赵贵娜

（兰州市烈士陵园，甘肃 兰州 730000）

1 档案管理的重要性

事业单位作为我国社会公共管理的关键服务机构，在社会经济现代化发展的不同阶段，其需要承担的职责也在日益变化。对于事业单位在新时期的服务管理体系的建设要求来看，改革档案管理的工作途径，能够完善事业单位内部控制管理机制，且通过互联网平台能够使数据资源整合得到提高，也可以为下一阶段事业单位的决策发展提供有利支持。处于新时期的互联网时代，事业单位需要立足实际，档案信息管理技术进行积极探索，使能够科学合理的提升档案其应用价值。

1.1 有助于全面加快建设成功社会

目前，我国社会经济发展迅速，信息技术的应用已经普遍化。由于各个领域都发生了巨大的变化，所以，当前如何在经济、政治、文化等信息整合环境下存储好正确的信息，是事业单位档案管理面临的一个重要挑战。此外，事业单位作为我国财政拨款的关键社会组织，具有创新的理念以及管理途径，可以促进全面建设小康社会，适当资源总量得到充分利用，利用率被进一步提高，使职能部门的作用发挥得更好，才能够更好地服务政府以及社会[1]。

1.2 为进一步推动小康社会

社会的发展不能脱离档案管理的不断完善。我国经济正处于全面系统建设小康社会主义时期。档案信息管理在社会新时代的发展空间非常广阔。完善的档案管理系统能够预防档案信息的失真以及丢失，有效避免档案流失和信息失真，进一步推动建设小康社会、促进社会发展。

2 档案管理工作面临的问题

2.1 整体的资料管理系统不完善

从目前的发展情况看，多数的事业单位其相关的档案管理工作都没有遵循完整的制度体系。一些事业单位甚至缺乏专业独立的存储档案的资料室，更加没有专派人员进一步加强档案资源管理工作。普遍是有一些人员兼职负责档案的收集以及管理还有保存工作，其还要负责其他方面的工作，促使没有非常负责的进行档案管理，出现失误的概率很高，所以，档案相关数据的存储质量有限，也大程度上影响了档案管理的效率，因此，需要事业单位内部安排专员对重要的档案信息进行精细整理并存储，需要借助网络逐渐不断地对资料室进行管理完善，定期对管理人员进行培训，才能够很大程度上提高档案管理的质量以及效率[2]。

2.2 信息化程度偏低

虽然我们现在中国互联网信息技术发展得越来越快，高新科学技术被应用到日常学习生活和工作过程当中，但是有些事业单位并没有摒弃传统的工作分析方法，还是坚持用纸质档案，这种情况下，需要相关人员每天进行收集整理，还需要保存大量的纸质资料，从而消耗了大量的时间以及人力，也会在一定程度上浪费资金。由于时间不断推移，在纸质档案越来越多的情况下，相关人员的工作量会随着增加，那么工作效率也会越来越低，所以在信息化时代，通过数据的信息化管理能够使传统繁琐的档案管理工作变得便利，因此还没有摒弃传统管理方式的事业单位需要积极地利用数据化管理模式进行档案管理，才能够跟随社会的发展走可持续道发展道路[3]。

2.3 档案资料查询效率偏低

随着社会科学管理技术的日益发展和网络信息技术的不断提高，事业单位必须要紧跟时代发展的步伐，多运用高科技网络技术。在事业单位进行档案管理时，虽然已经通过网络设备对答案进行了个别环节管理，但是往往答案的查询方式还是没有变更，所以会出现当一些人员需要查询重要资料的过程中发现并没有更新查询检索方式，促使进行资料查询的效率较低，若想使查询资料的速度有所提高，需要相关人员不断地对编目技术进行更新，若是编目技术与查询技术无法达到一致，那么会妨碍后期的查询工作。

3 网络时代完善事业单位档案管理工作的措施

3.1 完善事业单位档案管理制度

想要进一步对事业单位档案信息管理制度体系进行完善，就需要相关人员不断的加强档案资源管理，结合有利的整改措施以及政策，进行档案管理以及检查，通过科学的硬件以及软件进行充足的准备工作。需要事业单位多加运用高科技信息技术，管理人员对档案管理加强提高，使档案管理系统的建立能够以信息化为主体，使后期相关人员在获取档案信息以及下载传输的过程都是便利的，且效率高。档案材料的收集、整理、归档过程中，必须要把纸质的档案及时进行信息化存储，且为了预防丢失，要备份好档案信息。

3.2 建立新型档案管理模式，实现精细化管理

由于互联网的不断更新，显示出陈旧的档案管理工作方式已无法跟上时代的变化，因此，需要单位内部的相关人员根据单位实际需要，对存储档案的方式不断的进行探讨，接受全新的信息存储方式，通过适宜的管理软件快速的协助管理人员准确的把档案数据存储到电脑数据库中。利用AOS 把所需文件从接入网中进行正确分离，且把准确的数据发送到指定的站点，是可以供需要的人进行资料访问文件，这样可以在很大程度上节省相关人员进行查阅的同时，档案管理的人员必须要重视网络安全问题，预防档案信息被窃取，对所有信息及时进行验证、分析、评价、更新，使能够精细化的进行精细化管理，使信息的利用率被大大提高。在信息监测信息以及预警方面，需要制定业务流程以及标准化，才能够使更加精准的掌握档案数据，使用动态记分卡分析cada 管理板，使无论是办公版还是通信版的工作都能够顺利完成，便利的进行工作[4]。

