刘菲

（广东省地质局第三地质大队，广东 韶关 512000）

因为国内的行政事业单位在经济效益方面的压力较小，所以在开展财务管理工作的过程中，通常无法准确认识自己的管理水平及制度水准，使得行政事业单位的财务管理工作具有许多不足。ERP能够有效将此问题解决，对财务管理工作而言意义重大，所以得到了普遍应用，不过在ERP的具体应用中，其效果却无法得到充分发挥，长此以往，会对行政事业单位的财会管理工作发展产生不利影响。

一、应用行政事业单位的财会管理中的ERP的不足

（一）ERP无法和行政事业单位的财务管理制度相匹配

现阶段，纵使国内的软件生产的企业出于开拓行政事业单位在财会管理方面的应用软件市场的目的，能够有针对地开发商用ERP软件，不过在具体应用时，此软件系统大多无法和行政事业单位进行完美匹配。尤其对行政事业单位而言，其财务管理工作所处的阶段多为半自动化，在完成数据采集工作时比较困难，导致ERP无法在行政事业单位中得到有效应用。部分行政事业单位在对ERP进行选择时，无法按照自身的具体发展需要进行，只是将ERP的技术先进程度作为考虑的因素，使得多数行政事业单位在对ERP系统进行建立之后，存在财会管理工作效率无法提升的问题，部分ERP系统在应用之后还会阻碍财会管理工作的顺利进行。

（二）使财会管理工作存在风险

行政事业单位在对ERP系统进行建立后，能够使单位的财务管理形式出现明显的变化，尤其会改变财会管理的流程和财务控制，假如ERP系统没能考虑有关的因素，未能科学地设计财会管理的流程和财务控制，那么这个系统就无法符合行政事业单位的财会管理需要，同时，应用ERP系统会使财务管理人员放弃使用原来的手工方式，就有很大的可能使得行政事业单位出现财务管理的信息缺失的问题和财会管理不力的问题，最终使行政事业单位的财会管理工作承担很高的风险。

（三）ERP管理人员不够专业

对行政事业单位而言，财务管理人员通常是对ERP系统进行操作的不二人选。在具体应用时，财务管理人员只能基本的操作系统，只可以被动地利用系统的数据和信息，不过要想使ERP系统更好地满足行政事业单位的财务管理工作需要，就应该适当地创新与改进此系统，由于财务管理人员不具备有关的IT知识，无法进行研发，所以使得ERP系统无法支撑行政事业单位的财务决策、财务管理、财务控制。尤其行政事业单位原本的高端复合型人才假如出现流失，会使行政事业单位无法深入挖掘ERP系统在应用时的价值。

二、ERP在行政事业单位的财会管理的实际应用

（一）ERP在预算管理中的应用

新的ERP系统在工作过程中应该对新工作流程与工作步骤进行安排，对新工作机构进行建设，实行新管理与新控制，而预算管理部门便是一个具有重要作用的机构。预算管理部门的主要职责是对行政事业单位的预算进行策划，审核与修订上级拟定的预算额度，评估与编制预算方案，限额预算非贸易及非经营购汇的人民币。此外，预算管理部门的职责还应包括组织与研究预算项目库的管理，要对适当的行业融资政策进行拟定，行政事业单位的财会体制均需由预算管理部门进行管理与配合。政府部门的预算会计报表的格式为事业单位常见的预算编制格式，此格式的优势在于衔接性很强，不过它的缺点也相当突出，除了不能明显体现历史收支之外，还有无法对预算收支的经济性质进行反映。在此背景下，ERP系统所具有的集成性特征能够原本工作中的许多缺点进行弥补，所以在编制预算格式的过程中，行政事业单位的预算收支能够利用政府的预算报表的格式，在对单位资产状况和资金积累状况进行反映时，能够对事业单位的会计报表多加利用，而且能够将附表添加于报表之后，使行政事业单位在资金使用方面的详细情况得到更加清晰地标注[1]。

（二）ERP在资产管理中的应用

因为ERP系统具有流程指向性，所以行政事业单位能够按照部门内部ERP系统的实际特征，有针对地设置资产管理中心，该中心的工作是借助系统传达的数据信息，配置部门管理的资产、使用部门管理的资产、处置部门管理的资产、制定资产统计报告、对资产产权进行登记、界定资产产权、对资产产权的纠纷进行调处、进行资产保全、进行效益考核评价、对资产进行清查和监管、监督与管理政府采购、在非经营性资产转为经营性资产的过程中进行监督与管理；对政府采购实施的策略进行制定，对政府采购实施的计划进行编制；组织与实施部门的统一采购项目，管理政府部门的采购活动，对政府部门的采购进行统计，重组股份制改造资产，对股份制改造的股权进行设置，对股份制改造的资产进行处置；进行清产核资与产权处理工作，对国有资本金进行统计与分析，管理关于产权的纠纷和调处，对资产进行处置，对使用进行管理，评估组织实施的相关资产，对规费使用进行监督和检查，对预算内外建设资金进行监督与检查[2]。

