秦珍

摘 要：目前，我国高校档案信息资源利用不足，资源管理工作意识薄弱，需要加强研究智慧校园建设背景下高校档案信息资源管理方法。通过分析高校档案信息资源管理现状，发现档案专职人员稀缺，部分高校仅有一名档案专职人员，还有的高校档案信息资源管理标准不统一、档案工作人员专业能力不足，导致档案编研工作无法推进。基于智慧校园建设背景，建立规范的档案信息资源管理体系，完善高校档案信息资源管理模式，融合校园网络新思维与档案管理，制定统一的档案管理标准，提出高校档案信息资源管理方法，为高校有效开展档案信息资源管理工作提供合理建议。

关键词：智慧校园;档案信息资源管理;互联网新思维;数字化管理

档案是维持社会秩序稳定的基石，保障档案信息资源利用有利于社会发展进步。智慧校园建设就是基于互联网，充分融合教学、校园文化及各项活动，建设学校内生活与学习一体化环境。智慧校园建设需要以系统为载体，同时需要遵循稳定性和典型性原则。高校档案信息资源有着巨大的可利用潜力和开发空间，聚集高校内教师及学生的劳动成果，其价值潜力不可估量，也是推动社会进步发展不能忽视的信息资源。档案信息资源要全方位为人们提供服务，不能只服务于少数人员，同时高校档案信息资源管理部门也应积极参与学校管理建设。但目前来看，我国高校档案专职人员稀缺，档案工作人员普遍专业能力不足，无法对档案资源价值进行有效鉴定工作，也无法对档案信息资源形成有效管理。在工作流程上，档案工作人员还在使用传统的工作模式，创新程度不够，仅保证档案的存档录入查询等，导致档案的其他附加价值无法被挖掘。针对以上问题，应加强研究智慧校园建设背景下高校档案信息资源管理方法，为高校有效开展档案信息资源管理工作提供合理建议。

一、智慧校园建设对档案信息资源管理工作提出新要求

信息化建设是智慧校园建设的一个重要组成部分，其主要体现在：优质教学、科研等方面数字化资源的建设，并借助智慧校园平台，实现师生共享。档案部门负责管理高校的全部档案资料，而高校图书馆的智能化建设，需要档案部门提供数据和服务，尤其是教学平台的建设。新时期的智慧校园应重视学生的全面素质教育，并以其平台构建和运用来实现文化的继承和创新。同时，还要为档案工作者提供专业的档案知识服务，使档案内容的合理设计让学生能够接受，以达到教育与教学的培养目的。同时，档案部门要对智慧校园建设的全过程进行追踪，并对采集到的数据进行分析，为智慧校园的持续改进与优化提供决策参考。

二、高校档案信息资源管理现状

目前，我国各地区的高校在档案信息资源管理方面都在进行资源整合，由于存在档案专职人员稀缺问题，对档案信息资源管理工作安排不到位，无法符合智慧校园建设要求。根据所查询的资料显示，对武汉市100所高校进行调查，发现其中42所高校内仅有一名档案专职人员，并且在这些档案专职人员中，档案专业人员仅占极小部分。档案信息资源管理工作还受到多方面影响，如机制、体系和管理模式等方面，导致学校档案信息资源管理工作内容不明确，只有收集存储和查询，对信息资源的利用率不足。

在档案专业人员稀缺的前提下，工作人员欠缺业务能力和专业技能，无法对档案资源价值进行有效鉴定工作，也无法对档案信息资源形成有效管理，学校内的档案信息资源管理工作也只能维持基础需求。档案具有可挖掘的价值及历史价值，当档案中的个人信息需要与档案的可挖掘价值保持一致时，档案的价值就可以被挖掘，但由于缺乏檔案专业人员，这一工作内容就无法被严格执行。由此可见，我国高校内的档案信息资源管理现状堪忧。

三、高校档案信息资源管理存在的问题

档案是社会秩序稳定的基石，每个人都是档案信息的使用者。当前，我国高校档案信息资源管理还存在着多种问题，人们对档案的认识不足，导致档案信息资源浪费。

第一，推进编研工作准备不足，无法有效利用档案信息资源。档案专职人员对自身的工作价值认知不足，对于档案编研工作不在乎及工作意识薄弱，对编研成果可能会产生的效益有所忽视。而且档案的工作人员工作思路停滞，只保持存档查档的工作内容，高校内应建立对档案工作人员的考核体系，加强档案工作人员的工作思路。

