文/李姗姗

2021年，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，提出当前档案事业发展处于重要战略机遇期，同时也面临严峻挑战。尤其是新时代，大数据、云计算、计算机信息网络技术在档案领域中的深度应用，推动了机关事业单位档案工作环境、工作对象、工作内容发生巨大变化，需要从档案工作理念、工作方法、工作模式方面加大创新力度，加快推动机关事业单位档案数字化、信息化和智能化转型升级。新时代，需要机关事业单位档案管理（以下简称“档案管理”）工作人员及机关事业单位管理者加大档案管理理念创新，以最新理念引导档案模式创新，不断优化档案管理路径，始终坚持“创新、协调、绿色、开放、共享”发展，以适应新时代机关事业单位现实需要，为机关事业单位档案事业发展提供持久动力。

1 新时代机关事业单位档案管理特征

1.1 管理更便捷

传统档案管理模式下，以纸质化人工管理为主，不论是档案收集、归档、存储以及档案检索，效率始终较低，档案管理技术含量不高。计算机信息技术、大数据技术，以及档案管理软件的普及应用，将先进技术应用于档案管理，实现技术与档案管理有效结合和深度融合，有力促进了档案管理效率提升。尤其是大数据、云计算、计算机信息技术应用于档案管理数据库建设及管理中，使档案管理的各个流程技术含量更高，智能化、便捷性水平显著提升。

1.2 载体更多元

传统档案管理工作的载体以文件资料、照片、纸质材料为主，无论是资料收集、保存还是后期的检索利用，均过程繁琐，效率较低。将互联网、大数据、信息技术与档案管理融合，深刻地改变着档案管理的载体形态。尤其是大数据技术的应用，机关事业单位具有保存价值的视音频、数据文件等均可直接存储于档案管理平台。光盘、硬盘、云盘等新型数据存储技术的应用，也进一步丰富了机关事业单位档案管理的载体形态，使新时代机关事业单位档案管理载体更加多元化。

1.3 归档更及时

传统档案管理时，档案资料归档、交接、整理、编目、上架等需要耗费大量人力、物力和财力，需要建立专门的档案存储室或库房。此外，随着机关事业单位业务的开展，归档数量不断增加，归档工作时效性难以保障，归档不及时的情况时有发生。随着计算机信息技术、互联网数据技术的应用以及“单轨制”等档案管理理念的革新，在机关事业单位日常业务开展过程中产生的资料，其搜集、检索、归档等工作均可通过数据处理技术完成，档案管理人员可随时根据办公OA系统将相关档案资料进行收录、整理，实现归档工作的常态化，确保了归档工作的及时性，有效避免因归档不及时而造成的档案数据资料丢失等问题。

1.4 服务更人性

传统模式下，机关事业单位档案重管理轻利用，受制于人员配备力量不足、技术条件有限等约束，档案管理工作效率较低、服务质量始终难以得到有效提升，馆藏档案资料的价值未得到充分展现。计算机信息技术、互联网技术已经深度运用于档案管理领域，提升了档案查询、检索效率，简化了档案查询、检索流程，使档案服务更人性化、个性化。例如，可通过身份认证技术登录局域网系统，及时查询到所需档案资料，突破了传统时空限制。在档案数据库中，通过搜索关键词，可第一时间检索到所需档案资料，直接下载、打印。

2 新时代机关事业单位档案管理创新

2.1 坚持创新管理

创新是引领新时代机关事业单位档案发展的第一动力。新时代，应将创新摆在档案管理的关键位置，不断激发档案管理活力。具体来说，就是要从管理的理论、服务和方法三个方面进行大胆探索，勇于创新。

2.1.1 理论创新。机关事业单位档案管理部门应牢固树立新发展理念，适应新时代档案要求，从传统思维模式中走出来，开拓思维空间，总结成功经验和规律，将其他领域的先进管理理念，如PDCA、6W、QCC、闭环质量管理等新管理理论引入到新时代档案管理工作中，用以指导档案实践，为新时代机关事业单位档案管理提供丰富理论支撑。

