王淑娟 罗凌云

（江西信息应用职业技术学院）

一、教务管理系统

（一）教务管理工作

高职院校教务管理工作是学校为开展教学、完成育人目标的全过程做的一系列相关的管理工作。教务管理工作的主要方面有调代课管理、教学课时统计、学籍管理、成绩管理、评教管理、教材管理等。高职院校教务管理工作直接面对学生、教师，涉及人数多，内容面广。

教务管理工作既是日常事务性工作，又是学校高质量发展的重要体现。做好教务管理工作成为我们需要认真研究和考虑的问题。

（二）教务管理系统

社会信息技术发展迅猛，人们都生活在信息高速流动的环境中，生活、学习和工作的方式也有了很大的改变。我们的学生和老师们都离不开信息技术，并渴望随时随地都能享受信息技术给他们带来的便利和高效。

高职院校的发展需要基于对自身情况充分的了解和认识，对教学管理工作情况的掌握是其中最重要的一个方面。为了更加全面地获取教学管理相关信息，我们必须构建新技术下的教务管理系统。

教务管理系统主要是运用计算机网络信息技术来完成我们需要做的教务管理相关工作。通过对教学管理工作内容的分析可知，教务管理系统主要模块有教学管理、教师管理、成绩（考试）管理、学籍管理、教材管理、评教管理等。采用账号安全登录，部门、教师和学生都能通过管理系统完成相关的教学工作，学校也能在系统中看到教学开展情况，且形成的数据资料信息可为学校开展其他工作提供决策信息。

二、教务智慧管理

（一）教务智慧管理含义

“智慧”一词意味着拥有更好的处理事物、解决问题的能力。当前已有不少学者对“智慧管理”开展研究。综合大多学者的定义，教育“智慧管理”是指通过智慧管理云平台系统对外界需求进行智能处理，为教育管理提供资源配置、数据集成、信息管理、运行状态监控、教育质量监测等业务支持，实现教育智能决策、可视化管控、安全预警和远程督导，提升教育管理智慧化水平的过程。

教务智慧管理是教育“智慧管理”中重要的一部分，针对院校教务管理纷繁琐碎、任务量大且对准确度要求高等问题，以大数据、云计算、人工智能等新一代先进技术为支撑，教务管理逐渐从传统的“人管、电控”模式走向“智慧管理”模式。学校利用信息技术搭建平台，通过“数据+智慧算法模型”的形式开发智慧教务解决方案，全面、高效地开展教务管理工作，解决之前因为事物繁琐而无法兼顾全局、降低教务运转时效的状态。智慧管理主要体现在以下两个方面：

（1）自动化程度高，减负明显。借助信息化手段和平台技术开展各项工作的初衷本就是提高时效，我们在开展“智慧管理”过程中始终是把这一点摆在首位的。自动化程度的高低直接决定着我们“智慧”与否。“智慧管理”自动精简教务管理流程，降低管理成本，释放管理者的精力和时间，把他们从大量日常琐碎的事务性工作中解放出来，明显减轻其工作任务和负担，缩短处理事务性工作的时间。与此同时，也有助于提高对突发事件的应变能力， 从而大大提升了教务管理效率。

（2）充分挖掘和分析数据，为决策者提供信息。教务管理工作的内容包含着几百教职工的信息和工作安排、上万人学生的信息和学习安排，还有细分下的十几种具体的管理内容。人工对这些信息和数据进行整理和分析的工作量十分巨大，且复杂容易出错。“智慧管理”下，利用大数据、云计算等信息技术整合收录数据资源，并进行科学统计整理与判断分析；同时，利用数据挖掘工具从海量数据中捕捉关键字段，获取核心信息，发现隐藏的内在联系，把这些规律用到教务管理中来，为管理者和决策者“理清家底”，提供最新、全面、准确的数据支持，提高管理与决策的科学性，避免脱离实际。

