李彩云

摘要：本文就我国地方高校毕业生档案退档的现状及存在的问题进行了分析，试从完善学生档案管理制度、规范档案工作、增强教师的责任感，加强档案宣传教育、增强师生档案意识，通过对毕业生档案征收、转递工作的评比，激发教师的积极性，严格按照调档函要求、规范填写档案转递信息，及时反馈毕业生档案转递情况等，提出缓解地方高校毕业生档案退档问题的对策。

关键词：毕业生档案;退档;地方高校

毕业生档案，即学生学籍档案，是学生人事档案的重要组成部分。学校只有将毕业生档案转到具有人事档案管理权限的就业单位或隶属人事部门的公共服务和人才交流中心，才能将毕业生的学籍档案转变成人事档案，也才能真正发挥档案的作用，如职称评审、退休、社保的办理等与个人切身利益有关的手续。而每年毕业生档案集中转递后，总存在各种各样的原因造成一些毕业生档案被退回学校，不仅影响学生学籍档案属性的转变，不利于学生档案的利用，同时也对学校学生档案的管理造成了影響。现以衡阳师范学院为例，研究毕业生档案退档存在的问题、探索缓解毕业生档案退档的对策。

一、毕业生档案转递情况

2020年，学校通过EMS采用一档一袋的寄递方式，7月份统一集中转递2020届毕业生档案3715件，退回毕业生档案106件。

二、毕业生档案退档存在的问题

1.省外毕业生报到证单位名称与收件单位名称不符。如学生报到证单位开具的是合肥市包河区人才服务和人事考试中心，学生档案邮寄单位填写的却是合肥市大中专毕业生就业指导中心，因报到证单位与档案邮寄单位不相符，造成毕业生档案被退回。

2.档案接收单位地址不详细或因档案接收单位地址已迁移、迁移新址不明、接收单位电话不准确。如青岛市教育局，毕业生填写的邮寄地址为“山东省青岛市南区闽江路7号”，因迁移新址、地址有变，造成毕业生档案被退回;长沙市高新区人才服务中心地址由长沙市岳麓区文轩路27号搬迁至长沙市河西麓谷大道668号高新区管委会，有的毕业生仍填写地址“岳麓区文轩路27号”，而造成档案退回;还有的考上华南农业大学的研究生，因请同学代填档案寄递信息，代办人因没按调档函要求填写详细的地址和电话，造成档案被退回。

3.快递面单上缺少调档函编号。如长沙市雨花区人力资源公共服务中心、浏阳市人力资源公共服务中心、长沙县人力资源公共服务中心等相应的档案接收单位，虽然可以接收本生源地毕业生档案，但是需要学生先到该单位开具调档函，并在快递面单上备注中心提供的编号才接收学生档案;而有些毕业生因对本人档案不够重视，根本没去户口所在地的人力资源公共服务中心开具调档函;或者有的毕业生虽然开具了调档函却在给学校提供的毕业生档案集中转递信息表中未体现该编号，从而快递面单未备注调档函编号而造成档案拒收退档。

4.未严格按照调档函要求提供相应材料或信息。有些考研学校开具的调档函要求学校负责毕业生档案的老师将调档函上相应的信息或二维码剪切下来粘贴在毕业生档案袋上。有些老师若未仔细看调档函并未按照调档函要求做的话，会造成毕业生档案退档。如考上南京工业大学研究生的个人档案，对方学校要求寄递毕业生档案时，要在学生个人档案袋封面粘贴调档函上的二维码，因负责毕业生档案的老师并未严格按照调档函要求在学生个人档案袋上粘贴该二维码，而造成档案拒收被退回。

三、毕业生档案退档的缓解策略

1.完善与学生档案有关的规章制度，从制度上规范档案工作，增强教师的责任感。根据毕业生档案收集、整理、转递存在的问题，学校要根据相关文件及学校实际进一步完善与学生档案有关的规章制度。各学院要指定专门负责毕业生档案的老师，全程负责毕业生档案的收集、整理、归档及档案集中转递信息的汇总、审核等，指导学生填写好档案集中转递信息表、并由学生亲自核实、确认，从制度上使学生档案工作更加规范，责任到人。

