对出差后在规定时限内报账负责。③出差人与综合部交接单据、综合部与财务部交接单据，均应当有交接登记，避免遗失单据无法认定责任方。④综合部每次集中统一交单给财务部之前，应将报销单编号，并汇总形成清单一并交与财务部签收。清单应至少包括：报销单号、派车单号、出差日期、出差人、报销金额等。⑤财务审核把关节点应放在最后环节，避免二次交接或增加复核工作量。⑥财务应当对综合部交来的报销单清单（汇总表）应进行清点复核。

（2）审计未见公司有对错误及违规行为的处罚或考核机制，影响各环节控制人对报账或签字把关的重视程度和责任心。建议在差旅费相关制度中增加处罚或考核条款。

（3）公司没有正式的部门职责分工及各岗位说明书，出差审批和差旅费报销流程中各环节控制人的职责不明。突显了公司以人管人而不是制度管人的内控风险。财务审核压力大，发现问题进行沟通纠错时，难以取得业务部门的理解。

2.内控实施层面

审计部本次抽查的差旅费报销凭证显示：一是差旅费入账时间滞后，有的距出差日后两三个月方入账；二是报销单集中入账，记账凭证复核或审计时无法对应抽查；三是综合部审核环节在报销单及附件上未留痕；四是抽查发现有重复的报销单（同一次出差事项有两份报销单，附件审批单上填写的派车单号相同）。经与入账金额核对，财务审核时已将重复报账金额剔除，但单据未抽出。审计认为：

（1）重复填制报销单问题体现了较大的控制缺陷和风险。重复报账如果既成事实，问题的性质会比较严重，应当追责，同时完善制度流程以堵塞漏洞，从根本上解决问题，而不能发现问题仅退单或留档不付即可。

（2）针对延迟报销、集中入账的问题，建议重新梳理流程，各环节控制人及时处理单据，最终审批节点完成签字的报销单及时交给财务部（尽量不跨月，禁止大批量跨年报账）。财务部及时处理接收的单据，将入账前登记台账的程序加入财务内控制度。

（3）从实际控制流程看，综合部是派车出差审批单及报销单的重要审核环节，但综合部的审核把关在审批单和报销单上均未有体现。建议修改相应制度及单据格式，增加综合部签字栏。

五、本项目实施效果后续跟踪检查

审计部对M公司实施本次专项检查之后，向该公司出具了内控分析报告，并组织公司相关部门及分管领导召开了专题研讨会，对问题产生的原因进行了深入的剖析，更重要的是大家集思广益，通过充分讨论，完善了整改措施及思路。审计部针对M公司存在的不同层面问题提出了相应的整改要求。并将整改工作纳入集团对子公司月度绩效考评指标。

随后两个月，审计部对整改情况实施了后续跟踪检查。子公司层面，M公司对集团审计部的报告及建议高度重视，其后两个月完成了内控设计层面整改，修订了《差旅费管理办法》，完善了出差业务事前及事后审批、审核等关键控制环节，进一步明确了业务部门、分管领导以及财务部门在差旅费管理控制流程中的职责，并对相关人员进行了培训，要求各个环节涉及的人员严格按修订后的制度执行。

集团审计部层面，充分利用这次审计成果，将案例分析分享上传至审计部建立的财审交流微信群中，要求各个子公司参考及自查，达到了举一反三、事半功倍的效果。

参考文献

[1]张钰.中小企业管理费用问题研究——以A公司为例[J].商场现代化，2022（17）：165-167.

[2]张磊磊，叶茜红.基于商旅平台应用的企业差旅费管理思考[J].时代经贸，2020（22）：67-68.

作者简介：尹江月，1972年3月生，女，汉族，大学本科，会计师，国际注册内部审计师，咨询工程师（投资），研究方向：企业内部控制与风险管理审计。