姜玲

摘 要：档案资源是基层单位提高服务质量及深化改革的有利条件之一，只有档案资源充足且系统全面，才能在基层单位日常运营管理中发挥作用。当前有些基层单位档案管理存在监督不及时、方法较单一等问题，不利于把档案资源转变为基层单位发展与改革的动力，如何提高档案管理工作质量成为有关单位需要积极解决的问题。本文通过探析基层单位档案规范化管理工作良策，以期为提升基层单位档案管理水平提供参考。

关键词：规范化;基层单位;档案管理;明确职责

一、基层单位档案规范化管理的价值

其一，改变档案资料管理混乱的局面，确保电子档案及纸质档案相对应，同时档案资源持续扩充且在各部门充分利用，如采购部门、人力资源管理等部门;其二，通过规范化管理消除单位档案搜集、整理、存储、销毁等工作盲区与矛盾，理顺工作思路，提高工作效率，为深入挖掘档案资源内在价值给予支持;其三，保障基层单位档案管理工作与深化改革战略相匹配，依托规范化管理框架引入新思想、新技术、新标准，使单位档案管理工作与时俱进。基于此，为提高基层单位档案管理工作的有效性，探析规范化管理策略显得尤为重要。

二、基层单位档案管理规范化工作要点

1.档案收集完整

基层单位档案材料来源复杂，具有分散性、广泛性及多维性等特点，全面、系统地收集档案是浓缩相关内容并展现基层单位各岗位工作全貌的关键，为基层单位了解各部门、各项目、各环节提供依据。因此，基层单位在规范化管理档案的过程中须划定收集归档范围，明确收集档案的目的，采取先进制度与方法，如横向收集与纵向收集联动、外部收集与内部收集同步等，实现获取完整档案资料的规范化管理目标。

2.档案鉴别准确

鉴别是确保基层单位收集档案精炼、完整、真切、实用的要点，为相关档案助力宏观决策、微观监管给予支持，使基层单位管理决策能有据可依。这就需要单位针对档案加强鉴别，反映本单位营运实况，在档案鉴别中推行实事求是原则，做到舍之有据、取之合理、去伪存真，通过看、辨、筛、查、审，确保基层單位档案内容精准无误、真实可靠、材料精炼、全面系统、手续齐全，使档案更利于基层单位综合管理及深入改革，凸显档案管理规范化的工作价值。

3.档案整理有序

档案规范化整理指的是在搜集与鉴别材料的同时以部门、项目、个人等要素为单位加工成卷，确保基层单位能随时调取档案并解决现实问题，如基建、效益分配、风险防控等。在档案整理具有条理化及系统化的同时准确分类、目录清晰、编排有序、整齐装订，要将归类视为档案规范化整理的关键，坚持推行标准统一、性质判断的原则，使基层单位档案管理更加规范高效。

4.档案保管安全

基层单位档案管理需建立在保密、稳妥、便捷的前提下，档案规范化管理更需要树立安全保管意识，依照档案法及单位规定行事，根据具体要求采取措施科学、安全的存放档案，使档案能得到有效保护。在档案规范化安全保管过程中需推行分级管理及集中统一原则，做好基础工作，优化保管条件，尤其要将规范化管理、信息化管理融合在一起，不仅能保障基层单位档案安全，还可提高规范化档案安全管理工作效率。

5.档案利用方便

规范化管理档案须坚持效益为先，若规范化档案管理工作存在效率低、阻力大、资料调取不便等问题，则说明相关工作举措不可取，不利于档案资源转变为基层单位综合管理的有利条件。基于此，基层单位档案规范化管理需注重高效便捷，为人力资源、财务管理、采购等部门服务，增强档案管理的业务性及针对性，编制管理专题，依托档案提供信息推送服务、联机检索等服务，使基层单位档案规范化管理工作的效果更优。

三、基层单位档案管理规范化工作原则

1.职责明确原则

基层单位档案管理规范化工作建立在《档案法实施办法》等法规深入推行的基础上，提高基层单位依法履职的自觉性。将基层单位档案工作划入议事日程，围绕规范化管理目标定期开会，在会上解决规范化档案管理实际问题，同时安排管理任务，从“用”“收”“鉴”等方面出发提出要求，确保基层单位各部门能与档案室根据要求维系和谐关系，完成日常档案规范化管理工作，保障各岗位肩负档案规范化工作职责，能学习法规，严格遵照单位档案工作标准行事，履行整理、收集、统计、鉴定、编目及研究等职责，还须做好防高温、防潮、防尘、防火、防光等安全管理工作，更新管理观念，紧跟规范化管理体系发展步伐，掌握专业技能，提升档案管理规范化水平。

