刘稳丰 钟希余 张荣勇

【摘 要】 增值税电子发票改革是高校财务管理工作的新要求，其核心问题是实现电子化报销入账与归档管理。文章以X大学为例，探讨电子化报销入账归档管理模式。首先，结合X大学实践情况，分析高校增值税电子发票电子化报销入账归档管理模式的出台背景与内涵；其次，考察该管理模式的具体框架设计，包括流程、环节、主体等；再次，探讨该管理模式的分层设计内容，包括归集、报销、入账、归档等；然后，研究该管理模式的实现途径，包括信息采集、自动审批、凭证生成、支付管理等；最后，分析该管理模式实践操作的价值与意义。文章期望通过上述研究，为高校增值税电子发票改革的理论探讨和实务开展提供启示。

【关键词】 增值税； 电子发票； 高校财务； 电子化报销； 归档管理

【中图分类号】 F234.3  【文献标识码】 A  【文章编号】 1004-5937（2023）08-0128-05

有效推动增值税电子发票改革是财务管理工作的重要目标与核心任务。在考虑财务管理工作未来发展趋势与现实需求的基础上，2013年国家相关部委发布《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》（发改办高技〔2013〕3044号，以下简称“2013年《通知》”），提出电子发票试点改革的要求。其后，诸多地区与机构围绕增值税电子发票的推广与应用展开实践。值得注意的是，增值税电子发票改革要求加强信息化管理系统建设，尤其是电子发票电子化报销入账归档管理[1-2]。高校作为增值税电子发票改革的重点领域，开展诸多实践探讨。其中，湖南省X大学参与2021年湖南省增值税电子发票改革试点，就电子发票电子化报销进行深入探讨与实践。2022年国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局等联合发布《关于印发电子发票电子化报销入账归档试点通过验收单位名单（第三批）的通知》（档办发〔2022〕4号，以下简称“2022年《通知》”）。X大学作为湖南省唯一教育系统机构顺利通过验收。基于上述背景，本文以湖南省X大学作为案例，探讨高校增值税电子发票电子化报销入账归档管理模式。

一、高校增值税电子发票电子化报销管理的背景

（一）增值税电子发票改革是财务管理的重要任务

增值税电子发票采用电子化形式在网络管理平台中生成、流转并存储，使得使用、核算与管理效率得以有效提升。与传统发票相比，电子发票更易于保管、查詢和传输，不仅降低流转成本，同时能够避免发票遗失、发票破损等情况[3-5]。在此情况下，增值税电子发票改革成为财务管理工作开展的重要任务。

增值税电子发票改革是近期税务管理部门与财务管理部门的重要工作。2013年《通知》要求开展电子发票试点，完善电子发票系统的输出接口，做好与会计档案电子化管理试点单位会计核算等相关系统的对接。其后，税务总局等诸多部门发布政策文件，增加电子发票改革试点范围，细化电子发票电子化报销、入账、归档等工作内容，规范电子发票使用与管理的流程。

从增值税电子发票改革实践效果来看，现已取得诸多成果。2013年国家税务总局进行电子发票改革试点，要求在三年之内将电子发票形式向全国范围内进行推广。从实施情况来看，2016年全国电子发票开具数量为3.51亿张，2020年则增长到246亿张。上述数据显示，电子发票能够有效顺应时代发展，得到社会各界的广泛认同，也受到财务管理部门的高度重视。

（二）高校是增值税电子发票改革的重要对象

第一，从高校单位性质来看。高校财务管理工作属于增值税电子发票改革的重要领域。作为国家企事业单位，高校要求遵循财务管理与税收改革相应政策，有效推动电子发票改革。

第二，从高校财务管理工作实际特征来看。高校同样存在推动增值税电子发票的强烈需求。随着时代发展与行业发展，高校财务管理工作日趋复杂，管理经费规模不断扩大、管理项目不断增加、管理要求日益严格，由此急需增强管理效率，提升管理效果。

第三，从高校财务管理工作特点来看。随着国家科研管理与教育管理相应政策实施，如科研人员“放管服”政策，要求财务管理工作能够有效解放科研人员，提高财务管理部门服务能力。在此情况下，高校财务管理需要在增值税电子发票及其流程信息化改革中加大投入力度。

