文/张佳媚

并非所有国家档案馆档案业务均适宜外包，有必要界定档案业务外包边界，保障档案安全。徐拥军教授提出档案服务外包指某机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，通过市场，以合同方式委托其他机构进行管理的行为。路江曼指出若缺乏专门的法律法规，仅靠职业道德和市场调节来保障档案中介机构的服务安全，机构本身与客户都将面临风险，强调了外包过程中法律法规的重要性。法律边界是档案业务外包边界的内容之一，档案业务外包工作不可逾越法律边界。

1 档案业务外包法律边界的内容

1.1 档案工作法律

法律是指国家立法机关制定，由国家强制力保证实施，以规定当事人权利和义务为内容，对全体社会成员、组织团体具有普遍约束力的行为规则。国家档案馆与外包公司的档案业务外包行为必须遵守档案工作法律规定，二者之间必须以法律为前提建立档案业务外包关系，严格按照相关法律规定行使档案权利和履行档案义务。这些法律包括档案专门法律《中华人民共和国档案法》，也包括如《中华人民共和国保守国家秘密法》等其他法律，国家档案馆应在法律边界内进行档案业务外包工作。

1.2 档案法规条例

根据国家档案局档案政策法规库统计，目前国家档案局单独制发或与相关部委联合制发的档案行政法规有3条；部门规章35条；规范性文件13条；地方性法规67条。此外，全国各省市结合本地区实际制定了相应的档案管理办法、条例。笔者浏览我国（除台湾省、香港特别行政区、澳门特别行政区外）各省市档案信息网，将检索到的档案业务外包法规条例整理成表格1。检索结果显示，截止到2019年6月，除海南省、山西省、安徽省、广西壮族自治区4个省份尚无内容涉及档案业务外包的法规外，其余各省市均有颁布。为我国档案业务外包确定法律边界提供制度基础。

表格1：我国省/自治区/直辖市/地级市档案业务外包专门法规条例

1.3 档案工作标准

档案工作标准是为档案工作中具有重复性的对象、概念而制定的各种规范性标准的总称，是档案工作共同遵循的准则、依据。档案工作标准的具体表现形式是由各行业权威机构批准形成的，在档案工作范围内必须执行的一系列规格、规则与技术性要求等规范性文件。档案工作标准为档案业务外包工作提供统一、规范的操作。笔者根据国家档案局网站的档案行业标准数据库整理出我国档案业务外包相关标准如下表格2所示。其中，2018年1月1日正式实施的《档案服务外包工作规范》和《档案保管外包服务管理规范》，明确了档案外包法律主体、外包规范、工作流程等，国家档案馆开展档案业务外包工作有了专门的参考标准。

表格2：我国档案业务外包相关标准统计表

2 档案业务外包法律边界的界定标准

界定法律边界要在充分掌握档案外包工作相关档案法律、法规、标准的内容基础上进行。国家档案馆可以从档案业务外包行为的合法性、外包公司资历资质的合法性、档案业务外包程序的合法性三个方面去构建法律边界的界定标准，具体如图1所示：

图1：档案业务外包法律边界的界定标准

2.1 档案业务外包行为

档案业务外包行为是指档案馆将本应由自身完成的档案工作通过签订协议、合同等方式交由第三方完成的一系列管理活动。档案业务外包行为主体包括国家档案馆和档案外包服务公司。一方面，档案馆开展档案业务外包行为应在法律边界内。这需要国家档案馆充分掌握已有的档案业务外包工作相关法律、法规条例、标准规范等，参照相关法律要求开展外包工作，审度档案馆实施外包的档案业务内容是否合乎法律法规的规定要求，法律若有禁止则不可为之。另一方面，档案外包公司从事档案业务外包的行为应在法律边界内。依法注册成立的档案外包公司必须严格按照工商部门核准的业务范围从事档案服务工作，依法设立的档案外包公司才有资格承接国家档案馆外包的档案业务。

2.2 外包公司资质资历

外包公司是承担档案馆业务外包工作的主体，是判断国家档案馆开展档案业务外包活动是否在法律边界内进行的重要标准。可从以下几方面考察档案外包公司的资质资历：一是法定运营情况。档案外包公司必须依法注册成立，具有工商管理部门核准发放的营业执照并且业务经营范围包括档案业务工作类，税收缴纳记录良好。从事涉及国家重要档案信息外包工作的企业法人应为中国境内注册并且档案外包工作人员需为中国境内公民，企业在业界内信誉良好。二是法定保密资质。只有具备保密资质且企业年检、资质年度审查合格的档案外包公司方可成为国家档案馆开展档案业务外包工作的合作对象。三是外包工作人员。外包公司工作人员应具备基本的档案专业知识和技术能力，取得由档案行政部门颁发的从业培训证书或从业资格证书。四是企业档案工作制度制定情况。成熟的具有一定规模的档案外包公司通常会根据档案服务情况，制定并执行成熟的档案业务外包工作管理方法和业务流程。

