曾 毅/湖北省档案馆

档案开放审核是各级档案馆一项十分重要的业务工作，是档案馆履行法定职责、科学管理档案、服务社会发展、保障公民权利的重要举措。目前，各级档案馆依然存在档案开放审核权责不清、开放率较低、已开放档案利用率不高、利用者难以快速精准获得所需信息、档案“供需”脱节等问题。今年新修订档案法正式施行，档案开放审核工作有了新的变化并面临挑战。如何在确保档案信息安全的前提下，整合档案开放审核力量，共享开放档案资源，提高开放档案利用效率，满足社会各界日益增长的档案信息利用需求，是众多学者和实践部门人员关注的重要问题。

1 变化与挑战

1.1 主要的变化

第一，档案封闭时限缩短。新修订档案法规定，档案封闭时限由档案形成满三十年缩短为档案形成满二十五年。第二，开放档案主体拓展。原档案法规定档案开放主体是“国家档案馆”，新修订档案法第二十七条修改为“县级以上各级档案馆”，同时增加了“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”的表述。第三，可提前开放档案门类扩大。原档案法规定“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”，新修订档案法第二十七条表述为“经济、教育、科技、文化等类档案”，增加了教育类档案。第四，履行开放责任约束。新修订档案法第二十八条规定“档案馆不按规定开放利用的，单位和个人可以向档案主管部门投诉，接到投诉的档案主管部门应当及时调查处理并将处理结果告知投诉人”；第四十八条规定“不按规定向社会开放、提供利用档案的”，可以“由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分”。第五，开放审核主体前置。新修订档案法第三十条规定“馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见”。为区别档案开放审核与档案价值鉴定，新修订档案法将“开放鉴定”的表述规范为“开放审核”。

1.2 面临的挑战

从新修订档案法对于档案开放审核工作要求的变化中，可以发现各级档案馆和档案形成（保管）单位都面临了新的挑战[1]。第一，档案馆开放审核工作量更大。档案封闭期限由30年缩短至25年，直接增加了档案开放审核的工作量，如笔者所在单位湖北省档案馆到期应开放档案数量由20万卷增加到近24万卷，增加约20%。第二，档案馆档案开放责任更实。新修订档案法明确了档案馆不按规定开放利用档案的追责条款，体现了法律权责一致的原则，倒逼各级档案馆必须重视并抓好档案开放审核工作，不能流于形式。第三，档案开放审核工作协同要求更高。新修订档案法厘清了档案馆与档案形成（保管）单位在开放审核中的责任分工，赋予档案形成（保管）单位直接责任，这有助于提高档案开放审核工作的专业性和准确性，但档案形成（保管）单位“从零开始”的难度显而易见，需要各级档案馆与档案形成（保管）单位通力协作，形成开放审核工作合力。

2 档案开放审核协同机制结构设计

针对当前档案开放审核工作实践中的主要问题，以及新修订档案法施行后档案开放审核工作的一系列变化与面临的挑战，研究建立档案开放审核协同机制，通过大数据平台，整合协同一定区域范围内各档案馆和档案形成（保管）单位的档案资源、审核人员力量、开放成果、利用信息等，科学客观地分析评估开放利用效果，优化配置审核力量、合理确定审核任务、共享使用审核成果，将目前“模糊化、经验化、人为化”的“单兵式”开放审核，转变为大数据时代的“数据化、精确化、可控化”的“集团式”的开放审核，更好地提高档案开放审核工作成效[2]。

2.1 档案开放审核协同机制的构成

档案开放审核协同机制总体分为4个部分，即用户运行机制、合作运行机制、行政管理机制和技术支持机制。该机制以用户运行机制为主导，以合作运行机制为基础，以行政管理机制为依托，以技术支持机制为保障[3][4]，具体包括以下几个方面。第一，用户运行机制是该协同机制的“窗口”，直接服务于利用者，主要包括用户信用信息、需求信息、行为习惯信息及交互信息等部分。用户使用感受是协同机制建设过程中需要考虑的重要内容，既要考虑利用者的方便快捷，也要考虑审核者的工作效率。通过数据平台收集上述几部分信息，对数据信息进行分析，预测用户需求，及时调整和精确控制开放审核工作。

第二，合作运行机制是该协同机制的核心，主要包括各级档案馆审核、档案形成（保管）单位审核和其他力量协助审核等部分。各级档案馆和档案形成（保管）单位在档案开放审核中必须“分工不分家”，各级档案馆要发挥在开放审核政策理解、标准把握、人员力量等方面的优势，对档案形成（保管）单位给予支持和帮助；档案形成（保管）单位要认真研判档案中涉及的专业问题，必要时还应邀请有关部门或专家共同审定，最终形成统一、专业、准确的开放审核结果。

第三，行政管理机制是该协同机制依法有序开展工作的基本保证，主要包括审核行为监督、疑难判定、效益评估、利益分配等部分。依照开放审核法规政策规定，通过必要的行政管理手段监督审核行为、判定审核疑难、评估审核效益以及分配审核利益等，确保开放审核工作在规范统一的情况下运行。

第四，技术支持机制是本协同机制的后台支撑，主要包括开放审核标准规范、数据采集汇总挖掘、平台安全保密可控等部分。通过大数据技术将“档案保管—开放审核—用户使用”这条基本的“存审用”业务线进行数据化、结构化、标准化，同时融合数据采集汇总挖掘、平台安全保密可控等方面工作，为开放审核协同机制提供有力的技术支撑。

