熊 霞，高 凡

(西南交通大学，四川 成都 610031)

纸质图书是高校文献资源保障体系的重要组成部分，2004年教育部印发的《普通高等学校基本办学条件指标(试行)》明确规定，凡折合在校生超过30,000人的高校当年进书量超过90，000册，该项指标即为合格[1]。纸质图书也是高校重要的固定资产之一，《中央行政事业单位固定资产管理办法》规定纸质图书应纳入高校固定资产管理范围[2]。随着高校图书馆及院系资料室纸质图书资产的累积，如何有效解决纸质图书资产管理中存在的问题和不足，需从不同的视角进行探索和思考。

1 高校纸质图书资产管理存在的问题

1.1 管理制度不健全，管理意识薄弱

纸质图书作为固定资产管理对象，要经历采购、入账、使用、管理、折旧、报废等环节，需按照固定资产管理标准建立健全相关的规章制度和实施细则，由于纸质图书资产的特殊性，常规的固定资产管理办法并不适用于纸质图书资产管理。当前，我国大多数高校都未制订专门的图书资产管理办法，有的高校虽然在资产管理制度中提及了图书资产管理，但仅是简单说明，无论是在篇幅上还是在细节上，都缺乏有力度的管理措施和责任划分[3]。此外，图书馆和院系资料室认为自身职责主要是为教学科研提供文献保障，对图书资产的保护管理意识淡薄，管理意识和水平有待提升。

1.2 资产数据不统一、不规范

由于缺乏统筹协调机制，高校各部门对纸质图书资产管理各自为政，如：图书馆和院系资料室从业务角度管理纸质图书，财务部门从控制图书经费角度出发管理纸质图书，资产管理部门仅统计资产数量[4]。由于纸质图书的价值核算存在码洋、折扣、实洋折算等情况[5]，同时使用过程中还有折旧、丢失、赔偿等现象，导致财务账目、资产账目和实物账目不一致。除了常规纸质图书价值核算，图书馆和院系资料室还需对古籍和受赠图书进行价值核算[6]，虽然图书馆和院系资料室对这些图书进行了台账登记，但并未将其纳入固定资产管理。此外，很多高校图书馆历史悠久，积累了大量珍贵的图书文献，这些文献很多没有进入图书馆的馆藏目录，更没有被统计在资产报表和财务报表中。

1.3 纸质图书折旧、丢失管理不及时

纸质图书作为承载知识的特殊产品，无法按常规固定资产的折旧标准进行折旧管理，但其实物特性又导致其物理载体必然会随时间和使用频率的增加出现破损和消亡。目前，大部分高校对纸质图书的折旧管理办法是图书馆单方面按纸质图书使用情况和实物状态进行剔旧[7]。对于剔旧图书，图书馆会在业务管理系统中变更图书状态，一部分放入二线书库或三线书库，另一部分打包堆放等待统一赠送或报废处置。对于图书丢失问题，虽然图书馆制定了图书丢失赔偿制度，但从资产管理角度看，图书馆单方面制定的图书赔偿制度无法实现资产管理的规范化和合理化，图书馆对丢失图书的赔偿处理无法及时、动态地体现在资产账目和财务账目上。无论图书是折旧还是丢失，都涉及图书资产的处置问题。高校很难针对每本图书建立独立的资产账目[8]，尤其是历史累积文献的批量台账，因而在处置图书资产时难以根据剔旧或丢失的图书书目一一进行对应。此外，审批环节多、处置周期长、资产账目笼统等也是高校图书馆和院系资料室难以及时动态进行纸质图书资产处置的限制因素，致使资产处置滞后，出现账实不符等问题[9]。

2 数据协同在高校纸质图书资产管理中的作用

数据协同是建立在业务协作和数据共享基础上，通过统一数据结构、规范业务流程、多方面协调计算等方式，满足不同数据需求的一种数据管理模式。总体而言，资产管理就是实物管理加数据管理，高校纸质图书资产的实物管理主要由图书馆和院系资料室负责，而数据管理则需多部门统筹协调。从数据协同视角梳理和重组高校纸质图书资产的管理流程，有助于高校落实固定资产管理政策，健全图书资产管理体系。