2.加强档案宣传教育、增强师生档案意识。学校可通过讲座由档案工作人员宣讲档案知识、通过展板展示档案常识问题、通过宣传手册宣传档案知识、通过将档案相关知识上传至相应工作群和网页等多种方式，使广大师生学习、了解学生档案知识，增强广大师生对学生档案的认识、区分毕业生档案在学校保存与在人才服务管理中心保管的不同、正确认识学生档案应归档的材料、了解毕业生档案的重要性、熟悉毕业生档案转递的程序等。

3.通过对毕业生档案征收、转递工作进行评比，激发负责学生档案工作老师整理档案的积极性。毕业生档案的征收、核查、整理、统计、转递是一项比较繁琐、任务比较重的工作，为了激发教师征收、整理、转递毕业生档案的积极性，分别从档案整理的数量、毕业生档案集中转递的数量、毕业生档案袋的规范填写、转递信息表的规范填写、毕业生档案错装、漏装数量及相应的比例、退档数量及退档比例等方面进行评比，对整理较好的学院和教师颁发荣誉证书并进行物质奖励，激发教师的积极性，也使负责学生档案的老师以后工作起来更加认真、仔细。

4. 严格按照调档函要求，规范填写档案转递信息并粘贴相应材料，确保毕业生档案不退档。考上研和考上事业编的毕业生，档案去向已很明确，考研学校及考编单位会给毕业生开具一份调档函，负责毕业生档案的老师要严格按照调档函要求，规范填写档案转递信息、档案编号并剪切粘贴调档函上相应的信息材料等，确保档案接收单位不拒收该类型的毕业生档案，使该部分毕业生档案能顺利转递。而回省内生源地、省外生源地的毕业生档案，毕业生原则上是根据招生与就业指导处开具的《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》上的报到单位信息，填写档案接收单位;为了确定该类型的毕业生档案能顺利转递，学生最好要与档案接收单位联系，咨询该单位接收毕业生档案的具体要求，并确定好档案接收单位的详细地址、联系电话等，严格按照档案接收单位的要求做，规范填写档案集中转递信息表，并由毕业生本人亲自确定核实档案转递信息等。

5.及时反馈毕业生档案转递情况，尤其是退档学生档案，由各学院负责毕业生档案的老师及时告知学生来校办理提档手续，促进毕业生档案及时转变成人事档案。毕业生档案集中转递后，负责毕业生档案转递的工作人员要及时在毕业生档案去向查询系统将毕业生档案转递情况上传，毕业生通过该系统及时了解本人档案的转递情况，但也要及时到档案接收单位落实档案接收情况。因各种原因被退回学校的毕业生档案，负责毕业生档案转递的工作人员要及时整理、统计、查找退档原因，并及时告知各学院负责毕业生档案工作的老师，再由教师通知退档学生个人来校及时办理提档手续，及早转变毕业生档案的属性，发挥毕业生档案的作用。

苏霍姆林斯基曾说“对毕业生负责到底”1，毕业生档案是高校毕业生离校的最后一项工作，我们要为毕业生做好最后一项服务。本文研究毕业生档案退档情况，分别从制度上规范学生档案的管理、通过讲座宣传档案知识增强师生档案意识、通过对毕业生档案征收工作进行评比激发教师工作的积极性、严格按照调档函要求规范填写毕业生档案集中转递信息表、及时将毕业生档案转递情况反馈给学生等方面，来减少和缓解毕业生档案退档情况，不仅有利于学校学生档案的管理，更促进了学生档案属性的转变，更能充分发挥学生档案的作用。

参考文献

[1]苏霍姆林斯基.要相信孩子[M]. 北京：教育科学出版社，2009.