2.2 档案开放审核协同机制的建设步骤

一是起步阶段。建立基于覆盖各级档案馆已开放档案的大数据平台，重点收集用户利用档案的多维数据，如，用户身份职业特征、用户利用档案目的、频率、效果等，改变偏重统计查档人次是否增加、忽视查档效果是否提高的传统统计模式，以客观数据量化分析开放审核工作成效，找准开放利用之间的“供需矛盾”，评估下步审核计划的针对性，为改进开放审核工作提供依据。

二是完善阶段。针对档案开放审核工作实际，将各级档案馆和档案形成（保管）单位统一纳入大数据平台，突破传统的以行政区域划限的“单馆审核”机制，落实新修订档案法规定档案形成（保管）单位的开放审核职责，建立区域性开放审核机构或模式，以用户需求或目标任务为牵引，针对某一类型、某一阶段、某一事件的档案，汇集区域内审核力量的合力，通过平台集中审核，实现审核过程成果的互通协同，并可动态掌控开放审核的进度、成果，实现人智技融合，达到动态平衡[5]。

三是成熟阶段。大数据平台足够成熟时，开放审核工作不仅要满足用户普遍性需求，更需要满足用户个性化需求。开放审核工作应在按计划完成预定任务的同时，对用户的个性化、临时性审核申请做出即时响应。分析用户过往查档用档行为数据和相关档案信息开放风险评估，就审核申请的目的和产生的影响做出预判结论，决定开放申请能否通过审核。这样既能最大程度满足用户需求，也可以保证档案信息安全，真正实现从“供给主导”转变为“需求主导”。

3 档案开放审核协同机制平台架构

档案开放审核协同机制平台架构（Archival Opening Architecture，以下简称AOA）是面向用户需求，依托大数据平台，通过数据重构开放审核的“档案保管—开放审核—用户使用”的“存审用”业务线，实现更广范围内的开放审核力量优化组合、开放审核任务合理分配和开放审核成效科学评估。AOA架构的基础分别由效能评价模块、业务控制模块、技术规范模块和数据标准模块4个子模块组成，这4个子模块之间相互关联，其中效能评价模块为牵引模块，业务控制模块为核心模块，技术规范模块和数据标准模块为基础模块[6]。

3.1 效能评价模块

效能评价模块主要围绕利用者和审核者两个维度评定开放审核工作成效。该模块将收集利用者每一次的查档数据，通过统计其查档需求的响应时间和查档成功率及满意度，分析已开放档案数量、内容与需求之间的差距，及时反馈给审核机构（人员）。这样，在积累了一定数据之后，通过定量化管理方式进行有效评估，分析开放审核与实际利用之间的匹配程度，使管理者通过AOA更直观掌握开放审核工作的投入、产出和效果之间的联系，不断优化开放档案的种类、内容，更好地为利用者服务。该模块还收集审核人员的工作数据，分析影响审核结果因素，评价审核人员优势和弱项，便于平台合理为审核人员进行编组，以及科学评估审核小组绩效。

3.2 业务控制模块

业务控制模块是AOA的核心。根据“档案保管—开放审核—用户使用”这一基本的“存审用”业务线，构成业务控制模块。该模块最突出的特点就是不完全按照传统的行政区域分配审核任务，而是从审核任务实际需求出发，先分析相应档案信息在平台中的实际状态，再根据效能模块的数据分析结果，安排最适合承担此项审核业务的人员（组），审核结果经确认后在平台内共享使用。这样，从审核业务的产生源头就突破完全按行政区域开展审核工作的现行模式，可实现省域或市域的各档案馆及档案形成（保管）单位之间建立协同合作关系，既可优化组织审核力量，又能避免重复审核，从而提高效率。

3.3 技术规范模块

技术规范模块主要由访问和响应、框架和基础、接口和集成、安全和保密4个服务子模块组成，它从总体上定义了实现平台功能所需软硬件必须遵循的通用标准和规范，突出平台的外延性、兼容性，保证使用者后期维护和升级的便利性。系统开发者参照这些标准和规范，依照不同单位（机构）的特定需求，开发出特定的服务产品或子系统。另外，技术规范模块尤其需要注重身份识别认证、信息加密传输、信息合法利用等安全功能。

3.4 数据标准模块

数据标准模块是将开放审核工作整个流程的各要素信息，通过标准数据结构和分类精准表达，实现平台内部以及与其他信息平台之间的无缝链接，从而实现信息交换。数据标准模块把开放审核元数据，如档案信息各种要素、审核结果、利用信息等，转化为标准格式数据，并区分文本、图片、音视频等不同格式数据存储，通过有效的数据挖掘算法，在底层进行规范有效的数据交换，提高基础数据的复用率，实现真实业务流程的数据化。

3.5 可行性分析

第一，AOA架构设计理论既有规范性也有开放性，遵循顶层架构模型中定义统一的数据标准和技术规范以及面向服务的架构方法进行设计和开发。第二，运用顶层架构中效能管理方法，在平台建设之初就对评价指标进行规划，在建设过程中进行跟踪，在建设之后进行评估，以效能评价推进信息化平台建设。第三，运用顶层架构业务机能分类定义的方法，使平台功能易于更新，满足平台的可持续发展的需求。因此，利用AOA架构进行档案开放审核协同机制设计，可以解决当前档案开放审核工作存在的共性问题，实现开放审核工作数据化、精确化、个性化，满足档案从业者和档案利用者对档案开放审核工作的共性要求和特性需求。