韩静

摘要：设备档案是高校档案的重要组成部分，是设备运行及维护保养的重要基础，也是高校国有资产管理和设备管理工作的重要依据。本文从设备档案的作用、管理工作存在的问题入手，对高校设备档案管理工作进行探索和思考，旨在进一步提高高校设备档案管理水平，更好地发挥设备档案的功能，为高校的可持续发展服务。

关键词：设备档案;高校;管理;思考

科研项目：宁夏医科大学一般科研项目《高校设备档案管理研究》（编号：XM2020204）

设备档案是高校档案的重要组成部分，设备运行及维护保养的重要基础，评价和衡量设备机能的重要依据，也是高校国有资产管理和设备管理工作的重要组成部分。随着高等教育的不断发展，重大仪器设备进入校园，成为高校开展教育教学、科研的技术支撑。但一个些高校设备档案管理工作存在一些问题，直接影响了设备管理及运行维护。对高校设备档案管理工作的若干问题进行探索和思考，很有意义。

1高校设备档案的重要性

1.1设备档案是反映高校办学水平的重要依据

从本科教学水平审核评估的指标来看，生均所占教学仪器设备数都有一定的要求。如在“教学条件与利用”一级指标中的“实验室、实习场所建设与利用”观测点，就提出了办学的基本条件：“生均教学科研仪器设备值及新增教学科研仪器设备所占比例是否达到合格标准;实验室、实习场所种类和数量是否能满足各专业、各门课程、各教学环节的需要;实验室、实习场所仪器设备的种类、数量、质量等是否满足教学需要;实验室、实习场所是否得到有效的充分利用。其中，实验室需统计使用率和生均使用面积;呈现学校关于加强实验室建设及管理的有关材料，单价1000元以上的教学科研仪器一览表及使用台账等”。这些指标直观的支撑材料就离不开设备档案，设备档案是反映高校办学水平的重要依据。

1.2设备档案是设备购置的参考依据

教学、科研设备是高校办学的生命线，如何统筹规划、划拨经费、科学配置设备，只有全面掌握现有设备情况，才能科学判断究竟如何将有限的经费用在刀刃上，更好地发挥设备价值。高校设备的购置，不是你报我批这么简单，办学经费紧张是每一所高校都面临的问题，所以对于设备购置需要花费大量的精力和时间开展前期论证，前期论证最重要的依据则是设备档案。通过设备档案可以预判哪些该马上购置，哪些该暂缓，哪些该完善维修，从而合理安排设备购置配备，确保学校办学经费效益的最大化。设备档案更是掌握了解设备指标、性能和价格、使用情况的直接材料，在准备添置同类设备时，一定要在查考设备档案，掌握之前设备性能的基础上，购置更优异的设备，确保设备购置的质量。

1.3设备档案是设备维护的依据

设备运行的好坏与安装、维护有很大关联。高校是设备的使用者，而一旦设备出现问题，有的报修、维护则是厂家的责任，但如果设备的安装说明书、技术参数以及技术图纸等设备随箱档案保管不好，则商家有可能推诿。设备的调试、维修都离不开设备档案，如果这些档案缺失则会浪费更多的人力和物力，甚至还有可能影响正常的教学和科研活动。而齐备的设备维修、运行记录以及开箱随机材料，则是开展设备维修、安装的重要凭证，有利于及时解决隐患，保证设备的正常运行。

1.4设备档案是设备更换、转让、报废的凭据

随着高等教育的不断发展，教育教学科研活动向国际级化迈进，原有的旧设备已不能满足高校现有的教育教学科研需要，这就存在一个设备的更换、转让和报废的问题。这些已不适应当今现代化教育教学需要的设备，毕竟是国有资产，不能随意处置，都有严格的程序，而最为重要的凭据则是伴随着这批设备从购置到使用、从维护维修到现在面临更换、转让、报废而产生的设备档案。笔者所在学校有一辆90年代轉让的汽车，就由于该汽车的档案材料不齐备，造成了很多不必要的麻烦，后来还是通过查阅大量的档案，作为佐证才最后了结此事。

