刘爽

摘 要：行政审批档案是指行政机关在行政审批过程中直接形成的各种载体和形式的文件、资料，是各单位依法履行行政管理职能的重要证据。行政审批档案涉及内容广泛，包括药品经营许可证、食品经营许可证、工业产品生产许可证等档案。笔者结合工作实践，对行政审批档案的管理和利用有一点认识。

关键词：加强;行政审批;档案管理;若干思考

1行政审批档案信息概述

1.1文件信息化

档案信息是信息时代发展的产物。在国家档案局的统一领导下，全国档案管理活动加大了现代信息技术的引进力度。无论是档案信息资源的收集和管理，还是后期档案信息资源的开发利用，都离不开现代信息技术的支持，建立符合我国实际需要的档案管理现代化建设体系。

档案信息技术实现了从传统实体档案管理模式向新型信息管理模式的转变，改变了档案管理的传统纸媒，转变为对档案资源信息内涵的管理，极大地提高了档案信息资源管理和开发利用的质量和效率。

1.2行政审批文件

行政审批档案是指行政机关在行政审批过程中直接形成的各种文件、资料的载体和形式，是行政机关依法履行行政职能的重要证据。目前，行政审批档案的范围包括食品经营许可证档案、工业产品生产许可证档案、药品经营许可证档案等行政审批档案。

1.3行政审批档案信息化的必要性

积极推进行政审批档案信息化进程，是行政审批领域信息化发展的客观要求。满足群众的实际需要。行政审批业务档案是行政机关依法建立的对行政许可、行政确认等事项的批准的原始记录。借助于信息管理平台和技术，可以满足日益增长的海量档案查询和利用需求;适合大数据时代档案资源建设的需要。在大数据时代，人们对获取档案信息的要求越来越方便和迫切。由于行政部门的分类和分工管理，造成了档案资源分割和分块管理的特点，利用效率低下。加强行政审批档案信息化建设，就是要整合行政审批档案信息资源，实现信息资源共享，满足大数据时代档案信息资源建设和发展的现实需要;保障国家职业档案安全的现实需要。2011年，国家档案局制定了《国家基本职业档案目录》，将与公民关系密切相关的职业档案纳入档案目录。行政审批档案关系群众切身利益和公共利益，具有重要的备案价值。加强行政审批档案信息管理，运用现代信息技术，确保专业档案的安全完整。

2行政审批档案管理与利用中存在的问题

2.1档案管理思维落后

要加强行政审批档案管理，首先要了解其薄弱环节。在档案管理工作期间，经常有一些工作人员忽视了档案的保存和档案保存的重要性，对档案管理后出现的一些具体问题未能加以防范。因此，当问题出现时，没有及时解决，反而数据受到一定程度的破坏，也给档案的可利用性造成严重损失，工作人员只会觉得保存档案是工作的任务。难道他们不知道，保存档案的重要意义在于后期继续利用的目的。然而，事实上，档案保存的意义在于在将来需要的时候提供给需要的人或物。它方便人们在很短的时间内查找到想要查找的相关信息，使人们可以随时查找和阅读。但是，对于现在的工作人员来说，他们并不在乎工作的意义，只在乎工作的形式，只要把资料和档案保存好，就是完成工作的需要。因此，为了更好地加强行政审批档案管理，需要从对从业人员的基本工作职能培训入手，让他们了解工作的意义。对于现代社会来说，虽然在一定程度上，工作需求变得越来越信息化和现代化，而网络的出现也给工作带来了很多便利，在一定程度上节约了工作费用和工作成本，为现代工作提供了极大的便利。然而，网络虽然简化了部分办公工作，但还不能完全信息化，还需要人工操作。例如，档案管理在某些方面还需要人工保存，这并没有随着时代的进步而进步。因此，档案的保管仍采用纸质方式保存和人工记录，因此经过深入思考，我们会发现，档案管理工作模式落后，会影响行政部门的工作效率。

