曹丹

摘 要：如今，随着各行业的快速发展和经济水平的不断提高，提高人力资源和社会保障局档案管理的有效性已成为相关工作人员必须思考的重要问题。但是，发展得越好，暴露出的问题就越来越多。如何提高档案管理的效率和水平，为群众提供高效、优质、便捷的一站式服务，是新时期人力资源和社会保障档案工作发展的新理念和新目标。人力资源和社会保障局需要正视具体运作中的共性问题，采取有针对性的改进策略，提高档案管理信息化建设水平。

关键词：干部人事档案;人社局;档案管理

档案是人们社会经历和行为的记录，其功能是总结和记录人生历程。档案管理影响着经济的发展，人力资源和社会保障局的档案管理工作主要包括数据收集、整理、保管、编目、检索、编辑、统计汇总、研究、使用等功能服务。随着信息时代的到来，社会保障局最重要的职责之一就是对其众多档案进行汇总和整理。只有在分类的基础上，才能认清问题，更好地为人民群众解决问题。从人力资源和社会保障局档案管理的现状出发，阐述了做好档案管理的必要性，提出了做好人力资源和社会保障局档案管理的对策。以促进我国人力资源和社会保障局档案管理的进一步完善。

一、人社局档案管理的必要性

人社局，全稱为人力资源和社会保障局，它是我国社会治理和服务体系中最重要的单位之一。它与社会人才的培养、规划和使用以及社会保障体系的推广和实施密切相关。直接关系到社会的建设和发展，关系到人民的生活。从实践角度来看，人力资源和社会保障体系中各种社会治理和社会服务的发展都是基于档案管理的，如社会人才的教育、培训和职业技能数据档案、个人工作履历、劳动关系、社会保障、社会福利数据档案，总之，人力资源和社会保障系统的所有工作内容都围绕这些数据文件运行。当前，随着社会人口的增加和社会各方面管理的日益严格，人力资源和社会保障系统的档案管理需要处理的档案信息越来越多，信息内容也越来越琐碎和复杂，在档案的收集、整理、编纂、储存、开发利用过程中容易出现各种疏漏，如档案信息不规范、不完整、不清晰，甚至完全缺失。这将给人力资源和社会保障体系的社会治理和社会服务的发展带来巨大障碍。最重要的是它会给群众带来很多麻烦和不便，甚至影响社会的公平。因此，我们需要采取更加科学合理的工作策略，切实提高人力资源和社会保障体系中档案管理的质量和标准化水平，确保档案信息的标准化、完整性和清晰性，更好地发挥档案管理的作用价值，推进人力资源和社会保障体系的社会治理和服务工作，对社会建设和发展发挥强大的推动作用。

二、干部人事档案管理存在的问题

1、档案管理相对分散

因为人力资源和社会保障局有很多档案要保存，档案数量非常大，分散在不同的地方。因此，出现了第一个问题：人力资源和社会保障局的档案无法集中统一管理。当查询数据时，它会显得非常混乱，没有任何线索，以至于档案管理员无法启动。同时，每个档案室都配备了计算机、除湿器、档案用具等设备，也存在重复管理、重复投资、重复建设等问题，造成了资源的严重浪费。此外，档案馆所需的房间数量特别多，导致办公空间有些紧张。有时，人力资源和社会保障局甚至需要将档案租出去。

2、文档管理尚未进入数字化阶段

随着我国计算机应用技术的不断发展，各种软件管理系统的引入大大提高了工作效率，节省了办公时间和成本。我局在档案管理领域也积极顺应这一趋势。从传统的手工检索到今天的计算机辅助检索，极大地方便了我们的档案管理，减少了管理过程中人为错误的发生。但从人力资源和社会保障局的档案管理工作来看，档案目录建设没有统一的标准化和指导性标准。在通过计算机查找了大量档案和相关目录后，我们不得不到档案室查找相关档案，这无疑增加了查找档案的难度，不利于档案的利用，虽然一些人力资源和社会保障局通过内部研究开发了数字软件，但还没有真正开始全面进入数字阶段。

