孙晓芳

永善县档案馆

档案工作是对档案信息进行收集、管理和使用的过程，在档案信息整理、统计和鉴定过程中，需要消耗一定的时间和人力，但是在传统的档案工作中，档案信息零散、杂乱，缺乏现代化的管理手段，给整个档案工作带来不便和困难。新媒体时代的到来，给档案工作带来严重的影响，工作模式变化、工作理念转变、工作效率提升。此基础上，档案馆要紧跟时代潮流，积极探索档案工作理念和方式方法，实现档案工作的转型和升级。

一、档案工作概述

档案工作，是指档案馆运用科学的方法和原则管理档案，提供档案信息为社会各项事业服务的一项工作，是维护国家规模的重要事业，是国家和党各项建设事业的必要环节，主要包括档案收集、鉴定、整理、检索、利用等内容。就其特性而言，档案工作具有服务性、科学性、文化性等特点，以服务性为例，是档案工作的显著特点。具体来讲，国家档案工作立足于社会发展、国民经济、文化等领域，企业档案工作侧重于提高市场竞争力、管理效率，机关档案工作则在于提高机关行政效率。有别于其他的服务性工作，档案工作是一项以提供档案信息为社会实践的特殊工作，在新媒体时代，大数据、新媒介影响着人们的生活，要在档案信息管理、共享等方面进行革新，为社会和经济发展提供服务。

二、新媒体时代给档案工作带来的影响

(一)档案管理模式发生转变

档案工作是一种传统工作，档案信息主要以书面形式记录，档案查阅、调取等也为人工方式。伴随着社会的发展和进步，需要记录的信息越来越多，以往的档案管理模式已不再满足社会需求，档案信息利用率低，无法发挥出档案工作的职能。新媒体时代下，档案管理模式得以改变，实现了数字化、自动化管理，既解放了劳动力，减轻了员工的工作量，更提高了档案人员的工作能力。

(二)档案信息的利用方式更高效和快捷

传统的档案信息利用率低，限制了档案管理部门职能的发挥，这和档案管理方式滞后，工作流程繁琐等有关。而新媒体时代的到来，不仅转变了以往的档案工作模式，更转变了档案信息的利用方式。新媒体作为开放性的网络平台，管理部门的信息可通过该平台传播，公众也可经由该平台查阅信息，提高了档案信息的利用率，提升了档案工作的整体质量。

(三)丰富档案信息载体和宣传途径

作为社会管理的重要组成部分，档案工作的开展离不开传播载体的运用。由于传统的档案工作途径有限，无法满足公众的档案信息要求，降低了档案馆的服务职能。随着信息技术的发展，我国全面进入新媒体时代，档案载体不再局限于纸质材料，微信、微博等新载体逐渐用于档案信息的宣传中，在丰富档案宣传途径的同时，满足公众的信息需求，提高档案馆的服务职能。

(四)提高了档案工作的保密性

新媒体技术和档案工作的结合，是新形势下档案工作发展的必然趋势。新媒体时代下，档案信息量大，涉及层面广，在参考、借鉴和使用等方面，既提升了档案信息的价值，更提高了档案信息的利用率。信息时代的发展，在为社会提供便捷的同时，也逐渐暴露出一些问题，其中信息透明化是显著问题，增加了档案信息的管理难度和风险。对此，想提高档案工作的保密性，就要在防范对策、管理体系和工作人员上下功夫，树立风险意识，提高工作人员的安全意识，制定科学、完善的管理体系，设置防火墙等，切实保护档案信息的完整性与真实性。

此外，新媒体也影响着档案信息的收集与保存。智能手机、电脑等产品的出现，给人们的工作、生活带来便利，例如支付宝、微信等移动终端，很多行为可以实现“一机”解决；无纸化阅读、无纸化办公等，使得档案信息的生成发生了变化，如何收集、保存这类信息，成为档案馆的重要任务。计算机技术、存储设备的更新或老化，对数字化档案信息的保存产生了影响，或设备损坏，或系统无法打开，导致部分有价值的档案信息泄露或丢失。

