文/杨 会

当前，全国上下越来越注重政府服务实效与质量的提升，强调通过加大公开力度、改善信息资源质量、优化政务服务，更好地满足群众需求，让群众获得高效便捷优质的政务服务。实现档案管理信息化是档案工作适应社会信息化和建设服务型政府的需要，也是档案管理转型升级的必要途径，应加快推进。

1 机关单位档案管理信息化建设的必要性

档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。推进其建设，十分必要。

1.1 档案信息存储更加方便

随着业务工作的发展，机关单位产生的档案数量较庞大，传统纸质管理模式需要用更大的空间来存储档案。纸质档案对存储条件要求较高，档案库房必须符合“八防”要求，才能延长其寿命，一旦存储条件发生变化，档案就面临破损的风险。档案管理信息化建设则能通过电子档案存储，实现机关单位档案信息无纸化管理，节省存储空间。因此，机关档案信息化建设不仅可以使单位更快、更广泛地开展档案信息资料收集管理工作，也能节省机关档案存储空间，为机关档案工作节省人力物力与财力开支，还能有效提升机关档案管理效率，为机关经济效益和社会效益提升奠定基础。

1.2 档案信息资源共享便捷

保管任何档案都是为了利用，传统档案管理信息共享的难度较大，档案不可直接复制信息，利用时需到档案部门查询、调阅，费时费力，利用效率较低。档案管理信息化建设能够更便捷地共享档案信息资源，借助档案信息网络平台掌握机关单位及各部门的工作重点及进展情况、档案工作动态信息，甚至可在共享档案信息的基础上交流工作经验，提高办事效率。档案管理信息化的开放性、易用性更强，利用网络便能获取所需档案信息，无需再到档案部门查询，档案利用率更高。

1.3 档案信息数据较安全

一直以来，机关单位利用传统的手工方式归档整理档案，档案人员在档案管理过程中可能因为业务不熟练或疏忽大意等导致档案存储不当、管理不规范，造成档案信息丢失。个别档案人员甚至可能随意篡改档案内容，破坏档案信息的真实性和原始性。机关单位加快档案管理信息化建设，利用信息化方式和档案管理信息系统，可将办公自动化系统与档案信息系统无缝对接，自动存储档案资料，减少因人为失误造成的损失。可设置档案管理信息系统操作权限，避免人为篡改信息，也可对敏感档案进行权限控制，最大限度保障档案的真实性、准确性和安全性。准确无误的档案信息、规范的管理模式既方便人们查询、利用档案，又充分体现档案的价值，帮助提高机关单位的服务质量，助力单位和社会的发展。

2 影响机关单位档案管理信息化建设的制约因素

2.1 重视程度不够

机关单位长期使用传统办法管理档案，对档案管理信息化建设的认识度较低，缺少长期工作计划。尽管部分机关单位已经在档案室安装了文件管理软件，并录入档案信息，但对信息化建设认识不足，领导和档案部门都不够重视，造成档案管理信息化建设进程缓慢，信息化工作水平偏低。或者部分机关单位简单地用电脑将档案收集、整理、数字化后用硬盘的形式存储起来，把档案数据录入计算机，便认为是信息化建设，对档案管理信息化建设没有充分的了解和认识，没有制定长远的信息化建设规划，信息化建设总体进展明显滞后。

2.2 制度不够完善

切实可行的档案信息化管理制度能够让档案人员增强责任意识，提高执行力，提升工作水平，让档案管理信息化建设有章可循，推动档案的规范化与标准化管理。从机关单位现有的档案管理情况来看，档案管理制度主要包括档案归档、保管、鉴定、销毁等方面的内容，很多都有待完善。例如档案归档制度，没有根据档案管理信息化建设要求做出调整，不利于“双轨归档”的实现；档案利用制度不全，局限于以往的纸质档案查询、借阅等，忽视档案信息利用和网络支撑，利用档案信息的权限和流程不明确，降低了档案利用率；忽视档案保密制度的建立和执行，档案内容被泄露后也没有明确的惩罚措施，造成相关人员互相推卸责任等情况。

2.3 利用效率不高

满足机关单位内部人员和社会大众对档案的利用需求是管理档案的最终目的。档案利用率的高低既取决于社会需要档案信息资源的程度，也直接被档案信息的检索方式、获取途径等因素所影响。据了解，有部分机关单位仍然保持以纸质档案为主、电子档案为辅的模式存储档案信息，进行简单的手工和计算机管理，缺少数字档案资源，严重阻碍档案信息资源的共享和利用，导致档案利用率偏低，未能充分发挥档案应有的价值。

2.4 档案人员能力欠缺

在机关单位档案人员方面，部分人员的专业素养不高，业务能力不强，对整理档案、获取信息等缺少敏锐度，容易造成档案分类整理不合理，信息录入不全面，档案检索时出现问题。无论是档案人员思维方式陈旧、工作方式落后，还是缺乏基本的专业素养，在信息化时代，都很难从容应对档案管理信息化建设带来的挑战。甚至有部分档案人员不熟悉日常档案管理程序与业务标准，缺少基础的信息化技能，例如复制声像档案、刻录光盘、裱糊破损档案、操作档案管理信息系统和数据库等有困难。档案人员业务能力不足严重影响机关档案管理信息化建设。

