王歆媛

摘要：金融企业档案工作既是企业重要基础工作之一，也是国家档案的重要组成部分。本文结合档案管理工作实际，对金融企业档案管理工作存在的问题进行了分析，并提出解决这些问题的改进措施和对于金融企业档案管理科学化、信息化的应对策略。

关键词：金融企业;档案管理;对策

金融企业指执行业务需要取得金融监管部门授予的金融业务许可证的企业，包括执业需取得银行业务许可证的邮政储蓄银行、国有商业银行、股份制商业银行、信托投资公司、金融资产管理公司、金融租赁公司和部分财务公司;执业需取得证券业务许可证的证券公司、期货公司和基金管理公司等;执业需取得保险业务许可证的各类保险公司。金融企业档案工作与各项经营活动紧密相连，扎实做好档案工作为企业自身发展各项经营活动，防范金融风险，维护企业和客户利益提供有力的资源保障，为国家现代化建设提供有力支撑。但一直以来不少金融企业只注重业务发展，在档案工作中面临一些问题：档案工作规范标准建设落后、档案由业务部门自行管理没有集中統一管理，职权不明确也造成了档案资源不同程度的流失，档案库房及临时保管地点安全存在隐患。因此笔者认为金融企业应按照档案法律法规及有关企业档案管理相关政策要求，科学规范金融企业档案体系，抓好档案资源建设，积极做好金融企业档案管理工作势在必行。

1金融企业档案管理工作现状

1.1金融档案工作规范标准建设较落后

金融企业档案工作规范出台政策比较晚，2007年，国家档案局与银监会联合下发《关于加强银行档案工作的意见》，提出“不断提高银行档案综合管理水平”的要求，但该文件只提出宏观的原则要求，针对银行档案管理提出要求，而未涉及到其他金融企业。[1]然而，金融企业除了银行，还有证券公司，保险公司，这些金融企业的业务档案大部分都没有具体的档案工作规范标准。

2014年中共中央办公厅、国务院办公厅下发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》特别强调企事业单位要加强档案管理工作，做好文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用。[2] 随后2015年5月5日国家档案局经商中国银行业监督管理委员会、中国证券监督管理委员会、中国保险监督管理委员会同意正式下发《金融企业业务档案管理规定》，这是我国颁布的第一个专门规范所有金融业务档案管理的规范性文件。金融行业各条战线业务量迅猛发展，但大多数金融企业档案管理能力却相对落后，各项业务的快速拓展使得业务档案数量和种类激增、传统档案管理模式已无法满足金融企业档案管理的需要，整体管理没有长效的标准化规范和依据，缺乏档案制度体系的约束和指导，导致各个金融行业档案管理工作各有千秋。

1.2档案管理工作意识不强，重视不够

档案管理工作在大众眼中属于行政后勤类工作，往往无法直观的体现出其对于金融企业未来发展和经济效益方面的价值。因此很多部门从普通员工到领导档案意识还是很薄弱，档案管理职责划分不明确，未明确分管领导及档案部门负责人，对于兼职档案员的选择和培养并不在意，多数兼职档案员都是随意指定的，相关人员在档案管理中对专业术语存在误解，工作责任心不强，对档案的保存与收集重视不够，没有主动收集意识，工作开展程度等参差不齐，档案管理随意性较为严重，企业开展档案工作无计划、无部署、无落实存在风险，影响了档案工作的正常运行。

1.3整理和保管工作研究尚需加强

金融企业信息化建设迅猛发展，已逐步实现数字化办公系统“无纸化”办公模式，对于金融企业电子档案和纸质档案提出更高要求。由于金融企业业务档案整理内容和方法开展历史不长，经验积累不足，可获得的国内外借鉴较少。加之业务档案种类多，导致分类、编目等整理工作遇到很多问题，不利于体现档案的价值和便捷利用。各档案部门根据实际经验，摸索自定分类标准，无法保证分类的科学性和统一性。为方便整理，大多数不规范的金融企业档案著录编目过于简单，仅限于文件目录和台账，由于没有统一标准，各公司制作的目录和关键词及记录详尽程度差异很大，记录简单的目录就很难使检索者通过编目对档案有详细的了解，档案价值也会受影响。企业档案保管条件基本比较简陋，一是馆库条件较差、存放空间有限。二是现代化设施配备明显滞后，对于保管环境、保管装具配备都没有要求。档案随意装入文件盒，简单标示名称，装具仍是铁柜，没有使用密集柜，档案保管安全存在隐患。

2金融企业档案管理工作对策

2.1 推进档案治理体系建设，强化档案制度建设

2021年新修订《档案法》进一步明确，企业应当建立档案工作责任制，确定档案管理机构或者档案工作人员。企业应当制定相应的岗位职责、议事规则、任免机制、人员背调、任职离职背调、考评奖惩机制以及相适应的培训机制。因此各个金融行业的企业应重点理顺管理体制和机制，尽快实现档案的集中统一管理，明确档案管理部门职责、健全档案管理网络、完善档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用，统计等各个环节的工作，同时还要切实做好电子文件归档工作，以适应现代金融企业管理的需求。[3]扎实推进建章立制，建立档案管理制度、档案数字化管理制度、档案工作评价办法、档案库房管理制度等，成立档案管理工作领导小组，统一领导，规范管理，确保建立长效机制。

2.2 提高金融档案工作在企业建设发展中的地位

做好档案工作的前提就是要营造一个良好的档案工作发展环境，有了好的环境才能使整个公司重视档案工作。金融档案和业务管理工作息息相关，是反映一个企业业务发展状况和历史发展轨迹最重要的信息资源，科学积极有效的档案管理和利用开发，能为金融企业前台部门提供有力的资源保障，能更好的为企业高层提供决策支持。将档案管理工作纳入管理责任书之中，与工作实绩考核奖惩挂钩，明确各个部门对档案工作的管理责任。档案人员要高度重视档案管理工作， 增强工作的主动性和责任心。档案管理工作需要各个部门大力支持配合， 需要将被动变主动，积极提高档案工作在各个部门的作用，利用发布文件、召开会议、培训兼职档案员等办法使公司各个部门、各类人员增强档案意识， 了解相关知识， 从源头上避免因意识欠缺而引发的问题。

2.3 探索金融企业档案管理新技术，强化信息化建设

随着社会的进步和发展，档案管理工作面临许多需要解决的问题，只有加强管理，科学归档，实现档案管理的现代化，才能有效地加以解决。首先，应加大档案室硬件设施资金投入。在电子设备方面，应购置配置高、处理速度快、安全性强的专用电脑，并配备清晰度高、快速便捷的彩色扫描打印一体机，将传统的纸质档案在最短时间内转化为电子档案，在确保信息安全、数字化档案完整性的前提下，尽快落实档案信息化工作。其次，可外聘或寻求专业的软件制作公司根据公司自身特性和需求订制档案信息化管理系统，借助互联网平台，从而实现信息公开的内容互通有无、交流共享，不断挖掘和利用电子档案其中的价值。对于档案管理人员来说，查档检索也变得更加简单容易，节省了时间，也减少了大量的翻找查阅工作，既能提高效率，又能保证质量，还能节省成本，降低人员的工作强度。

参考文献

[1] 蔡盈芳. 规范金融企业业务档案管理，为国家经济建设和改革开放服务《金融企业业务档案管理规定》解读[J]. 《中国档案》杂志，2015（8）：28-29.

[2] 中共中央办公厅 国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014-5-5（第一版）.

[3]荆冰.关于做好金融企业档案管理工作的探讨 [J].山东档案，2018（04）：47-49.