三、新媒体时代下档案工作的转变和发展策略

(一)档案工作转变

1.由封闭转向开放

互联网的突出特点是开放，在任何地点、时间，任何人都可以任意接入设备，这也导致依靠互联网发展的新媒体时代出现相同的特征，其开放性是其他阶段无法比拟的。传统档案工作多封闭管理，普通人极少会用到相关信息。随着新媒体时代的到来，档案工作的开放性凸显，这是世界性的趋势，更是对传统工作的一种颠覆。

2.由人工转向智能

伴随着社交媒体的不断发展，数据存储逐渐从以往的单机存储，演变为分布式存储，运用云计算、存储等功能，基于分布在各地的信息，可以实现短期查阅和使用。随着新媒体技术的发展，档案工作中的信息录入、保管等方面，也变得更加便捷，由往常的人工检索，向智能化检索发展；由以往的单一目录检索，演变为用关键词检索或云检索。

3.由管理下沉至服务

传统的档案工作以档案信息管理为核心，其目的是为决策提供支持。由于我国的行政体制特殊，档案工作的流程也较为独特。新媒体时代前，档案工作主要服务于政府，极少和私人、企业有交集。信息共享背景下，档案工作重心转移。而新媒体时代，公众对档案信息的关注度提高，信息需求量日益增加，要求档案馆由原本的管理机构，向服务机构下沉。作为服务性的机构，档案馆要顺应时代发展的潮流，及时转变工作理念和模式，积极探索新服务，这有助于提高档案工作的效率与质量，推动社会发展。

(二)档案工作的发展策略

1.更新档案工作理念

从本质上看，档案馆也是一种媒体。然而由于服务对象特殊，档案馆的媒体功能始终被掩盖。新媒体时代，媒体技术被广泛用于各行各业，甚至成为人们生活中的必要载体。为了推动档案工作发展，档案馆要提高对档案工作的关注度，科学设置档案岗位，加大对基础设施的投入，转变传统的工作理念，充分了解档案工作的重要性，发挥档案工作的职能和价值，具体操作如下：①新媒体技术的发展，为档案工作赋予了更多的生命力。为了快速适应新媒体时代的要求，要加强新媒体文化建设，加深档案馆工作人员对新媒体知识的了解，定期进行技能培训，学习档案专项业务，提升操作水平；②档案工作不只局限于档案信息的管理，需要每位员工提高对档案信息的敏感度，加强对此类员工的教育、培训，重视有价值信息的收集和归档，号召每位员工都参与档案管理，为子孙后代积累经验和财富，构建完整的档案信息链接。

此外，以人为本，重视优秀人才的引入与培养，选择业务精、政治素养强的员工负责档案管理工作。作为档案管理人员，除了要掌握档案管理方面的知识外，还要具有较强的责任心、事业心，具备良好的文字水平，熟悉上级部门的要求，掌握本单位的基本情况，熟练自身岗位的具体业务，实时鉴别、定性档案信息，在保证档案信息安全、完整的情况下，基于共享档案信息的原则，向社会公众开放部分档案，使档案发挥出应有的价值。

2.关注网络信息，做好服务创新

以往的档案工作，侧重于对档案信息的简单管理，例如整合归档信息，为相关机构提供参考资料。此过程中，所有工作都在行政体制内进行，使得档案工作的操作过于复杂和繁琐。新媒体时代，政府机构的决策不再单纯的依靠档案信息，更要考虑相关信息的流向，因此在新媒体时代，档案工作要向网络信息方面发展。目前，越来越多的人意识到信息公开的必要性，对信息资料的需求度也不断提升，档案工作只有及时转变工作理念，调整工作形式和方法，强化服务创新，才能提高档案信息的利用率，发挥出档案工作的社会职能。

3.提高档案信息的探究深度

新时代，档案工作涉及内容简单，难以和新媒体融合。鉴于此，档案馆相关单位要深入探索档案信息的深度，提高档案工作的效率及档案信息的利用率。新媒体时代，网络数据具有虚拟性、海量性等特点，档案馆工作人员要基于某个主题，依托新技术挖掘网络数据，了解数据背后的内容。同时，对分析结果进行集成化处理，丰富档案信息的内涵；连接档案信息、网络数据，立足于新媒体角度，对有价值、种类多的信息进行收集和整理，将这类信息作为探索档案信息的依据，从原材料着手，提高信息的探究深度，促进档案馆档案工作的发展。

