杨光均，杨 帆，吴 芸，刘 松

（贵州茅台酒股份有限公司，贵州仁怀 564501）

当前，白酒生产企业实验室物资采购过程中，企业采购部门与实验室部门的良性沟通越来越多，相关人员对采购法的理解越来越深，但实验室物资包括常规耗材、化学品、小型设备、精密仪器等，种类繁多、规格划分细碎、单品价值相差大，采购效率和管理效率有待提升。采购是企业经营管理过程中非常重要的环节，是公司战略决策中不可或缺的一部分，是公司各个相关部门都需要积极参与的一个综合性管理过程。

科技创新是白酒生产企业的快速、高质发展不可或缺的驱动力，在“十四五”及未来，传统白酒生产企业的创新发展依然是大趋势。科技创新工作离不开实验物资的有效供应保障，随着传统的白酒生产企业引进更多的先进技术，实验室使用的物资种类和数量也越来越多，在采购提出时人员难以对采购数量的合理性进行准确的把握，在传统白酒行业集中采购模式下怎样快速、合规、准确的采购，怎样实现快速的出入库库存管理，成为亟需解决的问题。

1 现状分析

1.1 实验室物资采购管理存在的问题

传统实验室物资管理模式主要分为统一采购、存储、按需申领的集中管理模式以及将采购权限下放到各个专业实验室，各自采购、独立管理的分散管理模式，也有采用现代化LIMS 管理系统的模式，但LIMS 的适用性需根据各企业情况调整，同时在采购端，LIMS 系统的管理流程需进一步延伸，搭建新的框架。在大型白酒生产企业，涉及实验室物资的部门主要有技术研发、质量检测、生产管理化验、动力管理、环保等部门，各部门研究的对象不同，所需的实验室物资种类和数量相差较大，审核需求专业性强。企业采购部门在实验物资管理过程中，很难实现完全的集中采购、管理，因此一般都是集中采购单位收集使用单位需求后实现部分集中采购与使用需求单位自行采购相结合方式，自行采购的方式要求每个实验室的实验员了解采购管理的业务流程，过程繁杂，不利于实验室工作的高效开展，需在自行采购和集中采购之间掌握较好的平衡。

1.2 实验物资可视化存在的问题

在大型的白酒生产企业，企业实验室分布点较多，物资的管理均由使用单位自行管理，导致实验室物资预算计划性薄弱，经费资源分配不合理，采购数量随意，存在一定资源浪费情况。由于无统一的实验室物资存储库，各单位的实验室物资库存管理不标准，存储点多，分布点散，管理难度较大。各专业实验室独立管理实验物资，无信息化系统或基于手机等便携式设备的识别系统，不能完整地记录耗材出入库以及使用情况，对实验物资的使用情况无法准确追踪，容易造成各实验室只管自己所需的实验物资，对于买了多少，用了多少，剩余多少并没有明确的记录，导致入库验收、出库记录不健全的情况。

2 实验室物资“一站式”管理系统设计探索

采购直接影响着企业的生产经营过程、企业效益，是构成企业竞争力的重要方面，起着非常重要的作用。随着现代科技的高速发展，各种信息系统在企业的生产发展过程中使用变得更加频繁。针对以上问题，提出构建基于二维码的一体化采购和物料管理系统，本系统是为了方便实验室物资的采购和物料管理而设计的，有利于提高采购实验员对实验物资情况的掌握，从而提高办事的效率和质量。本系统开发的主要目标是实现实验物资采购，过程管理的系统化、便捷化、清晰化、合理化、专业化。该系统组织机构主要分为需求部门、采购部门、使用部门、使用人员。

2.1 各个部门的用户分析

（1）需求部门即各实验室，主要职能是提出采购需求，进行入库、库存管理、使用管理等。用户包括实验室物资的管理员、采购员和使用员，实验室物资管理员负责本实验室的实验物资验收、入库、贮存、出库等工作，采购员负责本实验室实验物资采购需求的统计、审核、验收等工作，使用员为实验室物资使用人员，负责按照相关要求使用实验室物资。

