文/罗 娅

传统文书档案管理以纸质为主，工作中依赖管理人员的经验和主动性偏多，在一定程度上弱化了文书档案管理质量，也不利于开展文书档案服务工作。在办公自动化背景下，文书档案管理应适应时代发展趋势，改变传统的文书档案管理理念和管理方式，实现档案的信息化管理，提高档案管理质量和效率，更好地促进档案事业发展。

1 办公自动化对文书档案管理的影响

办公自动化是以网络信息技术作为基础所形成的一种新型的办公模式，办公自动化的发展推动了各领域业务工作的开展。新形势下，办公自动化对档案事业发展起着重要的促进作用，为了进一步提升文书档管理质量，有必要对办公自动化对文书档案管理产生的影响进行研究，进一步明晰办公自动化背景下文书档案管理推进方向和措施。

1.1 文书档案管理出现一些新特征新变化

办公自动化对文书档案管理产生了深刻影响，出现了很多新特征和新变化。一是文书档案载体更为多元化。传统文书档案管理以纸质档案为主，在档案管理过程中只需要管理好纸质档案，就完成了文书档案管理的绝大部分工作。随着办公自动化的推进，电子档案的数量和规模越来越大，种类也更为齐全，数字文件已经成为文书档案的重要载体。二是文书档案管理的主要工作发生了变化。在办公自动化影响下，文书档案管理呈现出纸质档案与电子档案并存局面。数字档案与传统档案管理工作内容截然不同，由手工操作逐渐向自动化操作转型。三是文书档案利用发生变化。传统文书档管理无论是借阅还是服务都需要人工操作，需要耗费大量时间，流程相对繁琐。而办公自动化背景下，能够通过现代信息技术对电子文件档案进行检索、调取、利用，极大提升了文书档案利用效率，能更好地服务利用人员。

1.2 办公自动化对文书档案管理的积极影响

一是提升了文书档案管理效率。办公自动化条件下文书档案能够实现高效信息处理，依托于各种自动化办公软件，基本实现文书档案数据自动收集、数据自动存储、数据自动分析，极大地减轻了档案管理人员的工作量，也使得文书档案管理更加规范、科学，提升了文书档案工作质量。二是实现了文书档案信息资源的高效共享。自动化办公背景下，文书档案逐渐向数字化转型，传统的纸质文件不仅占据大量空间，在查询和利用方面也存在很多不便。而将纸质文书档案转变成为电子文书档案之后，可以依托计算机和互联网实现文书档案资源的快速传输，能够结合受众的具体需要提炼出有针对性的档案信息，实现文书档案信息在不同组织、不同系统之间的高效共享，有效发挥文书档案的特殊价值和功能。三是提升了文书档案管理规范化水平。办公自动化背景下，要求文书档案在收集、管理和开发过程中按照统一的标准来进行，在自动化的相关标准和功能的约束下，文书档案从产生到系统存储都逐渐向规范化和标准化靠拢。

1.3 办公自动化对文书档案管理的消极影响

一是带来了文书档案管理信息安全问题。传统的文书档案管理主要以纸质为载体，受到的外部影响因素较少，很难对文书档案信息进行篡改和窃取。而办公自动化背景下，生成了大量的电子文书档案，当部分别有用心之人掌握一定技术之后，完全可以对文书档案内容进行篡改和删减，改变文书档案内容。而且在这一过程中很难捕捉到相关痕迹，如果文书档案在管理过程中被泄密或窃取，所造成的损失短时间内还难以发现，发现之后能够补救的措施也十分有限。二是人员素质问题。传统文书档案管理对于人员要求相对简单，只需掌握必要的文书档案管理技术，具备一定的职业道德操守，就能完成文书档案管理工作。而在办公自动化背景下，现代信息技术更新日新月异，一些档案管理人员对于办公自动化相关技术未能同步学习，在办公自动化技术运用过程中很难发挥应有作用。