第二，档案工作人员专业能力不足，缺乏思路创新，跟不上时代的改革变化。档案信息资源管理人员在工作理念中思维停滞，不能根据时代转变思维方式，创新意识薄弱，在档案工作中难以发挥作用，在智慧校园建设背景下无法创新改革，对于档案部门参与智慧校园产生了制约。虽然已经进入互联网新思维时代，但档案的传播途径还处于传统样式，档案工作人员也还在使用传统工作模式，档案信息资源的知识无法让大众熟知，这也是档案信息资源管理存在的重要问题之一。

第三，档案资源管理队伍建设存在不足之处，档案专职人员稀缺。从上文的高校档案信息资源管理现状中也可以看出，档案专职人员在高校内极度缺乏，现有档案工作人员缺乏专业知识，只能做基础性的档案工作，档案的其他附加价值无法被挖掘。拥有工作能力的档案专职人员缺失，导致档案人才队伍建设无法稳定，有效开展档案信息资源管理工作就会遇到掣肘。

四、智慧校园建设背景下高校档案信息资源管理方法

1.建立规范档案信息资源管理体系

目前，我国高校内档案信息资源管理工作人员职责不明确，对于档案工作的推动力度也欠缺。基于智慧校园建设背景，档案部门不应只是档案的查询与保管，应在学校人才培养、文化传承和管理等方面提供支持，因此需建立规范的档案信息资源管理体系。

第一，学校需要加强建设特色档案信息资源。建设特色学科是我国特色水平院校申报是否成功的重点之一，建设特色档案信息资源对特色学科信息进行搜集整理并完善，提高档案工作对学校管理的参与度，并提供帮助，创造档案工作价值。对学校组织的大型活动建立特色档案资源，提高学校文化底蕴。建立学校特色发展档案，如校友近况和学校发展史等，可以提高学校社会影响力，也可以积极地推动学校特色学科建设。05DE1958-3D51-4561-9DA1-49ED650796C5

第二，是广泛收集档案信息资源并保证其完整性。很多学校在收集档案信息资源时过于注重结果，但信息资源提取的过程才最为宝贵，对于档案反复修改的过程才是宝贵的经验，也要完整保存。基于智慧校园建设，运用互联网新思维，利用互联网上各类型平台有利于学校各项工作开展，进行信息收集。

第三，是对档案信息资源进行规范管理。统一档案格式，建立数字化档案，完成标准化的档案资源数据库建设，与智慧校园系统相结合，让学生可以从智慧校园系统中查询想要的信息。

第四，共享档案信息资源。在智慧校园的建设背景下，使用大数据技术，通过两者相兼容的系统实现档案信息资源共享，为高校内学生提供所需查询的信息资源，使档案信息查询变得简单、方便，同时也可以对信息资源进行针对性的收集，并且向各高校提供积极向上的校园文化。共享信息资源建设，各大高校内互通有无，对我国提高教育质量有着重要作用。

2.完善高校档案信息资源管理模式

基于智慧校园建设背景，需要提升档案信息资源管理的有效性，完成信息资源共享功能，因此需要建立数字化档案信息资源管理模式。概括来讲，就是各大高校之间软件系统要互通，对于信息资源及时更新，每个高校档案信息资源管理部门间应保持即时联系状态。通过应用先进的信息技术，建立档案信息资源管理系统共享功能。此模式应以打破高校内传统的档案信息资源管理，保持高校间优势资源互补，共同分享优秀的档案信息资源。全面完善高校档案信息资源管理模式的创新，为信息资源管理提供可靠手段。

第一，應解决信息检索的效率问题，对于档案信息目录实行数字化管理模式，信息检索数字化目录需要妥善预备。

第二，连接各大高校档案信息资源管理数据库，同时连接储存数据库，并且需要数字化管理高校档案信息资源。

第三，数字化处理档案信息资源相关内容，扫描原始文件并进行分析处理，数字化分析档案信息类别并归类，在之后的检索以及档案信息的编研中都可以提供方便。

第四，应建立高校档案信息资源管理反馈机制和用户反馈机制，通过档案工作人员和大众的意见建议反馈，对管理模式进行改进完善，使档案管理的实效性、发展性以及针对性得到提高。将高校档案信息资源管理中的存储、查询、整合以及编研等各项职能综合一起，形成专门的一体化机构中心，为人们提供全方位的便利服务。