2.1 纸质图书资产管理流程涉及多部门协同

一般而言，高校图书馆承担纸质图书资产的招标采购、编目入藏、流通使用、报废处置等全流程管理工作，只需与财务部门对接经费支出使用以及与资产管理部门对接资产数量和账目即可。但是，在实际操作中大部分高校图书馆对图书资产的管理更多是从文献保障和服务的角度出发，更关注纸质图书的借还管理以及是否满足读者需求，重使用轻管理，而财务部门、资产管理部门等也仅针对纸质图书的经费或账目等问题各自进行局部处理，长此以往纸质图书资产势必出现账实、账账不符情况。

高校纸质图书资产管理的整个流程包括预算、招标、采购、验收、编目、典藏、入账、报销、使用及处置等环节，需要院系资料室、图书馆、采购部门、财务部门、资产管理部门等多部门协调参与。资产管理部门作为高校国有资产的综合管理部门，应统筹协调各相关部门工作，整体规划管理流程中各部门、各信息化平台的业务流和数据流，审核监督纸质图书资产的入账、处置工作，针对纸质图书制定资产管理制度和实施细则，明确划分管理责任和义务；图书馆作为纸质图书及资料的归口管理部门，应在满足读者文献需求的基础上，除对纸质图书资产进行保管并及时提出处置申请外，还要完成新购纸质图书的预算申请、招标申请、采购、验收、编目、典藏、入账申请、报销申请等工作，并对院系资料室的上述流程进行监督和审核，从而形成校内纸质图书资产的一体化管理体系。

2.2 各类数据报表的数据协同管理需求

纸质图书作为衡量高校基本办学条件的重要指标，在固定资产中所占比例较大，国家及各级主管部门每年都会要求高校填报各类统计报表，如：高等教育基层统计调查表、全国高校教学基本状态数据库报表、教育部高校图书馆事实数据库系统报表、本科教学质量报告等，都要求填报高校纸质图书资产的总量和当年新增量。各报表要求的统计时间及统计范围并不完全相同，如：高等教育基层统计调查表对纸质图书资产总量的统计截止时间为当年的9月1日，全国高校教学基本状态数据库报表的统计截止时间则是当年的9月30日，而教育部高校图书馆事实数据库系统报表要求填报上一自然年度纸质图书资产的数据。除统计时间不同外，统计数量范围要求也不同，如：高等教育基层统计调查表和全国高校教学基本状态数据库报表要求填报高校图书馆和院系资料室所有正式出版书籍的总数量，而教育部高校图书馆事实数据库系统报表则要求分开填报图书馆和院系资料室的纸质图书数量。

目前，大部分高校的纸质图书资产管理流程和模式都无法满足各类报表填报需求，高校将填报任务交给图书馆，图书馆按能查到的数据大致进行统计，填报数据要么与实物数量不符，要么与上一年度数据有差异，准确性难以得到保证。从多部门数据协同和数据共建共享角度出发对高校纸质图书资产管理各环节进行动态管理，能够保障相关管理平台数据的一致性、完整性和可溯源性。

3 基于数据协同的高校纸质图书资产管理流程构建

3.1 业务流程梳理

基于数据协同的高校纸质图书资产管理业务流程主要涉及院系资料室、图书馆、采购部门、财务部门和资产管理部门等业务主体，整体管理框架体系由经费审批、采购招标、采访和加工、资产申报、报账、资产使用、资产处置等7个子业务模块构成，详见下页图1。

3.1.1 规章制度保障。高校纸质图书资产管理业务流程的顺利开展需要有完善的规章制度作保障。资产管理部门应协同其他相关部门制定符合纸质图书特性、可操作性强的合理全面的纸质图书资产管理办法和实施细则。纸质图书资产管理办法应对包括古籍、受赠图书在内的所有纸质图书从采访编目、资产申报到日常使用管理，以及剔旧、丢失等全面细致地制定规则；以保障资产数据一致性为目标，制定图书编目的基本数据要求和编目系统的使用规范，保证资产申报时图书资产数据的完整性和可靠性。此外，高校应明确图书馆是纸质图书及其他文献资料的归口管理部门，图书馆应承担对院系资料室的业务指导工作和资源配置协调工作，以提升院系资料室工作人员的图书编目能力和文献资源的利用率。

图1 基于数据协同的高校纸质图书资产管理业务流程

3.1.2 经费申请和采购实施。除了学校审批的经费，高校图书馆和院系资料室还可以使用学院经费、课题经费、受赠经费等其他来源经费进行图书采购。与供应商签订采购合同后，图书馆和院系资料室采访人员可按读者需求选购图书，图书采访可以使用图书馆自动化管理系统中的采访模块，以达到图书查重的目的，采购少量图书或采购目的明确时可采用零购方式下单。图书到馆后需进入编目、加工和典藏流程，从资产管理角度看，编目是录入资产的基本信息；加工流程包括贴标签、贴条码、打号、加装磁条和芯片，保证图书数据和实物一一对应，防止资产丢失；典藏则是对图书账目进行管理，按中标折扣或零购折扣对码洋和实洋进行换算，确保图书资产账实相符、账账相符。