（2）采购部门的用户包括采购员、管理员。主要职能是开展采购工作，系统后台维护管理等。采购员进一步审核需求的合理性，按照流程开展相关采购工作。管理员主要是负责在耗材管理系统后端维护系统并按照实验室需求优化系统。

2.2 系统拟实现的功能探讨

探索构建一体化的采购管理系统，在采购过程中，对各实验室提出采购需求数量的科学性和合理性进行初步审核，具体为自动逻辑计算过去三年的采购数量、现有的库存数量、本年度的使用数量、需求数量四个数据关系，进行自动审核，及时提示修改，减少人工审核的工作量，避免人为的误判，提高采购效率。在过程管理过程中，实验室物资到货时，通过系统生成唯一的二维码，实现实验室物资在各实验室的快速、精准入库、出库管理，实现实验物资管理的便捷化、清晰化、合理化、专业化。构建该系统拟实现以下功能。

2.2.1 采购需求端

各实验室通过系统扫二维码直接显示物料信息（或直接查询物料信息），录入预采购数量，点击审核，后台通过自动逻辑计算上一年度的采购数量、现有的库存数量、本年度的使用数量、需求数量四个数据关系进行自动审核，在合理区间显示审核通过，超出或低于合理区间提示进行核对，若无误需在备注栏填入具体理由后才能点击提交。针对新物资，可以手动添加实验物资相关信息及采购量的合理性说明，如需分析多少样品，每个样品需要该物资多少，共计需多少物资，在系统中实现新物资流程审核。如表1所示。

表1 采购需求功能设计

2.2.2 使用端

可实现查询信息、二维码打印、扫码入库、分类贮存、扫码出库、验收及供方评价，如表2所示。

表2 使用端功能设计

2.2.3 采购单位端

对需求合理的数据进行自动汇总统计，手动确认需求不合理的数据，查询信息，合同管理。如表3所示。

表3 采购单位端功能设计

2.2.4 供应商端

实现预算价报价，供应商自评价。见表4。

表4 供应商端功能设计

2.2.5 后台管理

数据库的维护管理，系统权限设置，实现合理的、高效率的管控，物料信息有条件的共享、严格的查看审批权限等。通过即时信息通知方式实现各相关部门协同跟进同一项目，领导在各工作环节实现高效的审批、审阅，通过物料库实施集中式管理，实现各类资源的有效共享。见表5。

表5 后台管理功能设计

2.2.6 库存管理

实现实时库存量统计、库存量警戒提醒，耗材有效日期管理，使用时先进先用原则提醒。

3 结论

基于传统白酒生产企业实验室物资采购、管理的现状，结合集中采购和LIMS管理经验和理念，通过该系统实现对实验室物资数据的收集，自动逻辑计算上一年度的采购数量、现有的库存数量、本年度的使用数量、需求数量4 个数据的关系，让采购人能够提出科学合理准确完整的采购需求，为后期的采购提供规范的基础，进一步规范采购流程，提高实验物资采购数量的合理性。

通过二维码的生成，实现扫码入库并分类贮存、扫码出库、扫码提出采购需求，供应商端的持续评价和改进，进一步的实现实验物资管理的便捷化、清晰化、专业化。该系统需兼容电脑端、手机端（手机端支持摄像头扫码），配置出入库固定扫码器及手持扫码器。

综上所述，实验室物资的采购和管理对白酒生产企业的实验室工作十分重要，直接影响到实验室工作的开展，以及实验室结果的可靠性和正确度，必须高度重视并规范其相关管理流程和方法。该系统的构建将有效解决传统白酒生产企业实验室物资采购时效性不足、先进性有待提升等问题，提高实验物资的使用效率，促进实验室水平的提升，对促进集中采购改革产生重要意义。