1.5设备档案有利于提高设备管理水平

随着现代科学技术的发展，高校教育教学和科研对设备的依赖度越来越高，教学科研设备成了高校教学科研能力的重要支撑，成为高校核心竞争力的重要组成部分。有效地对众多设备进行科学管理，全面掌握设备技术状况，显得越来越迫切。而设备档案管理则是一个重要的切入点，立足于设备全生命周期管理的理念和体系，以后端指导前端，致力于从根源解决设备使用问题，通过搞好设备档案管理工作，能进一步促进高校设备管理的精细化，增强高校国有资产的管理能力，提高高校的核心竞争力。

2高校设备档案管理存在的主要问题

2.1对设备档案重视不够

随着高等教育办学经费的不断加大，重特大设备进入校园，国有资产管理得到一定程度的重视，但设备档案管理还没有引起足够的重视，一些高校的有关领导、设备管理部门、使用部门、档案管理部门及有关人员还没有引起重视，导致相关的设备档案管理制度缺失，设备档案的收集归档更是不完整，日常管理不规范，对查找利用造成不便，甚至影响了设备的正常运行。

2.2设备档案管理制度缺乏

很多高校制定了设备档案管理办法，但都仅限于档案馆权限范畴，对设备档案的归档范围、移交手续、整理规范进行了规定，对具体设备档案的收集管理则不明确。如针对一台设备，从论证购置、采购手续、调试安装、使用等则没有具体的制度把关，设备档案管理人员的行为得不到约束，从而影响了设备档案管理工作的顺利开展。应加强设备档案管理制度建设，对采购部门、国有资产管理部门、设备使用部门、档案管理部门相关工作职责作出明确规定，今其各司其职，确保设备档案管理工作落实。

2.3设备档案管理信息化程度不高

很多高校在设备档案管理中还没有引进信息化手段，很多还是以纸质档案为主要保管载体。有的有国有资产管理平台，但基本上局限于对设备的领用、归属管理等方面，而日常的使用、管理则没有纳入。设备信息化管理平台与档案管理系统没有对接，是两个不同的信息孤岛，对一些设备的采购等材料还是原有的纸质打印后归档的模式。而且还存在设备档案信息分散的现象，如设备的合同等档案材料与其他设备档案分离，对设备管理工作带来了麻烦，不利于设备档案信息的整合。

2.4设备档案利用率低

从目前看来，设备档案没有引起特别的关注和重视，一个重要的问题就是利用率低。利用率低是有原因的，因为设备档案收集得不全，特别是针对一些重要设备的运行记录缺失，如报修记录、问题整改等档案材料没有及时归档，想用档案时没有相关记录。如笔者所在学校，设备档案一年仅有的几次利用都是在学校接受巡视检查时提供，更多的设备档案则默默沉积在档案库房深处。

2.5设备档案管理人员配置不足

在高校，设备档案人员是服务辅助岗位，人员配置一般不足。一般有2万余学生高校配置的档案管理人员只有5-7人，负责所在学校内容众多的档案类别，设备档案基本上没有专人专岗，管理思想和管理能力都显不足。而高校国有资产部门和各学院、系科设备使用部门也没有专人对设备档案管理负责。如高校实验室设备运行中，实验员和专任教师都没有经过设备档案相关知识的培训，在使用中，运行数据材料填写不规范，设备交接手续不全，造成重要的设备档案归档不全。由于档案管理人员配置不足，很多高校实验室出现了利用新进人员管理、聘用科研助理、让学生参与管理等弥补人员不足的问题，虽然设备常规运行看似正常，但人员更替频繁，造成设备运行档案缺失，为设备可持续管理利用埋下隐患。

3做好高校设备档案管理工作的对策

3.1重视高校设备档案管理工作思想是行动的先导。要想做好高校设备档案管理工

作，必须先从思想上重视起来，推动设备档案管理工作向前发展。一是加强对设备档案管理工作的领导。将设备档案管理纳入高校档案管理工作的重要内容，及时研究解决设备档案管理中遇到的重大问题，为设备档案管理创造必要的条件。二是与国有资产管理、设备使用单位的领导和教学科研人员多沟通交流，向其宣传档案管理知识和要求，让其重视设备档案管理工作，形成各司其职、合作共赢的设备档案管理良好局面。三是尽快形成相应的设备档案管理机制，进一步明确各单位、各负责人、各管理人员的职责任务，将设备档案管理的各项工作落实到位，不留死角。