3、档案问题处理效率低

档案管理中相关人员工作效率低的主要原因有两个：一是内部管理不规范，二是管档人员缺乏专业性。由于缺乏创新的管理理念和方法，调查发现，大多数档案管理人员在开展工作时，管理方法相对落后，跟不上时代潮流，影响了工作效率。在管理理念上，档案管理人员墨守成规，管理意识差，影响了档案管理的本质目的。

4、档案管理人员专业素质有待提升

人力资源和社会保障局的档案管理是一项政策性、技术性和专业性的工作。因此，要求档案管理人员具备良好的职业素质。其人力资源和社会保障局的档案管理专职人员较少，员工多为兼职人员，缺乏专业档案管理经验，制度建设和人才培养明显滞后。一般来说，人力资源和社会保障局将配备专职档案管理人员和兼职档案管理人员，其中兼职档案管理人员占很大比例。然而，兼职档案管理员的数量有限，他们无法处理其他日常事务。他们没有足够的时间和精力认真完成文件分拣工作。因此，在档案管理过程中容易出现问题。在大多数情况下，要整理的材料通常都是被突然拿走的。另外，兼职档案管理员都是实习生，档案管理工作枯燥，工作量巨大。因此，档案工作一般比较仓促，不能保证档案管理的质量。

5、档案的信息不同步

当前人社局处理档案时，现代化技术的利用程度较低，从而影响了部门之间的信息传达，同步效果无法实现。这也是由于人社局不够重视现代化管理技术，没有投入大量资金，而缺乏资金支持，就会降低档案管理工作质量，因此，人社局内部有关部门的信息化程度比较低，信息交互不同步现象频现，甚至发生相关单位调取档案时出现信息错误的问题。

三、改进干部人事档案管理工作的有效对策

1、加强基础设施建设

人事档案管理工作的时间效果与人事档案管理工作的认知存在密切联系，也就是说要想整体提高档案管理工作的质量，各单位的相关管理人员就需要给予档案管理工作足够的重视，在思想和行动上都投入大量的精力。思想上重视档案管理工作的内容，就可以优先考虑人事档案管理工作的安排，通过工资调整，人事调动的方式，让更多的人了解到人事档案信息的重要性。其次，加大人事档案管理工作的投入力度不断的进行，也是档案管理工作基础设施的优化以及更新，才可以整体提高管理的水平和管理的效率。同时，还要重视档案管理工作，加大投入，适当的改善档案室里面的基础设施情况，改善档案的保存条件，这是做好档案管理的基础工作，如此同时我们也需要根据现实的情况需要，适当的增设档案室的档案柜，对于同一机构的档案要实行集中统一管理，并在每一个档案柜上标明每一个业务单位的名称，档案编号以及档案所包含的内容，这样查找起来就会变得相当的方便，此外，对于不同业务单位性质档案的，我们要及时做好档案的隔离工作，防止混淆。

2、加快人事档案管理的信息化建设

随着时代的发展以及科技的进步，干部人事档案的管理工作同样也需要不斷的拥有新型的技术，保证其管理的效率得到整体提升。目前各个行业以及领域的发展都已经逐渐的涌入信息化的元素，这也意味着国家人社单位档案管理的发展趋势必然与数字化相关。完善档案管理工作的制度，并且建立档案管理数据库，确保数据录入的效率和动态信息的采集是加快也是档案管理信息化建设的主要措施。除此之外，根据信息化建设的实际情况，引入专业化并具有较强综合素质能力的档案管理人才，要求他们在了解档案管理注意事项以及专业知识的同时，具备较强的计算机管理能力。当然信息化建设工作不需要同时与安全保密工作开展。因为信息化技术的使用难免会存在信息泄露的问题，但是干部人事档案管理的工作却存在一定的保密性，因此，信息泄露的管控需要与信息化建设的工作同步进行，这就需要引进先进的信息保护技术。

3、建立科学高效的人事档案管理体制

在时代快速发展的背景之下，传统的档案管理模式已经无法顺应时代发展的步伐，同时也不能满足企业日常管理期间的各项需求。因为传统的档案管理模式属于封闭式管理模式，所以很难对不断变化的干部人事管理内容进行有效约束。不同地区不同层级，根据自身的实际情况开展档案管理工作，并且建立统一的流动式的管理模式，将不同层级的干部人事信息进行集中管理。将信息以及资料集中在同一个数据库当中，可以整体提高信息的利用率，并达到信息共享的目的，最大限度的节约社会资源。