（三）ERP在财会操作自动化中的应用

行政事业部门如果使用了ERP系统，便能够集中在ERP系统中完成记账报账的财会操作，而这些操作以往需要财会部门的员工来手动完成，还能够由各部门在汇总数据之后直接上报至财务部门，能够利用网络系统来完成数据审核工作和数据校对工作。在节约人工精力的同时实现了节省时间的目标。举例说明，多数部门运用了网络报销系统。它的优势如下：第一，数据签名优势，报销凭单使用电子签名，能够真正防止伪造签名风险出现。第二，多级复核优势，凭证与付款都使用了二级复核，如果发现问题，能够尽快将其纠正。第三，自动计算优势，系统会自行计算凭单与补助，使得计算的过程中很少出现差错。第四，信息记录优势，系统会对核算操作的流程进行记录，对确定工作的责任很有帮助。第五，数据一致优势，系统中的信息数据在没有经过批准的情况下不能进行修改[3]。

三、改善行政事业单位财会管理中的ERP应用效果的措施

行政事业单位出于使其财会管理水准提升与完善财务管理制度的目的，需要对ERP系统进行充分利用。而要想使ERP系统的应用效果不断提升，行政事业单位还需从以下几方面入手：

（一）做到稳步实施与分步建设

在对ERP系统进行建设的过程中，应该按照行政事业单位的实际需要，需要做到稳步实施与分步建设。对行政事业单位而言，建设ERP系统这一工程项目的任务很重，施工量也很大，而且带有很高的风险性，所以在实际实施时，不能在建设过程中表现得太过急躁，不过其建设时间也不应该太长。此外，在处理核心技术与关键结构的过程中，能够主动对国内与国外的成功案例进行参考，防止在建设时发生严重的失误。进行建设的前提条件是对整体建设计划进行详尽地制定，综合地考虑所有潜在的问题因素，准备好需要的技术与人才，实行分批次的建设，保障全部环节的扎实与有效，使其能够为行政事业单位的财会管理水准提升提供帮助[4]。

（二）使信息变得更加准确

准确的信息对行政事业单位而言至关重要，信息能够为行政事业单位的决策提供参考。如果数据信息存在错误，就会使得行政事业单位的财会管理工作无法顺利进行，也会使其决策丧失准确性和时效性。所以对ERP系统而言，使其信息变得更加准确非常重要，尤其对原始信息与原始数据来说，其准确性是行政事业单位必须保证的。假如在进行财会管理时，依然存在用纸质形式进行记载的现象，在填制单据的过程中，应该更加严格与仔细地审核这些数据，防止在填制过程中发生失误，确保ERP系统可以在具体工作中充分发挥其实际效果。

（三）使试运行变得更加有效

要想验证ERP系统的有效性，最好的方式便是试运行这个系统。对试运行时期而言，操作人员应该正确地操作每个环节与每个模块，尤其需要正确且完整地完成系统切换操作。此外，严格测试与严格把关ERP系统的实际功效也非常重要。在试运行ERP系统之后，可以获得ERP系统在试运行过程中的数据，观察这些数据和行政事业单位的财会管理工作需要的数据间是否存在差别，假如的确有差别存在，人们能够利用数据对比的方法将问题找出，而且能够利用专业的数据分析和研究来完成对更加有效的整改方案的制定，以使ERP系统变得更加完善。与此同时，人们能够依据数据分析的方法对ERP系统的另外的功能进行挖掘，尤其对于特定客户来说，应该有针对地制定一些能够满足他们需求的功能，而且应该升级目前的功能，使ERP系统的价值能够得到提升。

（四）使工作人员的综合素养得到提升

对行政事业单位的财会管理工作而言，相关人员只有在拥有足够的财会管理知识的前提下才可以更好地胜任自己的工作。不过行政事业单位在应用ERP系统后，其对相关人员的要求也在不断提高。所以，行政事业单位需要注重培训有关工作人员，计划与组织相关人员进行学习训练，让工作人员在对目前的财务管理制度有所掌握的同时，能够具备接受知识的能力与很好的学习能力，使ERP系统能够在具体操作时得到有效运用。除此之外，需要更多地将高端的复合型人才引入至行政事业单位，使行政事业单位的财务管理人员的团队可以拥有很好的工作能力与综合素养，使事业单位能够更好地挖掘ERP系统的应用价值。

四、结束语

综上所述，将ERP应用至行政事业单位的财会管理工作，对其实际应用措施进行不断强化，使其应用效果得到充分发挥，能够起到提高行政事业单位的工作效率和实现现代化和信息化行政事业单位财会管理的作用。在具体建设时，行政事业单位需要做到稳步实施与分步建设，使系统信息变得更加准确，提升其实际效果，还要提高有关人员的综合素养，从而为我国行政事业单位的财会管理提供帮助。