（二）教务智慧管理的意义

社会不断发展进步，在教育现代化的环境下，高等职业教育也得到了很大的发展。近年来，国家相继发布了《教育信息化2.0行动计划》等多项与教育信息化有关的政策，以促进互联网与教育的融合发展。教务管理作为连接教与学的关键环节，在改革和技术的双轮驱动下，成为各大院校教育信息化之路的重中之重。将蕴含技术变革力量的信息化技术手段融入高职教育管理中让高职院校得到前所未有的体验，许多高职院校管理水平因此得到了很大的提升。

高职教育管理中一个重要的部分就是教务管理。教务管理系统在高职院校中的应用呈现为几个阶段：

在早期的时候，为了配合“现代化”办公环境，我们开始使用教务管理系统，但仅限于把纸质或者实体开展的环节转换成以电脑来处理。在这样初级的管理系统中，我们前期需要对使用人员开展业务培训，使用过程中仍然以人工机械的在线操作为主。

随着信息技术的发展，教务管理系统得到简单的升级，教职工和学生的信息化素养的进一步提升，我们能够利用系统在线便利地处理一些简单的问题，比如信息的传递和使用、简单的数据整理和统计。使用管理系统开展教务管理的数据统计后，我们遇到的最大的问题就是教务管理涉及面很广、应用也很广，而我们只能在系里实现内部管理。就江西信息应用职业技术学院而言，我们未升级的教务管理系统可以录入成绩，但是不能按照我们的教务管理的相关规定来制作成绩表，教师不能自行下载授课班级的学生名单和信息，系统内无法实现学生的学籍状态转化办理等一些需要跨部门、多角度开展的教务管理工作。我们发现教务管理系统成为鸡肋，但被迫投入使用：一是因为其他高职院校已投入使用，且使用教务管理系统也是教务现代化发展的必然趋势。二是我们已经习惯了教务管理系统的数据信息共享和存储功能，但是并不能真正智能化开展教务管理的工作。

目前，高职院校在多年投入使用各类管理系统后，发现各类管理系统之间并不能直接对接共享数据，存在信息孤岛。“管理系统”成为强加给我们的一种无形的工具，所有的老师被迫学习“信息系统”，但深入了解它之后发现只是少写了字、少跑了腿，但是因此可能带来新的问题，比如无法确认对方是否接受到信息，跨部门合作事宜也无法顺利开展，增加沟通的难度，需要协调部门外的人使用和了解我们的管理系统。

现代高职教育发展已经进入到了现代化时代，内部质量的提升是解决发展道路上问题最重要的手段。高职院校建立门户网站，将全部管理系统信息化、平台化，打通各个管理系统间的通道，消除信息孤岛，将生硬的系统记录数据、统计数据转换成能够分析数据、处理数据。教务管理系统在采集数据尽量冗余，能够从各相关部门采集多个字段的数据，也能让其他管理部门从系统中根据需要提取出相关字段的内容信息。教务智慧管理最大的作用就在于高效处理教务相关事情，即根据学校的需要流程化处理教务管理中事务性的工作，一方面为教务管理部门减少工作量，并使其从繁琐的事务性工作中抽离出来，更好地开展关于教学发展和改革的相关事情；另一方面给学校其他部门的工作带来巨大的便利，还能有利于教师和学生方便快捷地处理教学和学习方面的事情。

教务管理系统实现智慧管理能十分显著地促进全校信息化建设和应用，提升学校内部质量。

（三）教务智慧管理的实证分析

1.调代课管理

高职院校教师调代课是最常见的课程管理操作。以江西信息应用职业技术学院为例，传统教学管理下，教务管理系统功能只用于成绩管理，教师调代一次课程教学工作需要经过2个部门、3位领导的同意签字后才可以实施；如果授课时间上不确定，还需要填写另外一张《调（代）课补课申请表》，要所在授课班级学习委员签字后再到教务处签字确认，至此，一次调代课的工作才真正地完成。一般来说历时最短一天，最长则有七天之久。这一点给专任教师带来了很大的不便。启用教务管理系统中的调代课功能模块后，教师最长一天、最短十几分钟便能办理好调代课手续，免去教师需要到查询课表、返回部门找领导签字、又到教务管理部门签字的因为琐事疲惫奔走的现象。