3.2加强高校设备档案管理制度建设

高校设备档案管理制度建设应与设备管理工作同规划、同部署，而不能滞后于设备管理工作，特别在针对教学设备、科研设备等方面一定要在开展设备管理制度化建设的同时，对设备档案的管理工作也要进一步细化流程，明确设备档案在收集、整理、利用等方面的各项要求。要想进一步做好设备档案管理工作，就应在细节上做文章，特别是针对设备的采购、验收、使用等几个方面把控好细节，做细做实。在设备档案的制度建设上，应坚持集中统一管理的原则，将设备在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中形成的材料，进行全方位的收集归档。对归档要求要明确内容和时限。对各种国产、进口的高、精、尖、稀的仪器设备说明书等文件材料，均须归档。若文件材料有一式两套，一套归档、一套随机使用。若仅有一套、使用部门又确需经常使用的，由使用单位复制一套，原件存档，复制件随机使用。另外，对于设备的报废，则要组织技术团队开展技术鉴定，将报废申请单以及设备原有的档案进行合并整理并归档，确保设备档案齐备完整。

3.3推进设备档案管理信息化

各高校都有档案管理平台、设备管理平台，但如何将两个平台整合，建立本校各具特色的设备档案信息管理平台，推进设备档案管理信息化，则是应该思考和处理好的问题。在这方面，应注意三个方面问题。一是将设备管理平台对接到档案管理平台，这需要接口对接，但很有可能平台不匹配，不能实现，应引起重视。二是依托设备管理平台，强化设备档案相关信息的收集和管理，提高设备档案的收集管理效率。三是高校应该借助先进的信息技术手段，搭建更方便、更便捷的设备档案信息管理平台，提高设备档案的信息化管理水平。

3.4提高设备档案利用率

档案管理的目的是实现其利用价值。建立高校设备档案的目的就是为了更好地利用，而信息化时代的来临为提高档案利用率创造了更好的条件。目前，高校设备档案利用率普遍较低，设备档案的利用局限于档案的凭证作用，主要是检查审核时提供设备档案，以备考察。在设備档案开发利用方面很少出编研成果，需要档案工作者和设备管理人员提高设备档案的编研能力，为高校国有资产管理工作上台阶贡献力量。例如在学校校史、校志的编撰中，一般只是针对设备的数量、经费开展了研究，而对大型设备的具体使用等情况研究偏少。提高设备档案的深度开发利用，从而实现设备档案更深层次的价值，是设备档案管理工作以后应该高度关注和努力的方向。

3.5提高设备档案管理人员业务能力

高校设备档案管理人员的能力素质高低，直接影响设备档案管理工作的成效。面对高校设备档案人员严重不足的情况，唯有进一步加大对现有人员的培养培训，增强他们的档案知识和能力素质。随着各高校对学生动手能力培养的不断重视，在实验岗位上引进了不少在企事业单位工作过的同志担任实验员，在职称评定等方面都有倾斜，这部分同志的素质都较高，有一定的实践能力和理论水平，但就是缺乏档案相关知识和技能，加强培训，强化制度约束、规范流程管理控，是提高他们设备档案管理能力的有效途径。为进一步提高他们对设备档案的认识，提高业务工作能力，可以在职称评审、评先选优、年度考核等方面对他们提出设备档案管理的要求，并将其档案管理职责纳入岗位职责，写入岗位说明书，明确职责，激励他们更好地开展设备档案管理工作，提高设备档案管理质量。

高等教育的不断发展壮大对高校设备档案管理提出了新要求，进一步加强对设备档案的制度化建设，管好用好设备档案，为教学科研工作提供保障，是高校设备档案管理工作的出路。高校档案管理部门和国有资产管理部门及其人员应积极行动起来，将设备档案管理工作纳入重要议事日程，积极应对新形势下设备档案管理工作的特点和挑战，及时发现和解决工作中遇到的实际困难和问题，不断优化设备档案管理办法，让高校设备档案管理工作更上一层楼。

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（作者单位：宁夏医科大学档案馆）