王竹溪

（北京临近空间飞行器系统工程研究所，北京 100076）

0 引 言

PDCA 质量循环，即是计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、行动（Action）的首字母组合。无论哪一项工作都离不开PDCA 质量循环，其中每个环节和步骤都需要经过计划、实施计划、检查计划、调整计划并不断改善。在建设航天数字档案馆和大力推进档案数字化转型的背景下，为了提供更加高效便捷的档案信息资源服务，提升档案管理工作效率和管理水平，满足日益丰富多元的档案利用需求，支撑研究所型号研制高效运转，在“存量数字化、增量电子化、利用网络化、管理信息化”思想的指导下，探索某研究所档案数字化管理模式，推进档案全文资源库建设项目稳步开展，使档案数字化思想观念和方法步骤更加条理化、系统化、图像化和科学化。

1 PDCA 质量循环应用于档案数字化管理模式的意义

1.1 提倡电子文件管理的基本目标

电子文件管理的基本目标是真实性、完整性、可用性和安全性。PDCA 原则正是从“四性”出发，通过对档案数字化全过程的控制，在“双套制”运行中保障数字化档案高质量和数字化管理过程清晰可控。

1.2 提高档案数字化管理工作的效率

相较于一般的档案数字化工作，基于PDCA 质量循环的档案数字化管理是在前期全面策划工作的基础上开展项目实施，针对过程管理中暴露的问题对方案进行评估，对实施效果进行验收，根据反馈的意见整改后，纳入方案策划工作中，循环改进、提升效率。

1.3 提升档案数字化管理工作的水平

研究所没有形成一套适应性强和实效性高的档案数据库管理机制，数字化档案管理模式稳定性差、可靠性低。将PDCA 原则融入档案数据库管理工作能够使数字化管理人员各司其职、专业运维，推进数据库有效运行。

2 基于PDCA 质量循环的档案数字化管理模式构建

按照PDCA 质量循环模式，将档案数字化管理工作划分为方案策划、方案实施、方案评估、方案改进四个阶段开展工作。

2.1 第一阶段：方案策划（Plan）

2.1.1 目标

第一，实现所有纸质档案的数字化。对归档的所有纸质档案进行数字化加工，形成数字全文副本，建立研究所档案全文数据库。

第二，实现电子文件全文挂接归档。顺应电子文件发展趋势，开展已归档电子文件格式转换与全文挂接工作，重点将已归档型号档案中的电子文件进行统一格式转换，并将转换后的全文挂接到瀚海之星档案管理系统。

第三，推进数字档案馆建设。档案数字化和电子文件归档，是数字档案馆建设的重要内容。此项目的开展也是研究所进行数字档案馆建设的大胆尝试与有力举措。

第四，实现档案信息资源的开发利用。利用数据库技术建成门类齐全、数据准确、覆盖全文的档案信息资源库，依托档案管理系统平台，深化对档案信息资源的开发利用、数据分析与挖掘，为研究所全员提供更加便捷、高效的档案信息资源服务。

2.1.2 内 容

第一，馆藏数字化。即对研究所现有馆藏的所有纸质档案进行数字化加工，形成数字副本，提供全文利用服务。

第二，电子文件转换挂接。即对已归档的原生电子文件，经过版本确认、离线下载、格式转换、全文挂接等一系列规范流程，实现在档案管理系统中电子全文的集中管理和统一保存。

这两大工作相互配合、互相补充、共同推进，实现研究所馆藏档案的全部数字化、电子文件归档的科学规范化，建立行业内领先的档案全文资源库。

2.1.3 预 算

将年度内档案数字化计划加工的归档文件进行测算，按照与数字化加工方洽谈合同的价格，其他大幅面纸张折合成基准页计算价格，预算出该年度的加工金额。

2.1.4 原 则

2.1.4.1 遵守法规、遵循标准

馆藏档案的数字化工作，必须遵守国家法律和档案局有关规定，必须符合集团、院和研究所档案部门和保密处相关规定与要求。同时，档案数字化的开展和电子文件的归档应以国家、行业、集团和院的相关标准为基础。

2.1.4.2 安全保密、保障质量

项目实施过程中应谨守“保密”红线，严格按照保密工作要求开展档案数字化加工和电子文件整理工作，加强管理和制度保障，强化人员保密意识，重点考查外包单位保密资质、确保全程监控等，以防国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。档案部门应当落实标准、规范中的安全要求，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受到损毁。安全管理应坚持预防为主、全程监控的原则。