从调代课所需时间来看，传统教务管理下，教师只有在周二这天耗时半天才能完成整个调代课手续，这是因为周二是学校例会时间，各级管理人员都会到学校。而如果在其他时间内，所耗时间就会增加，最短也需要一天。在教务管理系统下，教师调代课的最长用时和最短用时都大大减少，而且时长与周为特定的日期没有关系，如果外加可控因素，比如给相关管理人员推送事件提醒、在教务管理制度中规定处理此类事务的时长要求，便可大大缩短我院调代课的耗用时间，基本上可以将最短用时控制在半天内。因为可以在系统里办理，教师不用拿着纸质调课单到处找管理人员办理，这还减少教师为调代课而“跑腿”的现象。如此一来，既提高了教务管理部门处理事务性工作的时效，又给师生工作和学习带来了很大的便利。

2、教学课时的统计

教师们的授课课时数直接影响着他们的绩效工资水平，因而课时统计一直都是老师们十分看重的事情。以我校为例，虽然其看上去简单易行，但是随着高职教育的发展，实际教学的开展形式更加丰富：有合作办学授课、扩招学生授课、集中在线授课，正常在校授课等授课情况。要对整个学校所有教师的课时正确统计不是一件容易的事，大多数学校在使用教务管理系统前都是采用人工进行机械的核对，一方面设置专人专岗，浪费人力资源、降低工作效率，另一方面课时核对工作繁琐，要求工作人员耐心细致，让工作人员觉得所做工作枯燥无味又没有技术含量，与高职院校这个大环境不匹配。

从图1，2，3中看来无论是耗用的时间还是耗用的人工，传统课时统计都消耗了大量的时间和人力，而利用教务管理系统开展课时统计大大减少了所需时间和人工。此外，教务管理部门可以随时在线查询课时情况，为教务管理部门开展师资建设和管理提供数据支持。

图1 传统调代课工作所需时长

图2 教务管理系统下开展调代课工作所需时长

图3 两种方式课时统计对比图

3.学籍管理

高职院校学生学籍管理主要是指学籍注册和学籍异动。学籍注册工作一般是按照教育主管部门的安排和要求，在指定的系统里完成相关工作；学籍异动主要是学生办理休学、复学、转学、退学等。每一种类型的移动都需要经过认真审核和及时办理。

传统学籍异动情况的办理需要学生本人提出申请，经过多个部门的审批，最后在学籍管理部门留下备案。在这个过程中，学生需要到多个部门找多位管理者签字，而且一般都需要一周时间才能办理好。学籍管理部门在收到手续齐全的学籍异动处理单后应设置纸质台账，一般都很难做到实时更新学籍管理的相关数据，与其他工作开展、数据报送存在时间差，并且需要对纸质台账进行归档管理。

教育现代化发展环境下，教务管理工作也要紧跟发展形势，做到随时掌握学校的学籍信息，尤其是学籍异动的情况。学籍管理是一项十分重要的工作，在2020年开展的大规模学籍信息核查工作中，我们发现学籍管理工作还有很大的提升空间。为了做好学籍管理工作，我们可以在新生入校时进行图像采集，上传至学籍系统。关于学籍异动应该建立实时台账，并统计累计值和增加值。这些改进措施都可以在新技术下的教务管理系统中得以实现。