2.3 档案业务外包程序

档案馆业务外包程序包括以下五个环节：规划与审批、承包方的筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进，各环节环环相扣，构成完整的档案业务外包程序体系。

2.3.1 规划与审批环节。档案馆应根据实际制定档案外包工作规划，得到档案行政管理部门的授权与审批，根据相关法律法规鉴定档案的价值与密级，法律规定不得外包的档案不可列入档案业务外包范围。

2.3.2 承包方的筛选与确定环节。根据国家服务采购管理的相关规定、档案业务外包工作规划和相关规章制度，通过公开招标等合乎规范的方式选定档案外包承包方。

2.3.3 合同签订环节。档案外包合同的签订应手续齐备，合同内容全面，符合国家法律法规的要求，国家档案馆与外包服务公司应签订书面合同，正式形成委托与被委托的法律关系。

2.3.4 合同执行与监督环节。根据相关标准对合同执行情况进行全过程监督，及时纠正档案业务外包过程中的异常情况，确保合同内容落实实施。

2.3.5 评估与改进环节。国家档案馆应当建立科学的外包服务质量评估标准，用以评价档案外包公司的服务质量，根据评价结果对档案业务外包工作中存在的问题进行修正，对外包工作进行持续改进与完善。

3 档案业务外包法律边界的界定方法

界定法律边界是确保档案业务外包过程中档案安全、保障档案馆合法权益的有效途径。法律边界的界定应全面掌握相关法律法规，在此基础上根据界定标准评估开展外包工作的合法性，最后根据评估结果确定外包方案并持续完善相关法律体系，具体如图2所示：

图2：档案业务外包法律边界界定流程图

3.1 掌握档案业务外包相关法律法规

界定档案业务外包法律边界首先要掌握档案外包过程中适用的法律法规，包括档案法律、国家与地方层面制定的法规、地方条例、部门规章制度、国家标准、行业标准和指导性意见文件等。首先，可通过国家各级各类档案馆网站、政府信息公开网站进行网络调研，或向兄弟部门咨询，获取最新的档案业务外包法律法规和标准规范。其次，对获取的档案外包相关法律法规的内容进行详细了解与分析，结合本馆档案外包实际需求寻找相关法律支撑，判断本馆实施外包的档案内容与范围是否存在不符合法律规定的情况，采取相应措施遵守档案外包工作相关法律法规和标准规范。最后，结合所掌握的档案法律法规，根据本地区、本部门档案外包工作实际情况制定完善相应规章制度，为档案外包工作提供具体的方案指导。

3.2 评估档案业务外包工作合法性

3.2.1 评估国家档案馆开展档案业务外包行为是否符合相关规定。确定其符合外包的规范要求后，审核外包服务公司法定业务经营范围是否包括本馆档案业务外包的范畴，评估其承接档案外包工作的合法性。

3.2.2 评估外包公司资质资历。对其运营情况、保密资质、外包工作人员和企业档案工作制度等进行综合考察，确保合作对象安全可靠。

3.2.3 评估档案业务外包程序。确保规划审批、承包方筛选、合同签订、执行监督与评估改进五个环节均符合相关法律法规和标准规范，保证档案业务外包程序各环节在法律边界内进行。

3.3 完善档案业务外包法规标准

在档案外包服务行业加速发展的同时，我国档案业务外包法规标准较为落后，相关制度、规范与标准尚不成熟，呈现变化发展的状态。国家档案馆实施档案业务外包，要适应相关法律法规不断完善的动态性、档案业务外包工作自身和外部环境的动态性。因此，需要树立全局动态观，重视档案业务外包相关法律标准的适用性，关注档案外包过程中“无法可依，无章可循”的问题，根据实际情况完善相关规范和标准，确保其与时俱进，实现档案业务外包工作法律法规“制订—实施—完善”的良性循环，不断完善相关法律体系，以法治实现外包工作的安全可控，确保档案业务外包工作不逾越法律边界。

4 结语

法律边界的界定为档案业务外包顺利开展，为国家档案馆开展档案业务外包范围和内容的甄选，外包服务方的筛选、外包过程监管和外包服务质量的控制提供了制度保障。国家档案馆开展档案业务外包工作应根据法律的内容，按照法律界定标准进行综合评估以确定外包方案，确保外包工作在法律边界内进行。