为保障项目实施的效果和质量，方案需编制项目实施过程中需要使用的规范性工作文件，明确填写要求，作为验收备查资料留存。

2.1.4.3 价值优先、便于利用

第一，数字化对象的鉴选以价值性为原则。即优先对属于归档范围且永久或长期保存、对研究所型号研制和综合管理活动利用价值更高的档案进行数字化。这一原则在确定和统计数字化对象范围中得以具体体现。

第二，档案保存的价值在于利用。档案数字化工作也是在保护档案原件基础上，为使用者提供更加方便、快捷、多元的使用方式和途径。

2.1.5 文 件

数字化活动中要严格执行各项安全保密法律法规、档案门类标准和其他管理规定。

2.1.6 重点与难点

数字化前档案整理登记工作需要档案人员查阅所有数字化对象的实体，对照档案出库登记表填写每一份档案基本信息，检查每一页档案实体状况并对有问题的页面进行修复或登记，工作量比较大。同时，这一工作的精细化程度比较高，因为档案出库登记表将作为与数字化加工方的移交凭证，在后续工作量统计、档案实体状况检查、档案归还等工作中作为重要参考文件。

2.2 第二阶段：方案实施（Do）

2.2.1 对象范围

研究所数字化加工对象涵盖所有具有长久保存价值的档案，遵循价值优先的原则，结合实际利用需求，各门类档案数字化加工范围有所不同，按照年度内涉及门类的具体加工范围、密级、页面尺寸和数量进行统计。

2.2.2 调 研

因研究所密级较高，按标准中对于涉密或敏感信息宜采用单一来源采购的要求，调研具有相应保密资质的院内兄弟单位签订长期服务合同，委托其开展档案数字化加工服务。

2.2.3 合 同

首先，合同应至少包括服务内容和范围、工作场所和硬件条件、服务质量和技术标准、合同双方的权利和义务、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、知识产权归属和处理方式、违约责任和赔偿条款、保密条款或协议，以及廉洁协议等。

其次，合同中违约责任和赔偿条款，至少应包括在服务质量违约、保密违约、知识产权违约等情况下的赔偿及争议的解决机制。

最后，合同内容表述应严谨准确、清晰明确，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。合同签订的手续应齐备，符合国家法律法规要求。

2.2.4 人员、进度安排

在数字化加工实施过程中，应对人员职责和工作进度进行具体分工和细化，确保按时完成和职责清晰明确。

2.2.5 形 式

2.2.5.1 数字化加工外包服务

利用计算机技术对研究所数字化范围内的档案进行数字化加工，将其转化为存储在光盘、固态硬盘、网盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。

2.2.5.2 电子文件转换挂接

已归档预研档案电子版受控任务书和研究所作为乙方的报告等电子文件转化挂接工作由研究所档案管理人员自行承担，按照《电子文件归档与管理规范》，完成原生电子文件版本确认、离线下载、格式转换、数据录入与全文挂接等工作。

2.2.6 实施流程及具体要求

纸质档案数字化加工的基本流程、各流程责任者以及每个环节的主要工作内容如图1 所示。

图1 纸质档案数字化基本流程图

2.2.6.1 档案出库

首先，由档案组按照确定的数字化加工范围分批进行调档、清点、登记等前期准备工作。清点时要对档案进行编页，编页方式如下：

a.应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案进行编页，文书档案可将正文和底稿的共页写在正文首页右下角作为一份档案扫描。

b.宜使用2B 铅笔进行编页。

c.归档文件应在页面的底端右下角（正页）、左下角（反页）编写页码。

d.编页不应压盖档案内容。

e.使用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页码。

f.应保证每卷或每件页码编写的连续性。

g.档案数字化过程中应特别注意保持全宗、目录、案卷等档案组成单位的完整性，不宜进行随意分割，不应孤立地抽取个别重要文件而失去与一组文件的内在联系，从而破坏档案的整体价值。

h.在档案整理过程中，如对档案实体进行调整并需要在备考表中注明的，应在备考表中注明。

i.针对破损严重影响加工的页面进行必要的修复后再进行出库登记。

确认无误后以分目录形式和大流水号规则填写档案出库登记表，提交出所流程。审批通过后与加工方档案接收人员进行清点、核对，双方确认无误后签署纸质档案出库移交单，附档案出库登记表一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间、经办人和双方部门领导，办理出库交接。