2.1.2 服务创新。随着信息技术的发展和应用，机关事业单位档案管理人员要积极创新服务模式、服务载体和服务内容。例如，选用服务质量差距模型，及时发现档案服务存在问题和不足，及时跟进解决。又如，立足馆藏档案资源，注重档案编研，增加档案文化产品供给。还如，利用互联网技术，实现24小时在线查询服务。

2.1.3 方法创新。随着现代信息技术的应用，机关事业单位档案管理已经从传统的劳动密集型逐渐向技术密集型转型，数字化档案、数据库技术应用，管理方法上要积极推进文档一体化、全过程质量管理，搭建局域性档案管理数据库平台，借助现代信息技术，推动档案管理方式更加精细、智能。

2.2 坚持协调管理

协调管理是机关事业单位档案可持续发展的内在要求，通过协调管理，逐步解决档案管理不平衡、不协调等难题，推动档案管理质量整体提升。当前，重点需要协调管理与利用、纸质与电子档案管理两大方面。

2.2.1 要坚持管理与利用并重。加强机关事业单位档案编研工作力度，多渠道、多领域、多途径开发档案信息资源，切实发挥档案经济、社会效益。建立利用信息反馈机制，畅通邮件、邮箱、电话、在线等利用信息反馈渠道，广泛收集档案利用过程中存在的问题和不足，不断总结利用过程中经验教训，提升档案利用效率和质量。积极拓宽利用渠道，通过局域网、互联网技术，搭建档案利用平台，为档案利用者实时档案利用提供便利。

2.2.2 要协调纸质与电子档案管理。单套制（又叫单轨制）模式下，电子档案拥有了与纸质档案同等效率，要协调处理好电子档案与纸质档案管理之间的关系，避免重复归档，增添工作量。

2.3 坚持绿色管理

绿色发展是机关事业单位档案可持续发展的必要条件，也是实现可持续发展的重要体现。新时代，机关事业单位档案绿色管理就是要做到数字化、信息化，营造绿色管理环境。利用计算机信息技术，对机关事业单位档案进行著录，并实现快捷查询、检索和利用，提高档案管理效率；利用大数据、云计算技术，推动机关档案管理数字化，打通档案信息资源之间的相互联系，发挥档案管理聚合效应。此外，要积极营造绿色管理环境，从整体上统筹档案室功能分区、结构分组，打造生态、健康、舒适办公环境。树立绿色生态环保管理理念，通过技术手段，对接档案管理系统与办公系统，减少纸质材料收集。积极推动网上档案利用审批、网上查询、网上提供利用，最大限度降低纸质档案磨损。此外，要定期做好馆藏档案鉴定销毁工作，减少无效档案保管，清理库容。

2.4 坚持开放管理

开放是档案事业繁荣发展的必由之路。机关事业单位档案工作应在开放中拓宽视野，提高档案资源开放利用，扩大档案影响力和辐射面。

2.4.1 要树立开放管理理念。打破档案管理半封闭状态，转变档案工作“作为难”“难作为”观念，积极参与机关事业各项工作，主动提供优质档案服务产品，推动档案管理从幕后迈向台前。

2.4.2 坚持主动开放管理。以更加开放的姿态，丰富馆藏档案资源，将凸显机关事业单位的人事、财务、行政管理等特色档案进行归档和数字化，为档案利用打下坚实基础。

2.4.3 践行“大档案”理念。档案管理者要牢固树立“大档案”管理理念，摒弃部门利益的桎梏，坚持走出去，加强与其他机关事业单位档案部门之间交流，邀请档案领域专家来单位讲座，提升工作人员业务素质。

2.5 坚持共享管理

共享是中国特色社会主义的本质要求。机关事业单位档案管理的最主要目的，就是高效、优质地开发利用档案信息资源，最大限度地满足社会各界档案信息需求，不断创造档案管理的经济效益和社会效益。其中，做好档案信息资源共享是实现这一目的的主要手段。

2.5.1 坚持以人民为中心的发展理念。让机关事业单位及社会公众享受改革发展成果。切实加强机关事业单位档案信息化建设力度，推动信息化、数字化进程，使“死档案”变为“活信息”，将“档案库”成为“智库”，为领导决策和其他利用者提供更加优质、丰富的信息资料。通过编纂大事记、年鉴、组织机构沿革、史志、制度汇编等，提供高质量编研成果。

