陈瑞雪 谢 祎 石璞砚

天津市海河医院 天津 300350

医疗、教学、科研被称作医院高质量发展的“三驾马车”[1]，是医院综合实力的体现。作为三驾马车之一的科研管理工作在医院整体的管理工作中有着不可或缺的重要作用。2019年国务院下发的《国务院办公厅关于加强三级公立医院绩效考核工作的意见》[2]中明确指出“每百名卫生技术人员科研项目经费”“每百名卫生技术人员科研成果转化金额”是学科建设的重要考核指标，也进一步提示了科研管理工作对于医院绩效考核工作及整体管理工作的重要作用和意义。而科研档案记录了科研项目的重要信息，是医院进行科研管理工作的重要依据，丰富的科研档案资源可以为医院学科发展提供真实准确的信息来源[3]，提高科研管理工作的质量，促进医院科研事业的快速发展。2020年《科学技术研究档案管理规定》[4]的发布实施，也对科研档案管理提出了新的工作要求。随着疫情防控工作逐渐成为常态化，笔者所在医院作为新冠定点医院，对感染病区实行严格的闭环管理，感染病区的科研档案管理工作也随之面临着新的问题和挑战。

1 科研档案的定义

《科学技术研究档案管理规定》中对科研档案的定义是科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物[4]。

2 科研档案管理的重要性

医院科研档案是将我国医院科研人员的科研成果进行保存的重要手段,它是记录和见证我国医学发展的重要“目击者”[5]，医院科研档案包含了医院科研人员大量的科研成果和创新思想，是非常珍贵的科研资料，对医院诊疗技术及诊疗方案的研发、改进和应用具有十分重要的价值。医院科研档案科学规范化管理，不仅有助于实现科研档案资源的进一步开发与利用[6]，提高医院的医疗水平，还有助于在医院内部形成一种崇尚科研、发展科研的良好风气，同时科研档案的规范化管理也将有助于减少学术造假的发生[7-8]，这也是维护医院知识产权的有效手段和避免知识产权流失的重要举措[6]。新冠定点医院感染病区的科研档案更是新冠肺炎的第一手研究资料，对于新冠的诊治及预防等有着举足轻重的作用。

3 科研档案管理存在的问题

3.1 管理制度不够完善

医学科研课题从立项到结题通常需要耗费几年的时间，开展的医学科研工作需要的周期较长，研究过程中会不断产生各种各样的研究资料，所以相应地，医学科研档案的管理工作从开始建档、中期管理到归档保存也需要一个较长的周期性过程，且涉及的材料与内容较多，范围广阔，覆盖面深[9]。由于时间跨度较大、资料数量繁多，科研课题材料收集、管理、归档工作繁杂，容易出现疏漏，所以需要根据实际情况制定出一套科学严谨的档案管理制度加以规范。作为新冠定点医院，我院将收治新冠患者的院区划为隔离病区，实行严格的闭环管理措施，很多新冠相关的科研工作在感染病区内开展，产生了大量的科研档案。但由于种种原因，感染病区工作人员的轮转更替往往并不能完全按照排班进行，故而难以做到科研档案专人管理，暂时存于感染病区的科研档案也存在被污染后消杀而被毁坏的风险。虽然我院制定了科研档案管理制度，但受疫情影响，许多暂存在感染病区的科研档案最终难以按照制度规定完整及时地归档。

3.2 归档资料不够完整

在实际开展科学研究过程中，临床科研人员大多是利用临床工作的间隙来开展科研工作，在并不充足的时间内面对大量的科研数据信息，往往容易忽略一些科研资料的记录及保存，对档案的收集和管理工作较为随意，科研档案资料非常容易出现收集不完整、分类不全面等问题。科研档案资料不够完整一方面会使得科研课题的研究成果没有用武之地，不能被科研人员借鉴、参考、有效利用，另一方面也会使得医院管理人员轻视科研档案管理工作的重要性，忽视其中蕴藏的巨大研究价值。由于感染病区的一线工作人员需要穿着防护服来开展日常工作，防护服往往宽松肥大导致行动不便，行动上的不便在一定程度上更会使得这类问题的严重程度加剧。

