孟祥喜

摘  要：《机关档案管理规定》作为新形势下机关档案工作必须遵守的部门规章，其一级类目分类逻辑不统一的问题，不但反映了机关档案分类工作的现状，而且导致部分档案内容割裂，档案人员工作量增加。究其原因，既存在为方便电子档案管理及资源共享而顾此失彼的主观因素，又体现了客觀上机关档案管理中长期存在的分类庸俗化特点。就此提出统一一级类目的分类逻辑，小处着手，优化检索的解决思路。

关键词：机关档案;档案分类;实体分类;分类标准;档案信息化

Abstract： The administrative Archives management regulation not only reflects the current situation of 'Archives classification in government'， but also leads to the problem that the Archives scattered and archivists' workload increased. The reason is not only the subjective factor of paying attention to one thing and losing the other for the convenience of electronic Archives management and resource sharing， but also the long-standing flooding of classification in Archives management. This paper puts forward the solution of unifying the classification logic of the first level category， starting from some category of Archives and optimizing the retrieval.

Keywords： Government agencies archives; Classification of archives; Classification of archives entities; Classification criteria;Archives Information

1 存在的问题

档案的分类，就是根据档案的性质、内容、特点和互相之间的联系划分成一定的类别，形成一个具有并列（横向）关系和从属（纵向）关系的不同等级层次系统，并列（同位）各类之间只能平行，从属关系上位类必须包含它所属的下位类。[1][2]

简言之，就是同级类目主要按形式逻辑分类，上下级按种属关系分类。而国家档案局颁布《机关档案管理规定》第三十三条指出：机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码……。[3]这一分类要求看似明确而全面，体现了当前机关档案分类的共同遵循，但存在分类逻辑不统一的问题，给机关档案部门的档案整理、规章制定等工作带来不利影响。

根据国家档案局对《规定》的解读可知，一级类目划分上采用了通用类、专业类、音像类、数字类、实物类等五种分类逻辑。