官丽娟

[摘  要：档案管理工作在办公室业务中具有很强的基础性。在当前的发展阶段下，随着信息资源总量不断增加，档案管理工作也面临着新的挑战。尤其在信息时代背景下档案管理工作内容不断被细化，这在提升档案管理精细化水平的过程中，也在很大程度上增加了档案管理的工作量，而随着现代信息技术的不断发展完善，也为档案管理提供了新的方法途径，可以说档案管理在信息时代下，面临新的挑战的同时，也有了更多的选择空间。因此本文主要从档案管理在信息时代下面临的问题出发，探讨进一步提升档案管理科学性与效率的方法，希望能够促进信息时代下档案管理工作的创新。

关键词：信息时代;档案管理;问题;对策]

在当前的发展阶段，信息技术具有很强的代表性，信息技术的应用是体现了社会生产力的的提升以及以及生产方式的转变，作为推动社会发展进步的重要技术，在档案管理中，相关的管理人员需要认识到信息技术的重要性，明确信息时代下档案管理工作所面临的问题，并且需要能够灵活的应用信息技术来提升档案管理的现代化水平，提升档案管理的效率，促进档案管理水平的提升。

1信息时代档案管理工作面临的问题

1.1管理方式落后

信息技术的发展完善以及专业化发展，为诸多的领域行业提供了新的更加具有效率的工作方式，其技术本身已经成为现代社会重要的生产力因素。尤其是在办公室业务方面，信息技术得到了广泛的应用，进一步提升了办公室业务的开展水平。但是从目前档案管理工作的开展情况上来看，在工作开展的方式上仍然具有一定的保守性，对信息技术应用的不深，相关的档案管理模式并没有考虑到信息化时代下的工作特点，导致信息技术在档案管理中的优势得不到充分的发挥，落后的档案管理模式已经很难满足信息化管理需求，同时一些档案管理人员的信息化意识不强，仍然采取传统的手段来对档案信息进行收集以及整理，这在很大程度上限制了档案信息利用率的进一步提升。在传统档案管理模式以及信息化建设滞后的双重影响下，档案管理的效率始终无法得到有效的提升。

1.2信息化标准不健全

信息时代下的档案管理工作，想要保证信息化属性能够得到充分体现的前提是对档案管理信息化的标准进行统一。但是从实际的管理情况以及标准建设上来看，有很多单位尚未建立健全的信息化档案管理标准，尤其文件系统的标准建设相对滞后。在信息化管理软件引进以及建设层面，所应用的软件仅仅考虑到了当前阶段下档案管理的需求，缺乏前瞻性，同时软件的文件系统兼容性比较差，在文件资源共享方面存在一定的困难。同时由于信息化建设标准不统一，各个单位在对档案信息进行录入的过程中有着各自的标准，这也在很大程度上加大了档案信息统一管理的难度，在对档案信息进行统一管理的过程，很容易因为标准不统一导致档案信息不完整，或者是档案信息错误的问题发生。目前国内还没有就档案管理工作建设完善的法律法规，这也在一定程度上加大了建立统一的信息化标准的难度。

1.3保密性以及安全性不足

现有的档案管理系统通过验证用户名以及密码来实现权限认证，但是随着信息技术的不断发展，这种文件保密方式的安全性正在不断下降，同时档案信息的数据库也面临着比较大的信息安全威胁，现有的文件保密方式难以档案文件保存安全性，在对档案信息进行管理的过程中可能会出现文件信息丢失以及泄露的问题，造成比较大的经济损失。目前国内档案管理工作的安全性以及保密性还有很大的提升空间，在进行档案管理信息化建设的过程中需要加强安全技术的应用。

2信息时代提升档案管理水平的措施

2.1保证文件管理软件的普遍性

文件管理系统的应用是实现档案管理信息化的重要基础，在当前的发展阶段下，档案管理工作需要处理大量的档案信息，因此需要保证文件管理系统具有比较强的功能性。只有加强文件管理软件的功能性，才能保证档案信息能够被高效的处理以及应用。因此为了促进档案管理信息化建设，相关的档案管理部门需要重视先进信息技术的引进，并对档案管理的模式进行创新，通过保证文件软件的功能性以及自动化水平来提升档案管理的效率。比如在对档案信息进行存档处理时，档案管理部门可以应用CAD/CAM系统以及ERP等来对管理软件进行编程处理，保证文件软件具有比较强的功能性，并促进文件管理软件在档案管理中得到广泛的应用，同时通过提升文件管理软件的易用性，也能促进档案管理人员转变档案管理思路，促进档案管理的信息化建设。

2.2建立统一的文件标准以及系统标准

通过建立统一的文件标准以及系统标准能够进一步提升档案管理的规范化水平，并促进档案管理的信息化建设。在信息技术不断发展完善的背景下，档案管理的方式也在不断拓宽，而想要保证信息化管理工具在档案管理中能够充分的发挥出优势，就需要对档案管理相关的工作制度进行完善。依据信息化管理需求来对文件管理规则以及系统标准进行统一编写，并保证在档案管理实践中相关的标准能够得到有效的落实，确保档案管理系统软件具有较强的兼容性以及可移植性，促进档案信息的共享，从而提升档案信息资源的利用率。

2.3提升档案管理的机密性以及安全性

随着档案管理工作的不断深入开展，档案信息资源也更加丰富。在信息时代下，提升档案管理的机密性以及安全性成为新形势下的重要的工作内容，有必要建立健全文件信息安全體系，来为提升档案管理的机密性以及安全性创造良好的条件。在这个过程中需要对档案管理的理念进行更新，提升相关管理人员的网络安全意识。同时档案管理部门还需要一样技术手段来加强用户信息认证的安全行，对档案系统管理系统进行实时监控，防止出现信息丢失以及信息被盗取的问题。同时还需要建立相关的管理制度，来规范档案管理人员的行为，保证档案管理的机密性以及安全性。

参考文献

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[2]李满.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策[J].科技风，2020（05）：105.

[3]任富霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].办公室业务，2020（02）：117-118.