3.1.3 资产申报和报账。图书馆作为纸质图书的归口管理部门，要对院系资料室提交的资产申报进行初审，然后提交至资产管理部门进行终审，由图书馆发起的资产申报则直接提交至资产管理部门进行审核。资产管理部门要对资产申报的数量、金额、发票、验收情况等进行审核，审核通过后进入报账流程。财务部门根据相关材料进行入账处理。

3.1.4 资产处置。纸质图书资产进入使用阶段后，由图书馆和院系资料室负责其日常维护和管理，为全校师生提供借阅服务。图书馆和院系资料室除要定期依据借阅情况和图书品相等对纸质图书进行剔旧外，还要对丢失、损坏的图书进行记录和统计。在资产处置环节，图书馆和院系资料室要根据实际情况提交图书资产处置清单，交资产管理部门审核后办理资产处置和财务下账手续。

3.2 数据协同管理

基于数据协同的高校纸质图书资产管理只有与各业务主体相关的信息化管理平台对接，才能实现数据共建共享，如：图书馆和院系资料室完成纸质图书入账和借阅服务工作的图书馆自动化管理系统，采购部门完成图书采购计划、采购内容填报及采购合同管理的采购管理平台，资产管理部门完成资产的入账审核、维护、盘点和处置工作的资产管理平台，以及财务部门处理财务报销业务和入账管理工作的财务管理平台。各管理平台间只有实现数据同步和共享，才能对纸质图书资产数据进行协同和动态管理。高校各类管理平台数据同步与共享流程见图2。

图2 高校各类管理平台数据同步与共享流程

3.2.1 规范数据内容和格式。底层数据的一致性是数据同步和共享的基础，图书馆既要保证内部业务部门间的数据协同，又要实现与采购、资产、财务等部门间的数据协同。图书馆负责制定的图书编目细则和图书资产申报数据规范是底层数据一致性的制度保障，图书馆作为纸质图书资产管理主体要协同资产管理部门、院系资料室及财务部门，对各管理平台要求的纸质图书资产数据的内容和格式进行整合和规范化处理，在不影响图书编目数据质量的前提下，将编目数据字段与资产数据字段进行映射，以及对编目数据不涉及的资产数据进行补充，形成图书资产数据录入的基本数据要求。基本数据要求包含以下内容：一是每册纸质图书资产的基本信息数据，包括资产编号、资产名称、存放地点、保管人、码洋、实洋、出版社、出版时间等。二是每批图书的批次信息，包括合同号、销售商、折扣、财政分类号、教育部分类号、使用方向、取得方式、价值类型、保管部门、发票照片、资产批次号、图书册数等。关于纸质图书资产的价值核算，图书馆馆藏目录通常只显示图书的码洋信息，而财务部门却需要图书的实洋信息，这就要求图书馆自动化管理系统在同步纸质图书资产数据时既要同步图书的码洋也要同步实洋，从而保证图书实洋和码洋的对应关系。

3.2.2 明确资产记录的详细程度。图书馆传统的申报纸质图书资产方式一般是批量上报，如今纸质图书资产信息化管理平台为资产数据的精细化管理提供了技术保障，高校应明确纸质图书资产记录，以纸质图书的编目数据为基础，为每册图书建立资产记录，使其对应唯一的资产编号，保证纸质图书在后期使用和处置阶段实现动态管理。

3.2.3 建立财务数据反馈机制。为保证固定资产管理程序和资产数据的完整，纸质图书资产购置信息在上报资产管理部门、财务部门后，还需要财务部门将财务报销预约单号和会计凭证号等信息反馈至资产管理平台，再由资产管理平台反馈至图书馆自动化管理系统，确保纸质图书实物、资产账及财务账三者间对应关系的共享性和可追溯性，形成资产数据的闭环。

4 结语

综上所述，对高校纸质图书资产管理流程进行梳理和探索，从宏观层面搭建高校纸质图书资产管理的部门协作模式和数据协同框架，有助于高校各部门在数据共建共享的基础上，实现新购纸质图书资产的协同、动态管理，推动高校落实国家固定资产管理政策，健全纸质图书资产管理体系。