□ 葫芦岛市档案局 李泓博 葫芦岛市档案馆 陶 冶

一、退休人事档案数据普遍存在的问题

1.纸质人事档案不规范。纸质档案是档案数字化的基础，如果纸质档案在收集整理过程中出现问题，那么数字化形成的数据必然是不合格的。以人事档案为例，经过数字化的人事档案信息录入电脑后，虽然人事档案文件题名、编号、成文日期等信息变得一目了然，但是无法通过这些信息来确认分类、页码是否正确以及档案资料是否收集齐全，仍然需要人工核对，才能确保实体档案的齐全、完整。因此，纸质档案不规范是威胁档案数字化的首要问题，然而纸质档案的问题仅能通过档案数字化工作得到一定程度修复或者补充，并不能通过档案数字化彻底根除纸质档案存在的问题。

2.人事档案目录信息录入不完备。档案目录信息录入是人事档案数字化工作的重要组成部分，而且直接关系着人事档案检索利用的效果。如何在数十万甚至上百万的人员信息数据中检索出所需要的人事档案，主要依靠人事档案目录数据库的建设是否完备。根据《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》（以下简称《实施细则》）的要求，人事档案数字化目录录入项目一般都包括材料名称、材料形成时间、文件页数、姓名、身份证号码等十几项内容。实际工作中常见的问题主要有身份证号录入有误、档案记载出生年月与身份证不一致、性别录入错误等，这些信息的准确与否直接关系着人事档案的安全保管和信息检索。……