2 办公自动化背景下文书档案管理中存在的主要问题

2.1 文书档案管理理念陈旧

从目前情况看，部分单位虽然在文书档案管理过程中采用了办公自动化的相关技术，但在理念上仍然沿用着原来的传统文书档案管理理念。一方面，耗费大量的人力、物力、财力和时间，引进现代信息技术，引入优秀人才；另一方面，却依然沿用滞后理念开展文书档案管理工作，在线形成、管理、归档、整理、编研电子文件档案等新的管理模式尚未实现，文书档案管理效率仍然十分低下。档案管理人员的工作经验很难适应新时代发展诉求，文书档案管理处于相对落后状态。

2.2 缺乏文书档案管理办公自动化制度机制

文书档案管理办公自动化需要完善的制度机制作为保障，但部分单位对办公自动化技术重视程度不足，未结合办公自动化在文书档案管理中的具体应用情况完善相应制度机制，也没有形成科学合理的文书档案管理工作流程，使文书档案管理仍然处于相对随意、散漫的状态。虽然部分单位制定了相关管理制度，但这些制度很多都是延续上级部门的政策文件或是借鉴了其他单位的管理制度，并没有结合本单位的实际情况，因此所形成的制度机制缺乏针对性、可操作性和系统性，难以发挥制度机制的约束作用，影响了办公自动化在文书档案管理中的应用。

3 办公自动化与文书档案管理的融合策略

随着网络信息技术的发展，办公自动化技术在文书档案管理各个环节应用得越来越普遍，对文书档案管理整个流程都产生了深刻影响。新时代，在文书档案管理过程中有必要实现办公自动化与文书档案管理的深度融合，引进办公自动化系统，加强文书档案标准化和规范化制度机制建设，进一步提升文书档案管理质量和效率。

3.1 科学合理设计文书档案办公自动化管理系统

首先，应与知名互联网企业进行合作，设计专门的文书档案信息化管理系统，进一步提升办公自动化管理系统的系统性和科学性。档案管理部门应参与到文书档案办公自动化管理系统设计之中，避免自动化管理系统设计功能和内部一些工作程序及系统出现不兼容、不衔接问题。档案管理人员应与系统设计开发人员充分论证文书档案办公自动化管理系统的相关功能和需求，既要在总体框架设计上做到简洁明了，也要对整个流程进行认真梳理，通过档案管理部门与开发企业的相互协调，使整个系统能够快速地做好前期文书处理工作，也能够承担起后期归档管理重任，提升文书档案管理的科学性、时效性、可靠性、安全性、准确性、系统性。其次，保证文书档案管理信息系统安全。一方面，应提升文书档案办公自动化管理系统安全性。要在完善系统软件功能的基础之上，通过防火墙技术、加密技术、区块链技术、计算机病毒防治技术等的广泛应用，进一步提升文书档案办公自动化管理系统的安全属性，确保文书档案信息安全。另一方面，应完善文书档案办公自动化管理系统规章制度。新系统在组建完成之后，应由档案管理部门牵头，会同其他业务部门共同完善相应管理制度，切实落实安全责任制，组建由多部门共同参与的文书档案信息安全保密组织体系。同时，应加强相关人员的安全教育，进一步明确使用规范和操作流程，既要注重技术因素防范也要注重人为因素防范，切实保障文书档案办公自动化管理系统安全运行。

3.2 加强文书档案标准化、规范化管理

传统文书档案归档以纸质文件为主，在归档过程中需要档案管理人员根据自身经验和理解对文书档案进行分类管理。因此，在文书档案管理过程中很难做到完全的规范统一，进而影响文书档案管理质量。办公自动化背景下，对文书档案管理工作提出了新的要求。除了纸质文书档案以外，电子文书档案也需要给予足够的重视。电子文书档案的生成、传输、管理、利用、开发过程都需要在计算机系统内自动完成。这就要求文书档案管理人员在电子文书档案收集、登记、分类、管理、传输各个环节一定要按照文书档案办公自动化管理系统的相关要求和规范进行操作，确保文书档案信息准确、完整。同时还要明确文书档案管理人员的具体职责和职权范围，完善文书档案管理工作制度，结合文书档案办公自动化管理系统的相关要求，完善文书档案管理办公自动化工作机制，优化办公自动化工作流程，规范文书档案管理程序，提升文书档案管理效率。