3 机关单位加快档案管理信息化建设的主要举措

3.1 高度重视，加大推进信息化建设的力度

2019年国家档案局印发的《机关档案管理规定》第五十五条规定，机关单位应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划。机关档案信息化工作应当与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。新世纪的科技进步日新月异，档案管理也得到科技的支持而快速发展，陈旧管理模式无法适应档案管理信息化发展的需要。因此，机关单位领导及有关人员应更新观念，从思想上提高对档案管理信息化改革和创新的认识，将其纳入重要工作议程，改进档案管理模式，由纸质档案的收集、保管、使用快速过渡到信息化管理，不断加大推进力度。应增加对档案管理信息化建设的资金投入，促进办公自动化系统、电子政务和档案管理信息化建设协调实施。强化顶层设计，针对档案管理信息化建设提出要求，进行整体布局，形成统一的标准和规范，实现资源整合利用，防止因各部门各自为政、无法兼容等原因导致人力物力和财力的浪费。通过制定合理有效的信息化建设计划，保证档案管理工作开展得科学有序，不仅适应档案信息的周期性更新，还适应档案信息的临时性增加。

在档案管理工作中掌握信息技术应用是机关单位加快档案管理信息化建设的技术基础。因此，机关单位应在提高认识的基础上加大宣传力度，促使全体人员树立和增强信息化意识，为加快档案管理信息化建设提供思想保障。在信息化建设中，机关单位的档案管理部门和相关人员应更新工作理念，在实际工作中加强对先进信息技术的学习和运用，更好地实施档案信息化管理。单位人员对档案信息化认识的深浅，很大程度上取决于单位对档案信息化管理的宣传效果，让职工意识到档案管理是需要全体人员共同参与的工作，提升他们对档案信息化管理重要性的认识，自觉参与和配合档案信息化建设。

3.2 完善制度，规范档案信息资源管理

一是建立健全档案归档制度，保证做到“双套归档”。在信息化建设中，互联网和信息技术得到广泛应用，电子档案更加简单、便捷、准确、灵活。因此，纸质档案归档制度已经不适应电子档案归档管理需求，应建立完善档案信息资源归档制度，实现在线电子档案归档工作。此外，为了最大程度保证档案的安全，有条件的单位应同时归档纸质档案，保证纸质档案信息的安全管理。

二是建立健全档案信息利用制度，体现档案的最大价值。机关单位档案管理信息化建设的目的是最大限度发挥档案信息资源的利用价值，为个人、单位和社会提供更优质的信息服务。机关单位在制定档案信息利用制度时，既要考虑档案信息的方便利用，也要考虑档案信息的安全，特别是部分敏感信息的利用更要谨慎，泄露敏感的档案信息是非常严重的问题。因此，制定制度时应多征求各有关部门意见，用最完善的制度发挥档案的最大价值，保证利用档案信息资源的便利性和安全性。

三是建立健全档案信息资源保密制度，避免恶意泄露档案信息的行为。档案是机关单位信息和个人信息的重要载体，传统手工管理模式的信息化程度偏低，档案信息资源传播速度缓慢，传播途径也相对单一，信息安全性较高。在档案信息化建设中，机关单位的档案信息要经过网络进行整理、传播，如果档案信息保密制度不够完善，容易出现意外泄露档案信息的失误，对单位及个人带来损失，管理人员将受到一定程度的惩处，也会导致部分人对档案信息化管理的抵触情绪。因此，机关单位应完善保密制度，如查阅机关单位内部资料或者涉密档案时必须由相关部门负责人批准，如有必要，应由分管领导审核；没有得到允许，任何人都不能将档案信息随意复制使用，杜绝随意传播保密性档案信息；如果要复制或摘录涉密档案信息，应经过审批、登记，妥善保管，使用之后按规定退回；一旦发生泄密问题，相关人员必须承担责任，严肃处理。

3.3 转变方式，提高档案利用率

档案信息化的重要前提之一是将传统档案进行档案数字化处理，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。要想实现档案资源共享，必须建立档案数据库。数据库信息检索方式的科学性、合理性决定着机关单位档案资料的利用效率，机关单位应定期按照实际情况更新档案数据库信息检索方式。为了便捷获取准确的档案信息，机关单位应进一步完善目录检索，加快推进全文检索的实现，做到目录检索、全文检索的全档案数据库信息覆盖，更好地实现档案信息资源共享。

3.4 加强培训，提升档案管理人员业务能力

社会在不断发展和进步，各种各样的新技术、新设备不断涌现。档案业务知识结构随之改变，要求机关单位的档案工作人员拥有更高的业务能力和综合素质，以适应持续发展和变化的信息化工作环境。一是应要求档案人员熟练掌握一些基本的技能，例如计算机软硬件和数据库管理操作技能等，能够熟悉档案管理信息化建设的先进设备操作；二是了解机关档案管理的制度与方法，具备充足的档案专业知识；三是保持思想觉悟的先进性，拥有强烈的责任感，职业道德良好，坚决不做对集体和人民不利的事情。为此，应加强档案业务培训。应积极开拓思路，采用多元化的培养方式，重视档案理论知识培训和业务操作技能培训。定期举办档案培训，明确培训内容，为机关档案人员提供理论学习、实践锻炼的平台，促使机关单位档案管理团队迈向正规化；组织档案人员到档案管理信息化建设先进单位参观学习，进行实地考察，通过举办讨论班、研讨会等方式，引导档案人员总结参观学习的感想和体会，学习他人先进的管理模式，继而在具体岗位工作中落实。

总之，在信息化时代，机关单位以手工方式和纸质载体为主的传统档案管理模式已经不能满足需求，加快档案管理信息化建设是必然选择。机关单位应为档案管理信息化建设提供必要的人财物支持，并制定合理的规章制度对档案信息资源进行科学管理，使档案信息资源管理更规范，利用效率更高。档案工作人员的业务能力也应进一步提升，以适应档案信息化建设的需要。机关单位档案管理信息化建设是较为复杂的系统工程，各单位必须积极创新，进一步加快档案信息化建设步伐，持续提高档案信息化管理工作质量，为单位、个人和社会提供更高效、更准确、更安全的档案服务。