（三）高校增值税电子发票改革面临着巨大挑战

随着2013年改革试点开始，诸多高校就增值税电子发票改革进行深入探索。总体来看，在取得良好成果的同时，也面临巨大压力[6-7]。从高校实践情况来看，增值税电子发票的使用能够有效缓解财务工作压力，提升财务管理工作效率，规范财务管理流程，但改革仍然存在不足。

一方面，增值税电子发票改革缺乏系统性实践。由于时间、经费、预算限制，高校财务信息化建设相对于其他机构而言，仍然处于较为落后状态。在新时代背景下，国家对于高校财务管理以及信息化建设提出较高要求。但从实际情况来看，诸多高校受制于多方面因素，还处于信息化改革初期阶段，没有进行系统化电子发票改革。

另一方面，增值税电子发票改革缺乏配套性流程设计。从改革实施技术层面来看，高校电子发票改革还存在诸多技术问题，未能有效解决信息处理流程设计，改革实践仍然停留在电子发票报账使用方面，未能开发与之相适应的管理流程与支持制度体系。

二、X大学增值税电子发票电子化报销管理的框架

（一）X大学增值税电子发票电子化报销管理实践

X大学作为综合性全国重点大学，存在增值税电子发票改革的强烈需求。从实际情况来看，X大学参与2021年湖南省增值税电子发票改革试点。在试点工作开展过程中，X大学开发包含电子发票极简报销、电子发票归档管理、电子发票审核等系统，同时利用上述系统展开工作实践，由此积累了关于电子发票全流程信息化管理模式的系统经验。2022年《通知》中通过验收的518家试点单位中，湖南省有13家单位，其中X大学是全省教育系统的唯一机构。

（二）X大学增值税电子发票电子化报销管理思路

结合X大学实践经验，电子发票电子化报销入账归档管理要求从系统梳理电子发票使用的全流程、全环节与全主体，实现如下要求。一方面，要求实现增值税电子发票管理流程的全面信息化，包含增值税电子发票的归集、报销、入账、归档等所有环节实现信息有效沟通，形成全链条、全流程的信息管理闭环。另一方面，要求实现电子发票管理主体的信息化管理。在电子发票报销过程中所涉及到的所有主体，包括发票报销主体、发票审核主体、发票核算主体、发票归档管理主体等，均能够通过信息系统实现便捷操作。基于上述原则，X大学从如下方面设计增值税电子发票全流程信息管理模式。

（三）X大学增值税电子发票电子化报销管理设计

X大学电子发票电子化报销入账归档管理模式的主体框架由电子发票归集系统、数据传输平台、预算管理系统、内控签批系统、极简报销系统、账务核算系统、网上支付系统、会计电子档案系统以及银校互联系统等构成，实现从增值税电子发票的归集、报销、入账、归档到数据反馈、查询、分析及利用的全流程闭环管理，同时加以电子签名、数据加密等技术，通过全面优化系统满足实际要求，实现电子发票全生命周期管理，全面提升基于电子发票处理流程的自动化、数字化和智能化水平。增值税电子发票归集系统基于移动APP实现全校教职工增值税电子发票的归集、验真、查重、分类等业务的无纸化、線上处理。通过数据传输平台，增值税电子发票归集系统内数据，与预算管理系统、极简报销系统、账务核算系统、会计电子档案系统交换共享，实现增值税电子发票的报销、入账、归档等线上处理，并将报销过程、支付进度等情况以数据可视平台形式呈现给业务部门和相关报销人，满足增值税电子发票全流程信息化管理需要。如图1所示。

