高丽

摘 要：随着社会经济的不断发展，计算机网络技术有了质的飞跃和提升，随之而来的文书档案管理也广泛应用了数字化管理模式。由于资金投入、网络安全、从业人员职业素养等原因，文书档案的数字化管理也存在着诸多问题，本文主要探讨新时代下文书档案的数字化管理策略。

关键词：新形势;文书档案;数字化管理;管理策略

1 文书档案数字化管理的优势

新形势下，文书档案应用数字化管理后，可建立起远程传递和共享模式，快速、精确地将档案信息归类整理，并依据具体使用范围在一定的范畴内全面搜索数字化管理系统，采用智能检索的模式实现筛查信息的高效性和准确性，同时最大化让文书档案信息的利用率得以提升[1 ]。在信息化技术的作用下，数字化管理不仅可以增强使用者对信息的筛选度和准确度，还可以最大程度地保护文书档案信息的原貌，以起到降低信息流失度及损坏度的作用。

2 文书档案数字化管理的重要意义

2.1 实现信息交流和共享

在现今的行政管理模式中，通过对文书档案进行扫描、入库等数字化存储，大大提高了文书档案的通用性、安全性和可视性，使用者可在任何时间、任何地点通过智能化检索快速地查找到所需数据，不但节省了大量的人力、物力资源，更有效促进了各个部门之间的信息传递和交流。由于档案的具体信息来源于组织内的各个部门，而文书档案最重要的操作价值在于它的应用，因此在保证信息系统安全的前提下，此举既保证了获取信息的及时性，又强化了科学式的管理模式，实现了各个部门之间档案信息方便快捷地共享和交流，促进了系统内各项工作的顺利开展。

2.2 增强档案信息的安全性

现如今，各企事业机构的文书档案管理尚处于电子档案与纸质档案共存、互为补充的阶段。纸质档案有厚厚的时代感，而电子档案则有时代的潮流感。在一定程度上说，由于纸质档案需要进行人工保管和保存，档案载体单一，在整理、借阅、复制等过程中很容易造成损毁，如果档案库房“八防”不到位，也容易产生霉变、受潮或毁坏。在此方面，电子档案就有着独特的优势，档案的利用通过电脑、光盘、U盘和图像记录等方式就能完成，无需翻阅纸质档案，因此电子档案的损坏程度较于纸质档案少，而纸质档案的改动辨识度相较于电子档案高，此举提高了档案信息的安全性，并最大程度地减少了资源消耗。

3 文书档案的数字化管理现状及问题

3.1 文书档案的整理和保存问题

传统式的管理不论是在手段或是流程上都存在不足，而且还会占用大量的人力和物力资源，不仅会增大管理消耗的成本，而且还会影响档案信息的筛选和整理，在空间和成本上都有很大的漏洞[2—3 ]。由于长期以来形成的不重视档案管理的传统观念，导致企事业单位对档案管理方面的投入普遍不足，很多单位甚至没有独立的档案室。很多档案库房阴暗潮湿，不能按规定做到“防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘”，未能配备灭火器、空调、除湿机、温湿度测试仪等设备，计算机、扫描仪、光盘刻录机等基本工具缺失，档案装具不符合国家标准，档案管理存在简单粗暴、不规范的现象。

3.2 电子文档信息的安全性

文书档案的数学化管理仍然存在着一定风险性，一旦发生技术上的问题，出现信息混乱、流失的可能性便很大，而且容易造成不可弥补的困境[4 ]。电子档案相较于纸质档案，其中的信息内容更容易被篡改，并且经过细微改动后不会影响档案的整体布局，因而很难从中看出破绽。但细小的改动仍然会破坏档案信息，降低其真实性，因而对于电子档案的保密性和安全性是非常值得重视和解决的问题。另一方面，由于电子档案不存在特殊的笔迹和纸质的影响，容易更改，因而存在较大的改动性，且不具有辨识度;未能严格按照数字化管理和保密的流程行事，会导致档案信息出现泄露的情况，进而威胁到档案信息的安全性。

3.3 文书档案管理人员的职业素养

现代化文书档案管理对从业人员的職业技能和素养提出了更高的要求，专职档案员应全面掌握档案信息修正等相关技术。但是由于大部分机构缺乏专业的档案管理人员，很多单位都是兼职档案员从事档案工作，因而造成了高素质、高技术的管理人员和复合型人才短缺。长期以来在客观主观因素的影响下，档案工作者“重保管，轻服务”的现象较重，被动的工作方式也影响了文书档案的日常利用。加之文书档案的数字化管理对档案管理人员的计算机水平要求较高，但现阶段档案从业者数字化管理的整体水平偏低，数字化管理理念缺乏的现状也对文书档案的数字化管理提出了挑战。

3.4 信息化平台建设滞后

文书档案的数字化管理需要建立在完善的信息化平台建设基础上，各企事业单位必须有足够的重视及资金投入才能实现。但在现实情况中，由于管理部门对该项工作的忽视，进而不能实现应有资金的投入，相应的扫描设备、软硬件设备无法配套，人员培训稍有欠缺，就会造成信息化平台建设的搁浅。在这种情况下，信息化平台建设无法到位，将导致文书档案的数字化管理沦为一纸空谈。

4 新形势下文书档案数字化管理的改进策略

4.1 领导重视，统一规划

文书档案的所在部门负责人和分管领导应对档案数字化管理的必要性和重要性有高度认可，充分提高对此项工作的重视和关注，并制定相应的工作规划。这需要档案管理员充分学习档案法及相关规定，并对现代化文书档案管理的发展现状及存在的问题学透吃透，以便于向分管领导作出充分的解释说明。在确定文书档案的管理模式后，核算应用数字化管理所涉及到的人力、物力和财力，以便于统筹管理过程中的财务预算，更快更准确地通过招投标购买计算机、扫描仪、软硬件等实用性强且利于数字化管理的工具。

4.2 完善标准，优化管理

新形势下，文书档案数字化实行优化式的管理策略，通过数字化技术的配合，多角度整理、优化思路，尽可能多地创建并整合管理机制，并增加筛选和阶段性封存机制，为更多的信息储备提供充足的空间。文书档案的优化策略需要长期的规划和设计，并非一朝一夕就可完成，每个单位从事的行业领域各不相同，应从多个不同的信息管理策略中不断优化而制定出可操作性强且极具标准性的管理规划，并充分借鉴学习兄弟单位在该领域好的经验和做法，对其他单位在数字化管理过程中出现的问题和瑕疵进行提前规避，以确保各项工作有序推进。