其次，加工方应提供符合档案保管要求的可靠场所，确保出库档案的安全。

最后，检查目录数据库质量，在现有档案管理系统目录数据库的基础上，按照行业标准《航天档案数据元》的要求，建立并完善各门类档案著录项及著录规则。在档案出库登记阶段，每一份目录数据都需两人交叉互查，采用互查方式对目录数据的质量进行检查，确保著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时修改并加以标注。

2.2.6.2 档案扫描

a.扫描色彩模式。首先，原则上全部采用彩色模式进行扫描；其次，面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，采用彩色模式扫描；再次，面为黑白亮色，且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式进行扫描；最后，面为黑白亮色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度模式扫描。

b.扫描分辨率。第一，扫描分辨率的选择，应保证扫描后图片清晰、完整，同时综合考虑后期利用、存储等因素。第二，扫描分辨率应不小于300 dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于600 dpi。

c.存储格式。第一，同一批档案应采用相同的存储格式。在保证数字图像质量的前提下，尽量减少文件占用的存储空间。第二，建议纸质档案数字图像长期保存格式选择通用格式TIFF 和JPEG。第三，挂接到档案管理系统的数字图像，转换为OFD 或PDF格式。

2.2.6.3 图像处理

a.图像命名。应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。以档案类目划分和档号编制规则为基础，进行数字图像的命名，且命名应具有唯一性。

首先，用于系统挂接，进行全文在线阅览利用的数字图像：以档案门类建立总文件夹，在总文件夹下以卷为单位建立、以卷号为文件名建立子文件夹，在子文件夹中一份档案应转换为一个PDF，并以档案实体的档号为其命名，如图2 所示。

图2 系统挂接图像命名示例

其次，用于备份保管，存储于离线存储介质中的数字图像：以档案门类建立总文件夹，在总文件夹下以卷为单位建立、以卷号为文件名建立子文件夹，在子文件夹中，若为单页文件，直接以档号命名；若为多页文件以单页形式存储时，可用档号建立相应文件夹，用档号-页码顺序为单页图像命名，如图 3 所示。

图3 备份保存图像命名示例

b.图像检验。检验过程中如发现以下问题，必须填写档案数字化图像检验登记表进行问题和整改情况记录：档案数字图像不完整、清晰度差或失真度较大导致无法识别时，应重新扫描；对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正；图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时调整；对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，不符合图像质量要求的，应重新进行图像处理。

2.2.6.4 数据挂接

第一，应借助相关软件进行档案管理系统中的目录数据与对应数字图像的一一挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。若无条件，也可采用人工挂接。

第二，逐条对挂接结果进行检查，包含目录数据与图像对应的准确性、已挂接数字图像与档案实体和实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时纠正。

2.2.6.5 验 收

a.验收方式。档案部门成立专门的验收组对扫描后的全部数字图像进行验收。

b.验收项目及指标。验收检验内容包含数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等，具体验收项目指标如表1 所示。

表1 验收项目及指标

c.验收结论。档案数字化成果质量达到验收指标要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。验收结论应与其他数字化工作文件一并归档留存。

2.2.6.6 档案入库

a.装订还原。档案数字化加工完成后，拆除过装订物的档案需重新装订，恢复档案原貌。装订物应符合长久保存要求，不得污染、损害档案实体。

b.归还入库。档案整理人和加工方对照档案出库单，对档案实体进行一一清单核查，核对无误后，双方签署纸质档案数字化项目完工进度验收单办理交接手续，档案归还入库。

c.资料归档。第一，建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和加工方实施档案数字化外包项目的全过程。档案部门应将在整个档案服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存，以备日后查用。第二，应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。

2.3 第三阶段：方案评估（Check）

2.3.1 控 制

2.3.1.1 前端控制法

应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。

2.3.1.2 后端控制法

应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作后端环节发现的前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。

2.3.2 效 果

数字化管理人员对数字化档案完成情况和问题整改情况进行汇报，对数字化加工全流程进行总结和完善，做出下一年度档案数字化加工计划设想。

2.4 第四阶段：方案改进（Act）

主要是对年度内该项目的经验总结与不足分析，针对问题制定整改措施和下一阶段目标，目标内容涵盖优化提升措施。

3 结 语

档案数字化管理工作是一项系统工程，每一步操作都需要附工作文档或佐证材料并凸显过程管理思路，做到每一阶段的小闭环，最后并入一个大循环。