三、X大学增值税电子发票报销管理分层级设计

X大学电子发票电子化报销入账归档管理的分层级设计按照电子发票管理的全流程业务进行，具体包括如下内容。

（一）增值税电子发票的归集

为达到增值税电子发票归集的目标，首先需要完成极简报销系统搭建。在此基础上将极简报销系统与电子会计档案系统集成。基于电子发票的网上报销模式，X大学采用移动终端APP，优化电子发票系统与第三方支付平台集成建设，并与极简报销系统相连接，教职工在购买商品和劳务时开票端可以自动生成电子发票，并连同支付记录、订单详情等附件资料，通过智能识别、二维码解析等技术，使发票数据转化为结构化数据；通过调用税务接口方式，保证发票查验准确性及效率性，使得在归集进入报销流程前自动完成合法合规性校验；另外，对电子发票进行是否重复报销的校验，对发票抬头、税号、专票抵扣期限等信息进行异常预警提示，并自动识别、提取发票金额和税额，最终实现发票电子化，规避发票风险，避免重复报销发票进入审批流程后才被发现，不仅影响教职工的报销体验，也降低了财务人员工作的效率。

（二）增值税电子发票的报销

增值税电子发票电子化报销主要有三个流程：填写报销单（教职工根据需要，在系统中提交报销单据）、审核审批流程（根据学校管理规章制度梳理和重构网上报销签批流程，实现对报销单的审核、审批）、财务处理流程（报销单审批后，财务对报销流程核对、对报销单据审查、支付报销款项）。

在电子发票归集的基础上，X大学通过对内控签批流程的系统梳理和优化，完成电子报销审批流程管理，实现报销流程从申请到审批电子化流转。极简报销系统提供Internet访问接口，教职工使用极简报销系统可以在任何时间、地点提交申请，审批人可用数字签名的方式在任何时间、地点进行审批；还可以利用云计算和二维码解析技术，解析提取发票数据，自动识别、分类汇总发票信息，并汇总计算发票金额和税额，依据报销规则自动生成报销单中部分内容。在单据审批过程中为审核人和审批人提供影像及发票数据展示支持，实现报销全流程发票可视化，全面实现电子发票信息化。

（三）增值税电子发票的入账

X大学通过数据传输将极简报销系统连通财务核算系统，极简报销系统中报销单审批通过后，数据同步传递到财务核算系统和网上支出系统。审批通过的报销单传递到财务核算系统，会计人员提取报销单信息，核对报销流程，审查所附电子单据，通过后自动生成会计分录，保存为电子凭证。出纳人员进入网上支出系统支付报销款项，并从网银端批量下载电子回单（或者国库支付系统下载电子支付凭证）。发票、附件、报销单、会计凭证、银行回单信息关联，并与会计凭证一一匹配。

（四）增值税电子发票的归档

电子发票入账完毕后，电子会计档案系统将报账单、电子发票PDF版式文件、其他电子影像资料、会计凭证传输至学校档案系统，档案系统经过加密处理，形成电子会计档案，并由系统进行组卷等管理。归档具体内容如下：

1.业财税数据归档。将电子凭证信息按照与实物凭证相同的方式进行分册，形成与实物档案一致的电子档案。归档的电子凭证采用PDF文件格式，并采用数字签名，保证文件不被修改。

2.电子发票源文件归档。需要归档的电子发票源文件下载存放到归档系统中，关联到各电子凭证，对归档的电子发票标记已归档。

3.相关影像附件归档。归档系统支持纸质影像附件的归档，相关的影像附件与电子凭证进行匹配，分册存放。

4.归档视图与逻辑管理。会计档案按照会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料进行归档。电子凭证数据与电子发票数据、影像数据分开存储。通过电子凭证可以关联查询到电子发票文件和相关的附件影像资料。提供电子发票的检索功能，通过发票代码和号码能快速检索到电子发票信息，通过电子发票信息可以关联查询到对应的电子凭证。

X大学增值税电子发票电子化报销入账归档管理模式分层级设计如图2所示。

四、X大学增值税电子发票报销管理实现途径

（一）利用电子发票实现自动采集会计信息

增值税电子发票电子化报销入账归档管理能够有效地实现信息自动采集。在传统报销模式下，基于纸质发票的会计核算管理要求手工采集并录入发票基础信息，如报销科目、支出项目、数量金额、发票涉及人员（经办人、负责人、审批人等）等。无论是发票开具还是发票报销管理过程，均需要人工采集信息。在电子发票信息化管理模式下，从发票开具、发票报销到发票归档，均能够实现上述信息自动采集。在发票开具过程中，通过发票系统与商品劳务交易系统（如支付宝、微信、网上银行等）自动连接，实现发票信息、支付信息、订单信息的加密传送与保存。在发票报销与归档管理环节，同样可以利用电子发票的相应信息储存功能，直接有效地实现相应信息的导出。