4.成绩管理

高职院校的使命就是育人育才。现在我们都在推进过程性评价育人模式，但是学生最终是否能够顺利毕业，还是需要以成绩单作为判定依据。对学生进行的成绩管理是一个长期又复杂的过程，教务管理系统中对学生成绩开展的管理主要是平时成绩录入、成绩输出。任课教师利用教务管理系统录入成绩，系统会按照要求作出成绩分析，这大大减少了教师对学生成绩进行统计分析中的工作量，教务管理部门对学生成绩的归档管理也更简单、方便、高效。学生因各种原因需要成绩证明材料时，可登录系统，验证身份后便可以随时查看或输出成绩，学生不需要找系部打印成绩、不需要找教务管理部门盖章。成绩管理工作通过教务管理系统释放了教务管理部门的人力，优化这项事务的处理过程。

5.评教管理

利用教务管理系统开展在线评价管理，是指学生在学习完教师所授课程后，可对教师授课各方面情况进行评价。该系统操作便利，评教内容设计合理，一般学生参与评教程度高，能最大程度地反映教师授课效果。

利用教务管理系统开展评教工作，其“智慧”管理体现在：第一，利用系统开展此项工作使学生可方便使用，后台自动统计数据也高效省时。其次，以平台为依托，避免传统问卷考评组织工作中大家碍于情面不能客观开展评教。还有以评教结果作为教师考核的重要依据，能激发教师授课的主动性和积极性，不断自我提升课程教学质量，促进学院教学管理工作高质量发展。

6.教材管理

教材管理是高职院校一项十分重要的工作，主要包括教材的征订、分发、费用结算等方面，也是一项需要大量人力、物力的管理活动。在传统教材管理做法下，我校通过教务处下达任务，授课教师根据课程任务选择教材，系部审批调整后再转交到教务处，教务处再把这些教材需求清单传送给事先就招标确定好的书商进行采购。在这期间，教务管理部门工作人员要进行多方沟通，反复核对。具体过程见图4：

图4 传统校内教材征订过程示意图

教务管理系统利用信息化的手段对教材征订过程进行在线化处理，减少了征订过程中反复核查数据的繁琐事务性工作，保障了征订数据统计与核算结果的正确性，提高了教材征订过程的效率，大大减少了教材征订中漏订、错订的现象。我校还在进一步开发与计划，以使财务处对接学生，使教材费用结算可直接在系统内来办理，避免出现原始收费依据不全、后期结算过程不规范等情况引起的结算失误。通过教务管理系统中的教材管理模块让教材管理工作能够精细留痕，既提高了教材管理的效率，又促进教材改革和建设，还为教学质量提供有力保障。

信息技术、物联网、云计算等技术的飞速发展使我国教育现代化的步伐越走越快，高等职业教育目前正在大力改革发展中，高职院校智慧管理已成为我国教育管理信息化发展中的重要部分。目前我校正在加速开展校园信息化建设工作，教务管理系统是首批智能化升级的校内系统管理模块，由于处于新旧系统更迭交替的过程中，我校教务管理系统在推进中遇到了一些问题，如有些教职工对系统认知不足、信息化安全薄弱的问题。我校教务管理部门以规范化管理、操作简捷的事务处理流程为核心，就教务管理系统的使用进行宣传和培训，促进教务管理系统在校内得以全面应用。

国内高职教育正处于改革发展的关键时期，在省部共建职教高地的背景下，我省高职教育迎来了飞速发展的时期，我校全体教职工也都在“撸起袖子加油干”。在信息化的时代下，建设和发展是离不开有效的管理系统。利用教务管理系统“智慧”化处理一些繁琐的事务性的工作，既符合时代发展的要求，给师生和学校带来便捷，体现学校发展风貌，又能促进学院全方位育人和整体教学质量的提升。教务管理系统在我校教师调代课、课时统计、学籍管理、成绩管理、评教管理、教材管理等方面大大减少了相关管理部门的工作量，提高工作效率，带来智慧化发展效果。通过智慧化管理， 学校管理者能够实时、远程对管辖范围内各种教育教学情况开展过程性监控和管理， 学校决策者也能够基于实时的教育教学大数据分析制定更加符合自身实际情况的科学决策，从而全面提升教育教学质量，始终走在高质量发展的道路上。