4.提高档案管理工作的品质

新媒体既是传播手段，也是数字化转型中的社会环境。档案工作的创新与发展，需要档案馆重视自身建设。新媒体环境下，提升档案工作的品质，需要加强档案信息的建设，以提高档案馆的工作质量。为实现该目标，要求档案馆工作人员利用新媒体技术的优势，加强对档案信息的收集、整理，特别是有价值的信息，丰富档案馆的馆藏，实现档案信息的数字化管理；完善检索信息库，尤其是珍贵的历史信息，要有步骤的开放；借助新媒体技术编辑、分析档案信息，增强档案信息的互动性、社会性优势。

5.增强档案公众服务的实用性

传统的档案工作中，所收集档案信息主要涉及社会民生，实用性不强，限制了档案馆档案工作的开展和发展。对此，提高档案公众服务的实用性至关重要，尤其是新媒体背景下，要充分结合新媒体平台，构建集各种功能于一体的档案信息系统，科学配置档案信息，转变往常定时、定点取用档案的方式，提高档案信息的利用效率。同时，利用QQ、微信等平台，向公众宣传推广档案工作的重要性，采用新媒体的方式进行档案工作的宣传、服务，提高档案馆的服务质量。

6.建设档案管理系统和安全系统

(1)建设档案管理系统。新媒体时代，档案馆管理系统要在未来一段时间内满足档案工作的需求及公众档案信息的利用需求。此过程中，要建立先进的档案管理系统，有机结合数字化档案馆、实体档案馆的业务，以拓展档案业务，扩大用户的覆盖范围。依托信息技术，对档案信息进行“收、管”等一体化管理，推动档案信息的网络化管理，多渠道提供档案信息利用、共享等服务，构建以数字档案为基础、远程使用为目标的管理体系。档案管理系统涉及信息收集、调阅等方面，要确保档案信息管理在工作、生活中更加简单，方便管理，使数字化档案管理真正为公众带来积极的作用，就要加大这方面的资金投入，从而提高管理系统的效能和价值，提升档案管理水平。

(2)建设档案信息安全系统。新媒体时代，从信息的收集到使用，均存在安全隐患。在档案信息存储过程中，安全隐患主要为病毒入侵导致信息被篡改或泄露。为防止这种情况的出现，需要档案馆相关部门建立安全系统，通过该系统监控、加密档案信息，发现异常数据后即刻预警；加强档案信息收集、统计等过程的安全管控，避免进入系统的信息携带安全隐患。档案信息管理过程中，要基于全局观的角度考虑，从信息的初始采集，到最终使用，都要实行闭合性的防护体系，制定相对应的管理方法，保证档案信息管理的安全性、可靠性。

7.提高档案人员的工作能力

随着互联网的发展，档案工作开始向信息化发展，档案馆工作人员要重视工作方式的创新，由纯手工收集档案信息，转为信息化操作，在档案工作形式的转变中，工作人员要不断提高工作能力与技巧，借用新媒体技术的独特优势，对档案信息进行筛选和整理，通过对以往经验、教训的总结，形成完善的档案信息处理方案。同时，加强工作人员的教育、培训，构建系统化的培训计划，提高工作人员的综合素质。培训过程中，除了要讲解档案工作方面的知识外，还要重点讲解新媒体技术，学会在网站上更新内容、设计版面，利用微博、微信发布信息等。此外，增强工作人员的信息筛选、收集能力。新媒体时代，除查询服务外，还要及时公布档案信息，保证公布的信息贴近公众生活，为公众所用；收集用户的反馈信息，并分析这些信息，进一步提高档案馆的服务质量。

四、结语

综上所述，新媒体时代给档案工作带来了巨大影响，使档案管理模式、档案信息利用方式等，都发生了进一步的改变，对档案馆工作人员的能力、素质也有了更高的要求。档案工作耗时、耗力，要想实现档案工作的做大、做强，需要相关部门立足于自身情况，利用新媒体的优势，从更新工作理念、关注网络信息、建设档案管理系统和安全系统等方面，优化档案工作流程，促进档案工作发展。