3.融合校园网络新思维与档案管理

在智慧校园建设的背景下，应用互联网新思维有效进行档案管理工作，提高档案信息资源管理工作的有效性。运用互联网新思维，变革档案信息资源的利用方式，增加档案信息资源收集途径和宣传方案。微信小程序、各大短视频平台、各类新闻网站等都具有关键词搜索功能，在互联网中收集档案信息资源也是一种革新方式。互联网有着传播速度快的特点，可在宣传中建立档案资源管理官方账号，实时更新管理方案，在不同方面参与学校管理。

基于智慧校园建设，一方面将网络新思维与档案管理相融合，智慧校园平台上建立档案信息的查询接收功能，使学生教师在工作生活上更加方便。

另一方面档案信息资源管理部门也可以通过网络，发布互动性的文章，对宝贵的历史资料进行有趣风格的撰写，宣传档案知识。校园网络新思维与档案管理相融合，还能够提升各大高校自身良好发展，发挥档案信息资源隐藏价值，也能够满足广大师生的知情权。因此，融合校园网络新思维与档案信息资源管理工作是当今互联网时代所需要的。

4.制定统一的档案管理标准

档案信息资源管理工作服务于建设校园文化、建设特色学科等学校内各项工作。但目前高校档案管理工作没有统一的管理标准，总体任务安排模糊，档案部门工作职能不明确，在进行工作时仅是存储、归档，因此应制定统一档案管理标准，明确档案工作人员的工作任务。基于智慧校园建设背景下，推进档案信息资源管理工作，为档案专业人员提供创新机会。从四个角度出发，制定统一的档案管理标准。

第一，从业务管理角度来看，制定归档标准。例如，资产、校园文化、科研成果、校内基础建设、特色学科以及文书等档案的归档标准，并依靠大数据进行数据备份和对其进行数字化加工存档。

第二，从管理权限来看，要建立审批手续标准以及明确档案的使用权限。也就是说，高校内需明确档案工作人员管理职能，档案工作人员需严格按照管理标准执行，并对档案进行维护，出现问题需及时报告。

第三，从使用权限上来看，是建立信息资源使用标准。建立信息资源使用标准不仅要体现在人工服务方面，也要体现在档案信息资源共享，因此需要保持高校档案信息资源的及时同步。

第四，从信息安全上来看，采取实时监控资源库，建立档案信息资源安全保证制度。档案资源是社会进步的基础力量，资源库的安全尤其重要，档案管理人员需有过硬的心理素质及技术能力，保证数据资源系统不出现问题。

基于以上四点，高校内还需制定其他标准，如对涉密档案制定相应的管理准则，涉密档案顾名思义不可以随意查看，所以制定查看准则必不可少。对档案信息资源进行电子化归档录入，也是档案管理的一种保障手段。高校应规范档案信息资源管理工作流程，实现一体化工作流程，出台统一标准的管理制度来统筹规划，进一步推进智慧校园建设。

五、结语

为了挖掘档案信息资源的附加价值，本文从高校档案信息资源管理现状开始分析，基于智慧校园建设背景，研究高校档案信息资源管理的有效手段。但本次研究对于实际结合不足，实际操作起来还存在一定困难，导致本次研究还存在一定的局限性，今后应结合实际进一步展开研究分析，为高校有效开展档案信息资源管理工作提供合理建议。

参考文献：

[1]黄 艳，周洪宇，郝晓雯等.教育强国视角下智慧校园建设评价指标体系研究[J].现代教育管理，2021

[2]薛枝梅，郝晓芳，李国林.“互联网+”背景下河北省中小学智慧校园建设现状研究[J].科技风，2021

[3]刘 昕.“数字校园”向“智慧校园”转型中的问题与发展方向[J].科技经济导刊，2021

[4]何艳红.“互联网+”背景下高校档案资源跨媒体知识服务研究[J].档案天地，2021

[5]白 丽.基于大数据参与的高校档案信息资源开发利用探讨[J].城建档案，2020

[6]张根水.面向智慧校园建设的高校档案信息资源管理研究[J].兰台内外，2020

[7]李 莹.利用高校毕业生档案信息资源提升就业服务质量研究[J].黑龙江档案，2020

[8]祝鑫一，刘明珠.“互联网+”背景下高校档案信息资源管理研究——以东北大学档案馆为例[J].城建档案，2020

[9]米 荃.浅析高校档案信息资源的开发与利用[J].信息记录材料，2019

[10]廖洁倩.基于知识管理的高校档案信息资源开发利用及知识服务研究[J].中国信息技术教育，2014

[11]关曼苓，郎艳丽.新形势下高校档案信息系统建设与管理研究[J].哈尔滨职业技术学院学报，2019

（作者单位：晋中职业技术学院）05DE1958-3D51-4561-9DA1-49ED650796C5