2.5.2 档案管理部门共享改革发展“红利”。档案管理部门积极争取单位对档案工作的重视，从人财物等方面加强档案管理投入力度，编制机关事业单位档案管理工作规划，在机关事业单位营造重视档案工作的浓厚氛围。

2.5.3 注重共享平台搭建。机关事业单位积极建立可兼容的信息资源管理共享平台，结合档案标准化、规范化管理理念，针对机关不同部门档案管理内容，制定统一规范和操作标准，将各自管理的“信息孤岛”有效连接，并集中起来，建立档案资源信息共享平台。

3 新时代机关事业单位档案管理改革

2020年，新《档案法》修订完成，于2021年1月1日颁布实施。档案行政主管部门成为档案主管部门，并专门增设了档案信息化建设。面对着这些新情况新变化，需要机关事业单位档案管理部门深化改革，适应新《档案法》的新规定新要求，为机关事业单位提供丰富优质的档案信息支撑。

3.1 重构档案业务流程

新修订的《档案法》 突出强调要加强档案信息化建设，机关事业单位进行档案信息化建设，需要对传统的档案收集、整理、利用等内容进行优化改革，重构档案业务流程。例如，收集环节。应充分利用机关事业单位内部信息系统，各部门人员通过信息管理系统及时将需要保存的资料上传，由档案部门人员及时接收、更新。整理环节。则根据档案信息具体情况，进行相应的归档和分类，并做好备份。根据档案类型、形成时间、管理要求、密级等，设立具体对应的安全管理权限，增强档案信息安全性。利用环节。按照信息化管理需要，实行网上申请、网上审批和网上反馈，提升档案利用效率。

3.2 健全档案管理体制

新修订的《档案法》将档案行政管理部门修改为档案主管部门，并以法律形式确定下来，专门设立“监督检查”章节，这就要求机关事业单位档案管理部门在传统管理基础上，加大日常档案管理监督检查，明确部门机关事业单位档案日常检查的具体范围、检查的流程和检查的具体方法及要求，根据新时代机关事业单位档案管理呈现的新情况、新变化和新要求，在档案管理体制上不断健全和完善，通过自我监督和外部检查，共同推动机关事业单位档案管理效率及公信力的有力提升。对机关事业单位自身档案的统筹规划、组织协调和建立统一制度，实行扁平化档案管理模式，缩短档案管理流程。

3.3 加强专业档案管理

在“条块结合”的体制下，税务系统、工商部门、城建领域、住建行业等若干专业化档案管理主要受其主管部门的管理，地方档案行政主管部门对这些专业档案管理的影响和指导作用十分有限，缺少必要的指导对这些专业领域档案管理的专业化、规范化建设不利。新修订《档案法》，将档案行政主管部门修订为档案主管部门，并以法律形式进一步明确了档案主管部门在整个档案事业中居于重要的主导性地位。针对此变化，档案主管部门应将其档案管理的相关规定和要求覆盖至专业档案管理行业或领域，理顺专业档案领域条块关系。

3.4 构建多元治理体系

新修订的《档案法》将档案行政主管部门修改为“档案主管部门”，显示档案管理正朝着“去行政化”趋势发展，规范档案管理行政权力，使档案管理更加符合国家治理体系和治理能力现代化的内在要求。因此，要突出共建共治理念，尤其是机关事业单位机构改革后，应突出档案管理的专业化建设，设立专门的档案管理部门，同时借助档案行业学会、第三方专业机构力量，共同推动档案事业高质量发展，满足人民群众日益增长的信息需求。

4 结语

新时代，机关事业单位档案管理的环境、对象、内容，呈现出管理更便捷、载体更多元、归档更及时、服务更人性的显著时代特征，需要机关事业单位档案管理工作人员及机关事业单位管理者加大档案管理理念创新，始终坚持“创新、协调、绿色、开放、共享”发展，以适应新时代机关事业单位现实需要，为机关事业单位提供丰富优质的档案信息支撑，为档案事业发展提供持久动力。