3.3 归档资料不够及时

科研工作和建档工作应实行“四同步”管理：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步[10]。“四同步”是科研档案管理中极为重要的规范，医院虽已将“四同步”纳入科研档案管理制度之中，但医院是医疗业务为主体的单位，在进行科研活动各个环节时，科研人员往往觉得“多一事不如少一事”，不想再增加科研工作的程序，从而导致归档不及时，不能做到档案同步管理。由于感染病区实行闭环管理，即使一线工作人员在临床工作之余整理好科研档案资料，也只能暂存于感染病区，无法及时运送出病区归档到科研档案管理部门。

3.4 档案管理意识薄弱

医院科研管理人员和课题团队中负责档案资料保存的科研人员对档案的整理及归档的重要性认识不足，归纳和整理各类科研数据以及文件档案资料时不够重视，收集、保存科研材料比较随意，对科研资料管理不规范、不标准，不仅造成了科研资料中一些字体不清晰、看不清文件内容等问题，甚至造成了其中一部分科研数据及资料丢失[11]，导致科研档案不完整。尤其是疫情期间，感染病区一线医务工作人员不仅承担着医疗救治工作，还参与了重要的科研工作，科研档案的整理及收集在一定程度上占用了科研人员的工作时间，因此，很多科研人员将档案的整理、收集和归档工作归类为档案管理部门的工作，而档案管理部门对科研资料的专业性、系统性和全面性的判断，缺乏专业知识作为支撑，较难判断资料是否收集完整[5]。

3.5 管理技术不够先进

目前医院科研档案管理工作依然沿用以前老旧的工作方式，管理技术落后，很多还是靠人工操作，纸质办公，信息化程度不高，档案查找费时耗力，严重影响了医院科研档案管理的工作效率与质量[11]。疫情常态化背景下，物品进出感染病区有复杂的流程，在感染病区开展的科研工作中产生的档案资料难以及时归档，只能暂存于感染病区，然而感染病区人员轮替也一定程度上增加了科研档案遗失的风险，定点医院对于更新档案管理技术的需求十分迫切。如果档案管理工作能够与数字化、信息化、电子化等先进技术相结合，实行无纸化管理，避免纸质档案资料运出感染病区的问题，科研人员只需要整理电子档案资料并传送给医院科研档案管理人员即可完成归档，那么将大大改善现状，提高工作效率。

3.6 档案未能有效利用

医院科研档案涉及到大量的临床数据、药物研制、器械改进、新疗法、新技术，不仅对临床应用、科研教学具有重要意义，还能够为医院创造出巨大的经济和社会效益[12]。科研档案的价值之一在于利用，然而目前科研档案的利用大多仅在于人员职称晋升、申报成果奖励等方面，其他的潜在信息并未能被有效发掘并加以利用[13]。另外，收集不完整的科研档案、不利于查找的档案保存方式，也在很大程度上影响了档案的利用。新冠肺炎是一个值得深入研究的疾病，相关档案具有巨大的科研价值，笔者所在医院作为新冠定点医院也开展了一些新冠相关的课题研究，若能对这些科研档案有效地加以利用，有助于控制疫情战胜疫情，对于类似突发公共卫生事件的暴发处置亦有借鉴意义。

4 对策建议

4.1 完善档案管理制度

在疫情防控常态化的背景下，应当通过运用PDCA循环管理模式结合医院实际情况开展科研档案管理工作，以PDCA框架为基点，系统循环，不断完善科研档案管理制度[14]，根据实施过程中发现的各种问题情况及时进行总结反馈，不断地修订和改进相关制度，提高医院科研档案管理工作水平。尤其应当针对感染病区的实际情况，制定规范标准的感染病区科研档案管理办公模式，从而保证档案收集及时完整，避免影响后续办理科研课题结题、验收、申报科研奖项等工作的开展。