2.2档案的利用受到限制

信息高度分散。档案保存中存在一些实际问题。由于行政审批涉及多个行业、多个部门，由不同的部门管理和控制，可见数据的存储过于分散，查阅比较麻烦，需要各级领导的同意，这在一定程度上给工作带来了麻烦，它无法在很短的时间内找到所需的文件和数据。这样，由于数据存储分散的现象，很难最大限度地提高档案管理的效率。2.系统不兼容。档案保存工作中还有一个问题，那就是：从行政审批开始到工作结束，有一个漫长的过程，需要经历许多复杂的过程。但一些事业单位改革后，零散的档案已经集中办理，行政审批人员能否及时完成行政审批工作，要看这些人的工作效率和个人的工作态度，这些工作的弊端会在一定程度上出现客观问题，导致与档案审批有关的信息和数据的遗漏，甚至使档案内部数据信息零碎、过于分散。而且，由于工作不够细致，行政审批的电子文件和相应的纸质文件无法相应保存，会出现电子文件和纸质文件不同时归档的记录。因此，这也是导致档案管理不兼容的主要因素。

3 促进行政审批制度管理的思路

3.1加强总体设计，提高改革整体性

长加强行政审批档案管理，首先要了解其薄弱环节。在档案管理过程中，一些工作人员往往忽视了档案保存的重要性，对档案管理后出现的一些具体问题未能加以防范。因此，当问题发生时，并没有及时解决。相反，数据受到了一定程度的破坏，也给档案的可利用性造成了严重的损失。工作人员只会觉得保存档案是工作的任务。难道他们不知道保存档案的意义在于以后继续使用的目的吗。但事实上，档案保存的意义在于为将来需要的人或物提供方便。它方便人们在很短的时间内找到相关信息，使人们可以随时搜索和阅读。但是，对于现在的工作人员来说，他们不在乎工作的意义，只在乎工作的形式，只要资料和档案保存完好，就是完成工作的需要。因此，为了更好地加强行政审批档案管理，需要从对从业人员的基本工作职能培训入手，让他们了解工作的意义。对于现代社会来说，虽然在一定程度上，工作需求越来越信息化和现代化，而网络的出现也给工作带来了很多便利，在一定程度上节约了工作成本和成本，为现代工作提供了极大的便利。然而，网络虽然简化了部分办公工作，但还不能完全信息化，需要人工操作。例如，文件管理在某些方面需要手工保存，这是不与时俱进的。因此，档案仍以纸质形式保存，人工记录。因此，经过深入思考，我们会发现档案管理工作模式落后，会影响行政部门的工作效率。

3.2档案的使用受到限制

信息高度分散。档案保存中存在一些实际问题。由于行政审批涉及多个行业、多个部门，由不同部门管理和控制，可见数据存储过于分散，咨询麻烦，需要各级领导的同意。在一定程度上给工作带来了麻烦，不能在很短的时间内找到所需的文件和資料。这样，由于数据存储分散的现象，很难最大限度地提高文件管理的效率;系统不兼容。档案保存工作中还有一个问题，即从行政审批开始到工作结束，有一个漫长的过程，需要经历许多复杂的过程。但一些事业单位改革后，零散档案集中办理。行政审批人员能否及时完成行政审批工作，取决于其工作效率和个人工作态度。这些工作的弊端会在一定程度上导致客观问题的产生，导致与档案审批有关的信息和数据的遗漏，甚至档案内部零碎的数据信息过于碎片化。而且，由于工作不够细致，行政审批的电子文件和相应的纸质文件无法相应保存，电子文件和纸质文件的记录没有同时归档。因此，这也是导致档案管理不兼容的主要因素。

参考文献

[1]韩辉.行政审批档案信息化建设的思考和对策[J].办公室业务，2016，37 （6）：99.

[2]张义德.论档案部门在档案信息化建设中的角色定位[J].兰台世界，2011，29 （24）：41-42.