2.有据可依原则

规范化管理能避免出现管理局面混乱的现象，使管理井井有条，工作思路清晰明确，推动管理活动持续发展。制定良性管理制度可从源头消除档案规范化管理矛盾，明确归档范围，提出管理要求，使档案管理规范化及针对性更强。例如，基层单位档案管理制度可将重大活动文件、电子文件、音像文件、会计文件、科技文件、专业文件及其他形式的文件为抓手制定与推行，由各科室负责归档整理，按照类别排列与管理，针对文书档案可推行“保管期限——年度”规范化工作制度，同时制定配套管理标准，如《文书档案规范化管理暂行办法》等，满足单位基层档案管理规范化的切实需求。

3.科学高效原则

档案管理规范化与混乱无度的管理工作相比综合效益更高，尤其对于社会基层服务功能作用较大的单位来讲，档案管理规范化可创造更高的社会效益，使档案工作意义随之增强。这就需要基层单位树立科学高效的档案管理工作意识，能在规范化管理的同时引入精细化理念，筛选工作要点，压缩工作体系，增强档案管理反应性以及实时性，解决基层单位档案规范化管理工作冗余问题，能有指向性地完成管理工作，确保基层单位档案管理力量调配均衡，达到提高基层单位档案管理工作高效性、规范性、科学性的目的。

四、基层单位档案管理规范化工作阻力

1.监督不及时5A43E19C-6A53-4052-BC07-6D590CC13758

规范化工作对档案管理提出的要求更多，各部门在汇总档案资料时不能随心所欲，一旦未按照规范行事将降低档案管理工作的有效性。有些工作人员存在侥幸心理，认为按照过往的经验解决档案管理问题更加便捷高效，习惯在工作中“抄小道”，久而久之丧失了自律性及法治性，给档案管理工作埋下隐患。因此，基层单位档案管理需注重监督，通过监督营造稳定的档案规范化管理氛围。

2.培训不到位

规范化工作需档案管理岗位责任人意识、技能等方面同步发展，既能保障档案安全，又能利用档案资料提供多元服务。只有基层档案管理工作者紧跟规范化工作变革动态，才能在岗位上更好履职并攻克工作难题。这就需要基层单位重视人才培养，制订严密且高效的培训计划，为基层单位档案管理规范化工作团队的建设给予支持。

3.方法较单一

当前基层单位“信息化+规范化”档案管理处于起步阶段，受软硬件条件及基层单位发展战略等因素影响，部分单位信息化工作效率较低，未能有效布局，阻滞信息技术应用推广，使基层单位档案管理规范化工作方法较为单一，有碍规范化档案管理工作创新争优。

4.体系性欠佳

基层单位档案管理规范化工作体系是相关工作理念、制度、标准等内容全面起效的关键，当前有些单位存在相关工作体系重设计、轻反馈的问题，使得该体系灵动性欠佳，很难与基层单位档案管理发展实况保持同步，出现体系标准化建设滞后现象，继而降低基层单位档案管理规范化工作的有效性。

五、基层单位档案管理规范化工作路径

1.加大档案管理规范化工作监督力度

基层单位需将档案管理视为重要的基础性监管项目，在专题会议定期或不定期组织召开的过程中统一思想、明确职责、加强领导，尤其发挥专职档案员的规范化工作优势，打造办公室具体管、分管领导主管及一把手重视、部门协作的档案管理规范化工作监管格局。在部门协作的前提下增强内部控制，为加大监督力度疏通渠道，保障部门之间能维系制衡关系，汇总所得档案资料系统全面、精准真实、科学可用，在此基础上发挥内控结构自我检查、约束、调节的作用，提升档案规范化工作监督水平。为使档案管理规范化工作监督效率更高，基层单位还需健全制度机制，如《专职档案工作人员岗位职责监督》《归档制度实施办法》《档案安全监管标准》等，加之岗位考核机制的有效推行，确保专职工作者明晰档案规范化管理优势及劣势，在保持优势的同时改进规范化工作计划，使该计划能增强档案管理监督的常态化，各项工作流程更为详尽，对工作质量提出更高要求，进一步增强档案借阅、收集、鉴别、移交等各项管理工作的有效性。