4.2 明确档案保存目录

医院科研档案管理人员可在课题立项之初，结合自身的科研管理经验，列出研究过程中可能会产生并需要保存的科研文件目录清单，给即将进入感染病区工作的研究团队作为参考。一方面，科研档案保存目录可以督促研究人员在研究过程中留意对相关科研档案资料的收集、管理及保存，在一定程度上保证科研课题相关归档资料的完整性，减少资料缺失的情况发生，另一方面，科研档案保存目录还可以作为医院科研档案管理人员归档、整理、查询相关科研档案的索引，有利于后续科研档案管理工作的开展。

4.3 督促科研人员归档

医院科研管理人员可在科研项目进行的过程中，定期检查课题进展情况，比如定期组织开展科研项目进展报告会、定期收集科研项目进度报告等，经常提醒督促科研人员及时将课题相关档案材料进行归档。此外，医院科研管理人员可在科研项目规定的研究截止时间到来之前，提前督促科研项目负责人及时整理课题相关档案资料，有助于顺利结题的同时，也能有更充裕的时间归档科研档案资料。鉴于感染病区人员及物品不可以随意出入的实际情况，可通过组织开展线上项目进展报告会、收集电子版项目进度报告等方式来督促科研人员按时归档资料。

4.4 增强档案管理意识

要不断增强档案管理意识，加大宣传与教育，使得科研管理工作人员意识到科研档案管理工作的重要性，从而提高其工作积极性，促使他们提升工作效率和工作质量[11]。同时也应注重对科研人员进行档案管理相关知识的宣传，提高其档案管理意识，使其在科研项目进行过程中注意相关科研资料的收集整理及保存，积极配合档案管理工作，及时归档科研项目相关档案文件。对于在感染病区中工作的科研人员，更要加强对档案管理重要性的认识，增强档案管理意识，避免因嫌麻烦而忽略科研档案的整理保存，导致档案不完整等问题。

4.5 更新档案管理技术

“互联网+”时代的科技进步为医院信息化管理质量的不断提高提供了新的技术支撑和机遇，信息化管理模式的完善是提高医院感染病区科研档案管理质量的关键[15]。随着计算机技术的飞速发展，科研档案管理工作也应当跟上时代的脚步与时俱进，结合信息化技术、计算机技术等先进技术，改革科研档案工作活动中原有落后的管理手段与技术[16]。医院感染病区科研档案管理应结合信息化、数字化、电子化、无纸化管理技术开展，采用科研档案管理数字电子系统，对医院科研纸质资料按照时间顺序、重要程度、级别类型，分年份和季度进行收集、整理、分类、电子归档管理，提高医院感染病区科研档案管理的工作效率和工作质量。

4.6 发掘科研档案价值

有价值的科研档案可以被科研活动借鉴和利用[17]。以科研档案为依据，筛选优秀的科研项目，定期举办相关专题学术活动，由项目负责人分享科研经验，从而提高医护人员的科研能力。同时对医院感染病区的科研档案实行精细化管理，不局限于数据的简单存储，进一步提高档案管理水平，利用数字化处理和存储技术使档案资源便于检索查找，通过关键词即可定位至相关文献，从而有利于进行更深入的分析和研究。

5 结论

医院科研档案管理不仅是科研管理和科研活动的重要环节，也是医院管理的重要组成部分[13]。随着公立医院改革的深入推进，国内公立医院越来越重视建立完善现代医院管理制度，提升医院的管理水平，落后的档案管理已成为了医院管理水平提升的短板和障碍，要满足日益增长的综合管理档案的查档、利用需求[18]，就必须不断创新思路，制定完善的管理工作方案，搭建网络化与信息化的管理系统，不断提升档案管理工作的效率[19]。尤其在疫情防控常态化背景下，推动定点医院感染病区科研档案规范化、标准化、信息化、精细化管理，不仅有助于提升医院科研档案管理工作效率和水平，也有助于更深入地挖掘科研档案的学术价值和应用价值，提高医院的学术影响力和核心竞争力[20]，促进医院医疗事业的提高和发展，对我国医疗机构的可持续发展具有深远意义[21]。