3.3 实现传统文书档案与自动化的有机结合

办公自动化背景下文书档案管理出现了很多新情况、新特征，特别是数字文书档案的出现对档案管理部门和人员都提出了新的要求，但并不意味着传统纸质文书档案就此消失。从目前看，纸质文书档案与电子文书档案并存现象还将持续，未来在推进文书档案管理规范化和制度化进程中有必要实现传统文书档案管理与办公自动化的深度融合。从本质上看，自动化文书档案管理继承了纸质文书档案管理的相关业务流程，传统纸质文书档案是以纸质载体为需求者提供面对面的服务，而办公自动化文书档案管理则是运用办公系统为需求者提供面对面或远程服务。虽然当前办公自动化文书档案管理具备了很多优势，在管理质量和服务范围上都是纸质档案所无法比拟的，但办公自动化文书档案管理还无法完全取代传统文书档案管理。一方面，传统文书档案管理仍然发挥着基础性作用，也正是在传统文书档案管理基础之上，为办公自动化文书档案管理创造了条件。另一方面，文书档案管理存储要做到纸质与数字档案存储的长期并存，数字形式的文书档案难以将纸质文书档案内容和形式进行全面的诠释和体现，特别是对于一些需要加密重点保存的纸质文书档案更需要给予足够的关注。因此，为了确保文书档案的安全性、完整性、系统性，应实现传统文书的管理与自动化文书档案管理的深度融合，既要形成多元化的发展趋势，也要充分发挥各自优势，提升文书档案管理质量，更好地服务于业务工作和中心工作。

4 办公自动化背景下文书档案管理的保障措施

新形势下办公自动化与文书档案管理深度融合已经成为必然趋势。为进一步提升文书档案管理质量，有必要加强对文书档案自动化管理的技术支撑，为文书档案管理工作提供扎实的人才保障。切实提升文书档案管理效率，推动档案管理健康可持续发展。

4.1 加强文书档案自动化管理的技术支持

一方面，更新档案管理信息化技术。随着办公自动化的不断推广，在文书档案管理过程中需要利用更多的技术手段来提升文书档案管理质量，这就要求档案管理部门加大对自动化信息技术的引进力度，投入必要资金，完善软件设施，确保文书档案自动化管理技术能够紧跟时代发展。另一方面，做好备份与保密工作。在数字文书档案存储、利用、开发和传输过程中可能因为外在偶然因素和人为因素出现安全问题，因此在提高技术水准的同时，还应完善保密工作，引进必要的保密技术，避免电子文书档案出现泄密或丢失问题。强化网络信息技术防范，实现办公自动化系统内外网物理隔离，切实保障加密文书档案信息安全。

4.2 加强文书档案自动化管理的人员保障

一方面，提升文书档案管理人员办公自动化技术水平。在文书档案管理过程中由于档案管理人员专业素质和信息素养问题，在一定程度上影响了文书档案自动化管理质量。因此，档案管理部门要加强文书档案管理人员办公自动化技术培训，让其掌握必要的办公自动化知识和技能，并在实践中加以应用，进一步提升档案管理人员办公自动化技术应用能力，为提升文书档案自动化管理水平提供扎实的人才保障。另一方面，注重人才引进，有条件的档案管理部门应结合文书档案自动化管理的具体需要，招聘一些高素质的管理型人才和技术型人才，能够熟练地掌握办公自动化技术，具备扎实的文书档案管理功底，将这部分优秀人才充实到文书档案管理队伍之中。此外，应完善奖惩制度，对在文书档案管理中表现优异或有突出贡献的档案管理人员给予一定的嘉奖，进一步激发文书档案管理人员工作的积极性和主动性。

总之，办公自动化背景下文书档案管理出现了很多新情况和新特征，档案管理部门应在推进文书档案管理过程中融入办公自动化技术，建立健全文书档案办公自动化管理制度机制，加大文书档案管理人员教育培训，切实保障文书档案信息数据的科学性、系统性和安全性，进一步提升文书档案管理质量和效率，实现文书档案管理工作的转型升级。