（二）利用电子签名实现网络自动审批

增值税电子发票电子化报销入账归档管理同样能够实现审核审批过程中的自动化处理。首先，在报销人提供电子信息发票之后，通过自动信息采集功能提取电子发票信息，然后通过嵌入式项目分项预算管理系统进行初步审核。对于所提交发票信息中可能存在的报销疑点进行自动审核，如对比确认是否存在预算数额超支、预算比例超支等问题。如果存在相应问题则实行自动退回处理。其次，初次审核通过的报销项目按照相应管理分类进行对应审批报送。如按照不同类型的报销经费来源、不同额度的报销经费数量、不同权限的报销商品类型等，分别报送给对应的管理机构与工作人员。同时在报送过程中还可以设置审批时间、审核要点等内容，以保障相應审核负责人按时按质进行审核。最后，实施所有审核业务之后进行自动化电子签名审批处理，解决报销管理过程中的诸多实际困难如签字难等问题。同时，将相应处理结果与信息分别发送给各方主体。

（三）利用会计标准化实现记账凭证自动生成

增值税电子发票电子化报销入账归档管理不仅有效提取电子发票信息内容，同时实现发票信息向会计信息的转换。在具体操作过程中，对会计准则、财务规则进行相应的规范化处理、标准化处理与数据化处理，使各项准则与规则直接体现于各项会计信息要求之中，并与电子发票的具体信息会计科目形成对应匹配关系，同时设定各种匹配规则与评价判断标准，实现报销信息向会计信息的有效转换。从操作情况来看，传统发票报销不仅需要手动提取相应信息，同时需要将相应报销信息与会计核算科目准则进行匹配、判断与审核。与之相比，电子发票的信息化管理功能实现发票信息向会计信息的自动转变，提高财务管理人员的工作效率，使之从烦琐且复杂的信息收集、信息整理、信息核对与信息评价中解放出来，实现其工作重心向凭证复核、数据分析、问题管理等转变，实现记账会计向管理会计的转化。

（四）利用网络技术实现无现金支付

增值税电子发票电子化报销入账归档管理同样能够有效实现报销过程中的无现金支付。从近期财务管理与财务报销的发展趋势来看，存在较为明显的无现金支付替代现金支付的变化情况。在现金支付过程中，可能存在支付金额错误、现金携带不方便、管理现金安全隐患等问题。与之相对应，无现金支付不仅款项到账准确及时，同时能够进行有效支付记录查询。从电子发票信息管理系统的实施情况来看，能够从不同环节实现无现金支付的优点。首先，在对公账户的转账支付过程中，通过提取电子发票基本信息，能够方便准确地查询对方账户信息并完成支付。其次，在校内师生的报销支付过程中，通过建立系统完整的师生个人信息与账号信息数据库，能够准确实现报销支付系统的自动匹配。最后，在款项支付过程中还可以嵌入其他便捷功能，如对以往支付账号用户进行保存查询等，由此提升管理效率和准确性。

五、高校增值税电子发票电子化报销管理的意义

基于前文分析可知，高校增值税电子发票电子化报销入账归档管理是对传统财务管理模式进行的有效创新，能够有效推动财务管理工作高效开展。具体来看，该管理模式存在如下四个方面的价值。

（一）通过全流程信息化管理提高电子发票管理效率

目前增值税电子发票使用过程中存在效率低下的现象。从实际操作来看，增值税电子发票在开票环节存在较为明显的便捷优势，但在后续使用环节中则存在不足。如受到现行会计核算系统的影响，电子发票报销过程中存在“先打印后报销”的操作模式[8-9]。在实际打印过程中，以往B5大小的发票需要采用A4纸张进行打印，由此提升了工作成本。从电子发票使用优势来看，原本可以通过电子版本方式进行传输、保存与使用，但因为无法进行报销其他环节的电子版本使用，使得其应用优势无法有效发挥。

