王衍波

摘要：在大数据时代，档案的管理，已经趋向于现代化以及数字化。在大数据技术的支持下，档案的管理难度会不断下降，档案数字化也成为了有关领域的主要发展方向。基于此，本文首先对分析了大数据技术的特点，其次，对当前档案管理中存在的问题进行了分析。最后，重点从数据整理、过程管理以及硬件维护等多方面出发，以大数据技术为基础，具体总结了档案数字化的有效对策。

关键词：大数据技术;档案;数字化管理

引言

近些年来，大数据技术在各个行业都得到了普及应用。但是在档案管理工作中，仍有一部分人员，未对大数据技术进行引进，导致在管理期间，很容易出现档案丢失以及数据错误等问题。需要提取档案予以使用时，流程同样较为复杂，查找难度以及时间成本均较高。将大数据技术应用到档案管理中，可促使档案数字化得到实现，这对档案中数据价值的发挥，具有重要价值。

一、大数据技术的特征与优势

1.1便于存储

存储便利性强，属于大数据技术的主要优势之一。传统的档案管理模式下，工作人员对档案的存储，通常都需要借助双手而实现，并且档案的存储需要一定空间作为支持，如空间过小，则无法存储。大数据的应用，可帮助数据通过数字化的形式存储，不仅极大程度减少了空间占用，且为存储效率的提升提供了保证。

1.2便于管理

大数据技术下，档案的管理将更加便利。传统管理模式下，工作人员需要对档案进行归类，并对其进行编码，予以分类统计。但在应用大数据后，归类以及编码等工作，均可以通过计算机完成。不仅效率高，且质量好，错误少，对档案管理质量的提升具有重要价值。

1.3便于查找

以大数据技术为支持，对档案进行管理，可便于查找，保证档案在存储后，可被有效利用，从而发挥其价值。基于大数据技术，当工作人员需要查找档案时，只需要在对话框中搜索关键词，系统便可立即响应需求，完成查找工作，有效减少了人力以及时间资源的浪费。

1.4可供分享

传统的档案管理方法下，数据无法实现共享，而档案的转移等，均较为困难。大数据技术，具有可供分享的特点。在上述技术的支持下，工作人员可借助互联网平台，在短时间内便传输大量档案数据，从而完成分享，有效减少信息不对称，为档案管理效率的提高提供保证。

二、檔案数字化面临的问题

当前，档案的数字化，还面临一定问题，主要体现在以下方面：（1）缺乏质量：在数字化技术的加持下，很多企业均认识到了大数据技术的价值，从而对其进行了使用。得益于高速度的优势，企业的工作效率明显提升。但是与此同时，由于过于注重速度，而忽略质量的问题，也不断呈现。（2）价值未充分发挥：数字化档案的价值较为丰富，但目前，其价值仍然体现在便于查找以及浏览等方面，其内在但规律未被挖掘，因此其价值同样未得到充分发挥。（3）目前，档案数字化还面临着人员配置水平低等问题，大数据技术，属于先进技术，如人才对此技术不了解，将无法对其进行应用，因此，技术也将无法发挥其价值。

三、基于大数据技术的档案数字化对策

3.1数据整理

档案工作者可借助大数据技术，对档案数据进行整理。整理的关键，一方面在于录入，一方面则在于分类。针对尚未存储到计算机中的档案，可将其分为两种类型，一种为旧档案，一种为新档案。旧档案以纸质的形式存在，需要通过扫描的方式，将其录入到计算机数据库之中，以便于管理。新档案可直接以电子形式填写，直接存储至数据库。从分类的角度分析，档案工作者，可以利用大数据软件的功能，按照档案的类型，对其进行划分，并分别予以存储，以便于未来形成规律，提高档案数字化水平，使其规律以及价值能够被深入挖掘。

3.2过程管理

档案管理者同样可利用大数据技术，针对档案进行过程管理。所谓过层内管理，指的是对档案从录入到使用以及删除等全流程的管理。从录入方面分析，档案管理者，需要保证其全面、准确，以及真实有效。当对档案进行使用时，应明确其使用方向，如方向不合理，则不得为有关人员提供使用权限，以免导致档案丢失。当对档案进行删除时，需要保证其已经没有使用价值，或其中真正存在错误，需要更新。

3.3优化技术

档案领域需要认识到大数据技术的应用优势，在对其进行应用期间，需要同时对技术进行不断优化。例如：为了提高图片的处理效率与质量，工作人员可对OCR技术进行应用，通过识别图片信息的方式，对其存储格式进行转换，最终使其成为文本，以便于快速录入到档案之中。另外，如工作人员所面临的档案，以照片的形式存在，则可在无需改变格式的情况下，将其录入到系统之中。

3.5硬件维护

档案数字化的进程中，不仅需要软件作为支持，同样需要大量硬件作为辅助。一旦硬件质量不达标，很容易导致数据无法被有效存储。由此可见，对硬件进行维护较为重要。对此，建议有关人员定期对光盘、硬盘等进行检查，判断计算机有无故障。另外，还需要通过备份的方式，对各项文件进行处理。以免在档案出现问题时，缺少备份，致使档案全部丢失。

3.6人才支持

高素质水平的管理人员，是强化档案数字化管理效果的重要保障。转变人员工作思维模式，强化其信息素养，培养网络化管理意识，综合利用大数据技术，树立科学的资源共享观念，构建完善的共享数据库。强化人员的主动性，结合现代化大数据技术，深度挖掘数字化档案潜在的应用价值。创新人才引进机制，优化人员队伍结构，提升人员队伍综合素质水平;要对现有管理人员开展全面的培训，拓展相关知识储备如计算机应用知识、数字化知识等，强化技术应用水平。

此外，还要注重为不同部门业务沟通和交流创建良好的平台，促进业务交流，拓展人员工作思维，实现技术更新;强化人员职业素养的提升，优化道德思想觉悟水平，强化工作主动性;推行人才分层管理，塑造一支高素质的管理人才队伍。

四、結语

总之，本文基于大数据技术对档案数字化工作的探讨，可为档案管理人员提供指导，使其能够对大数据技术进行引进，并充分挖掘其价值，促使其功能得到充分发挥，提高档案管理效率、质量，减少档案风险。未来，建议档案管理人员在不断优化技术的基础上，对其进行使用，并通过引进人才、硬件维护等方面，确保技术的利用效果，保证系统性能达标。长远来看，这对我国档案领域的发展，以及档案价值以及内在规律的深入发挥，均具有重要价值。

参考文 献

[1]赵莉.大数据视角下档案数字化工作优化策略探析[J].兰台世界，2020（09）：92-94.

[2]李晓叶.探究大数据背景下的档案管理模式转型[J].中国管理信息化，2020，23（16）： 190-191.

[3]谢迎杰.以数字化促进档案管理优化工作初探[J].兰台内外，2020（23）：7-9.