2.提升檔案管理规范化培训水平

基层单位档案管理培训需具有全员化，引导全体职工认真学习相关法规，从法治角度出发明晰岗位职责，在意识到档案收集、鉴别等工作重要性的同时能自觉遵守档案管理规范化工作要求，按照制度与标准行事，提升职业素养，提高工作质量。需要注意的是，虽然规范化档案管理培训全员参与，但要根据各岗位权责有差异性地进行培训，使培训内容能助力工作人员消除困惑并解决实际问题，可将培训结果转变为规范化档案管理工作深化改革及科学发展的动力。在差异化、全员化培训的同时还需改进培训方式，如基层单位可在实施新的档案管理制度之前依托单位微信公众号或内部网站及时讲解具体内容，将新旧制度放在相同的工作场景中进行比较，说明制度实施意义与目的，对档案管理人员工作思想带来良性影响。还可依托网络监督工作人员新制度、新思想、新方法推行情况，将档案规范化管理工作阻力转化为培训动力，满足人性化、针对性培训需求，使档案管理规范化工作目标能落地，继而通过培训提高基层单位档案规范化管理工作质量。

3.基于“互联网+”丰富档案管理方法

网络时代基层单位档案管理规范化工作改革离不开大数据分析、高速扫描、RFID设备等高新科技的应用推广，将ISO质量管理体系引入基层单位档案管理规范化工作范畴，使档案管理方法不仅丰富多元还优质高效。例如，基层单位可利用信息技术提供非接触式远程综合服务，发挥移动电子设备照相、实名制、设备扫描、5G通信等功能作用，调取档案的用户在线输入密码或验证码可享受相关服务，保障档案资料远程调取安全高效，这对现阶段档案资源科学调配及灵活运用极为有利。再如，为提高档案室安全管理工作规范性及有效性可运用自动化技术，将数字传感器安装在管理区域，在线、实时获取区域信息，对区域温度、湿度等数据进行监控，一旦存在火灾等安全隐患将启动响应机制，把信息报告给专职岗位工作人员，为工作人员统一部署、及时反映、规避风险、高效管理给予支持，还可与大数据分析处理系统并轨，对档案管理工作规范化发展趋势、阻力等方面进行分析，获取档案管理服务对象的画像，依据需求改善规范化工作细则，继而推动基层单位档案规范化管理工作不断发展。

4.完善规范化的档案管理工作体系

为使基层单位档案管理规范化工作质量能不断提高需完善配套的工作体系，为实现规范化管理目标给予支持。首先，基层单位需了解档案管理规范化工作实况，对外研究法规，对内研究规范化工作阻力与成因，将法规视为规范化工作方案顶层设计的基础，确保档案管理依法开展，降低基层单位档案管理触犯法规的风险，同时根据自身管理能力及需求构建规范化工作框架，为调配规范化档案管理资源提供条件;其次，在规范化管理的同时加强动态管理，关注基层单位档案管理工作发展实况、成果等方面，及时调整规范化管理计划，协调部门关系，疏通档案归档、鉴别、调取等工作渠道，一方面推行工作目标，另一方面保障档案管理规范化工作与基层单位营运实况相契合，能获取更多真实且有价值的档案资料，为解决基层单位综合管理难题给予支持，如人力资源开发问题、基建成本管理问题、改革风险防范问题等;最后，对基层单位档案管理规范化工作成果进行评价，通过评价发现规范化管理的短板，如考核不到位、监督力度弱、部门协同机制割裂等，继而通过评价调整档案管理规范化工作计划，为新技术、新机制、新制度的引入与起效给予支持。需要注意的是，评价结果应通俗易懂且定量、定性兼顾，对档案管理规范化工作有指导意义，能起到“以评促管”的功能作用，通过评价持续增强基层单位档案规范化工作的有效性。

六、结语

综上所述，基层单位档案管理规范化具有提高工作效率、化解工作矛盾、疏通工作渠道的积极意义，需要基层单位能将档案完整收集、准确鉴别、有序整理、保管安全、方便利用视为规范化管理工作的要点，推行科学高效原则、职责明确原则及有据可依原则，在此基础上加大档案管理规范化工作监督力度，提升档案管理规范化培训水平，基于“互联网+”丰富档案管理方法，完善规范化的档案管理工作体系，继而提高基层单位档案管理规范化工作质量。

参考文献：

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（作者单位：山东省泰安市全民健身服务中心）5A43E19C-6A53-4052-BC07-6D590CC13758