4、加强人社局档案管理人员培养

档案管理工作的每一个环节及每一个步骤都需要有关的管理人员来实施，为此，想要推动我国人社局的档案管理工作科学化发展，在实际档案管理工作当中，最核心的内容是档案管理人员素质的提升。亟待开展实际管理操作是需要根据社会发展的实际情况，对档案管理人员进行针对性的考核以及培训。可以先开展初步的考核工作，了解档案管理人员在实际工作当中存在的不足之处，从而开展针对性的培训工作，在培训结束之后，同样也需要通过考核对档案管理人员的考核结果进行了解，在考核合格之后才可以上岗工作。加强档案管理人员的培训需要从以下几个方面入手：

4.1加强档案管理员的专业知识修养

人社局的档案管理工作人员，不仅要具备丰富的专业知识，还要具备广泛的自然科学与社会科学知识，可通过网络教育、法 规培训、自学等方式来提高相关专业知识，并积极学习新技术，提升知识修养，丰富知识、开拓视野，从而为处理档案提供更 加精准的资料，使所处理的文档具有较高的利用价值。

4.2加强档案管理技能修养

档案处理工作专业性较强，其主要流程包括整理、收集、鉴定、保管、统计、利用与编研，这一系列工作都需要系统性的处理方法与理论知识，工作人员必须提升自我，并掌握实践 操作技能与信息处理理论知识，能够娴熟的运用现代化信息工 具，为档案处理工作奠定基础。另外，相关人员的信息获取能 力要非常强，能够快速把档案提供给利用者，并引导他们获得 更多档案信息让服务质量得以提高。

4.3加强员工的职业修养

档案管理工作者掌握着重要的档案，档案的机密性需要他 们的职业素养比较好，事业心与责任心非常强、保密意识非常 高。认真工作，有足够的耐心，能够做到有始有终、手续清楚、注重保密、档案齐全。

4.4加强档案管理员的思想修养

人社局档案管理工作复杂而细致，档案管理包括收集、保管、记录、统计等等，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作，需要人社局的档案管理人员付出艰辛的劳动。为此，要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、不辞辛苦、一丝不苟、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质，要甘于寂寞，乐于平凡，甘当无名英雄。

5、对档案管理中的信息化技术标准做出统一

为了促进人社系统档案的共享、利用，最大化的发挥出档案管理的作用价值，为群众提供便利。当前我们还应当对人社系统及相关单位的信息化技术标准做出统一，以《全国档案信息化建设实施纲要》为基本依据，结合单位自身的实际情况，制定符合自身发展的档案信息化建设制度，明确档案信息化建设的各项标准，注明档案工作人员的工作职责，明确信息化建设工作流程，确定与其相匹配的奖励惩罚和监督机制，使档案信息化建设的制度建设趋于完善，才能更好地保障其标准化管理。对于档案管理的信息化技术标准如档案的存储格式、传输格式等等，都需要保持统一，这样才能防止"异构问题"的出现，确保电子档案信息的规范性，使其能够得到更高效的传输、应用和管理。再者，在档案信息化管理的急性、安全性制度方面，我们也需要做出统一。电子档案依赖信息技术生成，因此必须采用先进的信息安全技术对电子档案全过程加强监控，为电子档案管理筑牢安全屏障。如可在档案管理系统内增设管理监视子系统，对电子档案的存取过程进行全程监管。在保证计算机系统安全运行方面，可采取安全检测和监控监测、防火墙技术、访问控制技术等手段。在保证数据安全方面，可采取加密技术、数字签名技术、文件备份与灾难恢复技术、防病毒技术等手段。

结语

在干部人事档案管理的工作中，我们必须要引起高度的关注与重视，因为这间接决定着人社系统的工作质量、工作成效，影响着社会治理、社会服务及群众民生水平。目前来说，档案数量不断增加，促使档案收集和整理等工作量增加，提高档案管理水平，增强此项工作的标准化和规范化，加大制度化管理，有着重要的意义。基于强化服务、不断创新的目标，创新和优化档案管理工作方式方法，全面提高管理的水平，创造更多的价值和效益，推动社会的建设、发展。

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