高校增值税电子发票改革过程中，期望通过电子发票全流程信息化处理方式解决上述管理效率问题。从改革设计来看，通过电子发票网上报销，使用电子签章实现网上审批，利用电子发票唯一性和不可抵赖性，自动完成审核和记账业务，在实质上实现网上无纸化报销。同时，利用系统自动判断发票的真实性、合法性和合理性，通过电子数据传送与保存发票内容，减少人工审核、比对、整理、入账等人工成本，提高财务管理效率。此外，基于电子发票的网上报销，能够自动解析电子发票相应的业务电子数据进行智能稽核，使财务事项前移，流程规范，财务信息得到及时更新，实现了预算控制、财务监督等财务管理方式的转变，提升了财务管理水平。

（二）通过全流程信息化管理降低财务造假风险

目前增值税电子发票在使用过程同样存在造假风险。由于增值税电子发票使用过程可能出现重复打印、重复报销的情况，导致财务的潜在风险。部分高校在实践操作过程中存在上述问题。在此背景下，电子发票使用要求财务管理部门进行准确的查重与验真工作。但从实际工作开展来看，在海量报销电子发票中进行有效的查询与核对工作仍然较为困难。同时考虑到部分高校财务管理自动化程度较低，基础数据维护仍较困难，导致相应工作效率低下，由此引发电子发票使用对会计基础规范要求的冲击。

增值税电子发票全流程信息化要求解决造假风险问题。从设计目标来看，通过电子发票全流程信息化，财政和审计部门可以及时对消费数据进行查询、统计、分析，及时发现违法违规问题。基于电子系统的优势，能够有效发展识别、预警并防范相应财务风险，实现全方位、全环节和全流程的风险管理，为财务管理监督工作效率的提升提供有效帮助[10]。同时，财政部门可通过业务数字化实现财政预算一体化下的行政事业单位内部控制，更好地服务宏观决策和经济社会发展。

（三）通过全流程信息化管理规范电子发票归档管理

目前增值税电子发票在使用过程中存在归档管理效率低下的问题。由于部分高校在电子发票改革过程中，往往着眼于电子发票的使用环节改革，而忽略电子发票管理的全流程设计，导致归档管理效率低下等问题。上述现象同样折射出目前增值税电子发票改革过程中存在的不足，由于改革设计缺乏系统化考虑，缺乏全流程的考虑，导致电子发票自身优势难以有效发挥。

高校增值税电子发票电子化报销入账归档管理同样要求解决归档管理规范化问题。从实施要求来看，通过电子发票流转闭环实现，保证经济业务真实性，为会计档案电子化提供可靠的前提基础，为教育主管部门、财政主管部门、审计、税务、纪检等相关机构利用会计档案提供便利。同时，数据对比分析无须人工完成，同样能够显著提高档案利用率。

（四）通过全流程信息化管理健全财务管理体系

一方面，有利于推动内部控制体系建设。目前高校财务管理内部控制体系仍然存在诸多问题，导致财务管理问题出现。通过有效的全流程信息化管理体系的构建，能够推动内控体系完善。其中，“业财票档”无纸化一体化融合，使在财务管理过程中的使用单位、资金规模、资金使用计划、资金使用时间、资金管理流程和审批规范程序得到有效约束，实现对费用支出的全面控制和监督管理，从根本上实现内部控制，杜绝人为操控发生，使会计核算和财务管理更加规范和安全。

另一方面，有利于更新财务管理理念。目前高校财务管理过程中仍然存在思想落后、思维落伍、管理滞后等现象，成为影响管理效率提升的主要阻碍。在落实全流程信息化管理的过程中，能够推动网上报销、规范流程控制及电子会计凭证的应用，实现财务信息数字化、审批流程网络化，减少财务人员日常核算工作量，推动管理人员工作思路拓展，增强先进技术方法的接受与运用，由此提升财务服务质量，带动财务管理工作的全面变革。

【参考文献】

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