3.3 加强档案信息安全管理

因为档案信息系统安全风险管理属于系统化工作，必须要确保档案管理的安全性，才能够使档案管理的效率得到提高，同时，必须要需结合事业单位实际发展情况，把档案存储正确，并做好必要的信息安全防护。

（1）对基础硬件设施进行管理。对于硬件等基础设施的保护，需要针对不确定因素及时更新保护设备。对于档案的管理来说，面临的四个基本问题是防潮、防蛀，防火、以及防水。应合理有效配置人力资源，需要配备防火、防潮以及避雷等设备，对防盗设施进行完善，使库房外部的绿化率得到提升，使档案信息存储工作的时间可以得到延长。及时检查档案信息和材料存储设备的状态，相关人员要对风险进行定期评估，若有问题产生必须要及时进行解决。由专人进行负责，定期对摄像机、打印机、计算机、音视频、扫描仪以及录音设施等，信息输入输出设备的实际运行情况以及潜在的风险进行检查。必须要通过符合实际情况的存储介质存储档案，才能够确保档案信息的安全性。目前我国档案信息化多为扫描件、照片以及音视频资料等，所以，档案资源管理工作人员在实际中可根据不同单位存储信息的不同质量要求选择适宜存储设备，使档案管理的设备得到提升。

（2）提高技术安全防护水平。虽然信息技术的快速发展提高了档案信息管理的效率，但仍有必要合理利用信息技术，加强档案信息的存储、传输和使用的安全性。如实行内外网并行操作机制，对不同安全要求的操作网络实行物理隔离模式，使数据交换系统能够在丰富的网络连接功能以及安全的传输环境下进行工作实施。使能够最大限度保证内外部网络信息的安全性。另外，进行内外网隔离可以结合单位实际安全技术要求，对每台计算机系统工作的实际能力范围以及传输方向，采取灵活的管理。例如可直接禁止安全系数想对较低的电脑对具有高密集工作的服务平台进行访问，使能够一定程度上把网络的运行环境进行良好优化，还可以建立与互联网隔离且内部运作的档案信息网站，让网站的建设更加专业化。防火墙技术其是文件信息管理的一种常用技术，该技术是可以控制网络安全，还可以对所有进出的网络信息数据进行过滤查，提高整体安全防范水平。同时，其网络防火墙技术也可作为一个网络访问检查者，防火墙能够记录下所有单位在网络进行访问的行为，只有符合网络环境安全的访问才能够通过，必须要对网络行为进行规范的同时，再进一步加强信息保护。例如，加密模式可以与角色访问控制进行紧密结合，并且可以在传输档案信息时设置加密，使得只有在获得相应的密码之后才能释放传输信息。降低传输过程中信息载体丢失造成的信息安全风险。设置密码还可以限制对信息的访问，例如，文件用户只能查阅密码授权范围内的文件信息。所谓角色访问内部控制即基于对岗位分工细化的前题下，档案信息资源管理系统需要根据单位不同职能权责角色，设置个性化的方案权限。系统为每个角色分配详细的职责和权限，当分工发生变化时，系统可进行角色变更和权限调整，使档案管理更加灵活方便，提高档案管理水平[5]。

3.4 构建一个完善的信息数据库，提高信息资源的利用效率

档案信息管理平台的建立，使得档案管理系统在不断处理和收集的基础上更加完善。同时，为了档案管理可以为事业单位进行更好的服务，相关人员要进行档案更新，根据单位实际发展情况和实际生活需求对数据库不断的进行更新。而且，管理员必须对纸质的文件进行检查、登记和分类，并科学进行服务窗口设置，给相关使用人员提供便利。例如，可以通过基于外部电子政务网络的网络方式对数据效率进行提升，促进单位有关信息平台所有资源的整合，使数据的有效性更强。

3.5 打造综合素质过硬的档案管理团队

在“互联网+”时代下信息技术资源的获取已经无法成为制约我国经济发展的桎梏，行业、单位间存在的差距普遍是因为人力资源的短缺，因此，需要打造综合素质过硬的档案管理团队，对于事业单位来说，想要优化好档案管理的工作，不但需要资金的支持更加需要人力的支持。所以，在“互联网+”时代，建立一个综合素质强的档案管理团队才能够从根本上对档案管理工作进行优化。在实践中，要尽量培养档案管理人员的专业能力，使缺少信息化专业的档案管理人员能够在“专业性”上得到有效补偿。另外，加强档案管理人员的道德素质培养，激励相关管理人员从思想上有荣誉感和使命感，以档案管理岗位为荣。除了专业发展能力、道德素养方面的培训外，现代事业单位信息网络技术的培养需要分层进行，经验丰富的老职工要多帮助经验少的新职工进行专业培训，具有创新技术的新员工可以帮助老职工进行理念转变，只有所有的员工相互合作才能够灵活的运用核制度，定期进行考核调动职工的积极性，并在考核制度的基础上建立奖励制度，对被授予职称的职工的年度、月度考核和日常工作表现等进行奖励[6]。

4 结语

总之，在目前网络化社会新时代，事业单位必须要对内部的档案存储进行信息化管理，通过计算机信息化数据文件管理模式代替纸质文件管理模式，能够使档案文件管理的实际工作实施速度快，引入更先进的技术和高端设备，提高实际工作效率。对于事业单位其在新时期的服务管理体系的建设要求来看，改革档案管理的工作途径，能够完善事业单位内部控制管理机制，且通过互联网平台能够使数据资源整合得到提高，也可以为下一阶段事业单位的机遇决策发展提供有利支持。处于新时期的互联网时代，事业单位需要立足实际，档案信息管理技术进行积极探索，使能够科学合理的提升档案其应用价值。