唐婧

摘要：会议的主要目的是确保工作有序进行，将细心、贴心、精心作为工作的主要原则。加强会议管理，优化资源配置及协调各种资源，以实现工作有序进行，是当前办公室工作人员必须解决的主要问题之一，也是提高办公室管理能力、增强其工作效率与内涵的一项重要措施。

关键词：精细化管理;会务管理;问题;策略

一、精细化管理的缘起与主要理念

1、起源。美国著名发明家、古典管理学家泰勒（Taylar.F.w，1856～1915）是科学管理的奠基人，他被学术界称为“科学管理之父”。由于听力和视力受损，泰勒先生无法继续学业，肄业于哈佛大学法律系，后来他在费城的米德维尔钢铁厂做钢铁工人，勤奋刻苦，曾先后担任机工班长、车间工长、工厂总技师。在长期的生产管理中，他发现许多工人由于制度和管理不善，致使其工作效率低下，生产能力不足，此现象引起了他的极大关注，他记录和比较了各种现象及数据，并对存在的问题进行了详细的分析研究，希望能为制定工作标准提供坚实的科学依据。1898年至1901年间，他受雇于宾夕法尼亚的贝瑟利恩钢铁公司的管理咨询。

2、主要理念。精细化管理是一种理念和文化。这是社会分工、服务质量精细化对现代管理的必然要求。它是在常规管理的基础上，将常规管理引向基本思想和管理模式，以降低管理所占资源及成本为主要目标的一种管理模式。精细化管理就是落实管理职责，明确这些管理职责，要求每一位管理者应到位且尽职。第一次即将工作做到位，工作必须日清日结，每天必须检查当天情况，发现的问题要及时纠正和处理等。同时，它也是战略和目标分解细化实施过程，将战略规划有效实施到各个阶段并发挥作用的过程，这也是提高团队整体执行任务能力的一个重要途径。要实现精细化管理，必须结合当前形势，按“精细化”思路，找准重点问题及薄弱环节，分阶段开展工作。每阶段性完成一个体系，便实施运转、完善一个体系，并牵动修改相关体系，只有这样，才能把整个体系整合起来，实现精细化管理的功能、效果和作用。

二、办公室会务管理中存在的问题

1、会议程序。会议议程是对整个会议议程活动的总体安排，不包括会议期间的仪式性和辅助性活动。会议日程是将活动（包括仪式性和辅助性活动）落实在单位时间内，凡会期满1天（即两个单位时间）的会议都应制订会议日程。

2、会议纪律。在会议过程中，会场秩序是保证会议有序进行的核心内容。然而，随着数字化技术水平的不断提高，大多数人都是机不离手，会议过程中经常使用手机，或手机突然发声等情况，从而严重影响会场秩序，进而阻碍会议的开展。

3、会议效果。在会议过程中，要处理一些关键问题或总结以往相应工作，这就需与会人员积极参与，集思广益，要及时处理好当前存在的问题，但在实际发展过程中，多数人对会议重视度不够，不发表会议看法。

三、提升办公室会务管理工作的策略

1、整合精细化管理理念。将精细化管理融入办公室会务管理中具有积极意义。精细化管理理论起源于日本，是社会分工的进一步精细化划分。这一理念，符合我国大力倡导的工匠精神，是现代管理理念的重要组成部分，也凸显了对高品质的追求。在常规管理的基础上，将其进一步的延伸及扩展。实施精细化管理能不断更新管理模式，减少管理资源的浪费，降低管理成本。加强会务工作的精细化管理，整合了管理的规范化及创新性，为会议顺利召开奠定了基石。会务工作比较繁琐，在一些细节上采取精细化管理方法，不但能节约相关资源，还能去掉一些较为繁琐的环节，从而提高会议召开的效率、效果及效益。比如，会议召开前，办公室相关工作人员要根据会议要求及时告知会议的主要情况和注意事项等，通知的内容必须简洁准确，以便与会者及时做好准备。同时，工作人员还应与与会人员保持密切联系，以便及时通报会议有关事项。会中环节，办公室工作人员要从参会人员的角度为参会人员提供服务，做好签到和入座指导等工作;另外，会议的临时变动要及时通知和解决。

2、提高高校会务工作的组织协调能力。组织者要想提高会议举办的成功率，就要不断提高自身组织协调能力。在具体实施中，办公室工作人员要从会议需求出发，做好部门联系及沟通工作，以保证会议的正常进行。比如，在具体工作中，要确定参会人员名单，按职位或部门摆放座位标签等;另外，会议使用的纸、笔、水等物品要提前准备好，按照参会人员的顺序有序摆放，给其带来如沐春风之感;

此外，还可预先演练PPT文件等，为会议的正常使用奠定基础;预先对参加者的用车情况进行统计，并及时与安全部门沟通，引导车辆，使其能按指定的位置摆放，从而保证参与者的车辆进出通畅，避免发生道路拥堵现象;会议安排与会者用餐，办公室相关工作人员应统计好用餐人数，并及时通知后勤保障部门，使其了解用餐的一些基本事项，如用餐标准、就餐地点等，以便提前安排;如需宣传会议，必须做好与其他部门的衔接工作，让宣传部门提前进入会场，架设机器，并在会议现场拍照或拍摄;此外，办公室的相关工作人员还需了解出席会议的人数，对应到而未到者，要及时了解情况，并向领导汇报会议出席情况，以保证会议的正常召开。

3、提高会议管理人员的服务意识。服务是会务工作追求的最终目标，也是突出办公室服务能力的重要途径。组织和协调好每一次会议，并不是轻而易举的，要求办公室会议管理人员具有丰富的工作经验、较高的管理能力和吃苦耐劳的品质，在筹备会议、会中管理等环节，要站在他人的立场上进行充分精确的准备，提供更加贴心周到的服务，保证会场秩序，确保参会人员的安全。然而，在会议管理工作中，总会遇到一些意想不到的困难，若工作时间长，难免会产生一些倦怠情绪。此时，要把会议顺利开展作为工作重点，调整自己的工作心态，多站在别人的角度思考问题，保持认真负责、敬业的态度。在此基础上，提高会议管理人员的服务意识，使他们做好会前准备、会中管理及会后总结、反馈等工作，通过不断的学习及完善，提高自己的业务水平及专业素养。在新的时代背景下，办公室会议管理者要认清自己的使命和责任，不断提高自身的会务工作水平，以确保各项工作的顺利开展。会务工作作为办公室日常工作的有机组成部分，工作效率高低不仅能体现办公室的风采和成就，而且能提高其会务管理水平。

参考文献

[1]袁凯峰.“精細化管理”提升会务管理效率[J].企业文化旬刊，2019（11）.

[2]郑强.“精细化管理”提升会务管理效率[J].新商务周刊，2019（23）.

（中国石油管道局工程有限公司油气储库分公司 河北 廊坊 065001）