徐莹

摘 要：办公室是进行综合事务管理的主要部门，是项目管理的核心所在。在项目内部管理中要重视办公室的工作，清楚认识不足之处。所以，如何落实办公室管理工作，更好地服务于项目的管理和运作就成为当前开展办公室行政事务管理要重点关注的问题。基于此，本文章对有效提升基层项目部综合办公室管理的工作效率进行探讨，以供相关从业人员参考。

关键词：基层项目部;综合办公室;管理工作;效率提升

引言

众所周知，综合办公室的职能是与项目部各个部门与项目部进行连接的纽带，其主要管理和运营的对象是项目部中的职工，是项目部运营的核心和中枢，是项目部可以流畅运营的重要保障。公司目前是按照区域划分项目部，项目部不仅要有施工生产的任务还肩负着营销的职能，项目部要想在区域扎根，持续滚动发展，对于项目部而言，没有良好的管理工作支撑，就不会有项目部的长远运营和发展，通过有效的组织与协调管理等工作，促使项目部向预期方向前进，从而达到长远发展的目标。

一、提升基层项目部综合办公室管理效率的必要性

综合办公室自身所具备的特殊职能，决定了综合办公室工作有着以下几方面特点：首先，工作内容相对重要。综合办公室是项目经理直接领导下的综合管理部门，是承上启下、沟通内外、协调四方的枢纽，不仅承担着文稿起草、文件流转、薪资管理、会议筹备、食堂管理、车辆管理、后勤服务以及综合协调等日常工作内容，还需要承担一些应急性以及临时性的额外任务。其次，综合办公室的工作难度相对较大，对工作人员有着较高要求，由于综合办公室工作人员大量时间用于繁杂琐事工作，使其自身处理其他业务的时间就很少，有时候应付了事，导致具体的实际工作脱离了实际，不能够为项目部的决策提供更加坚实的理论基础。最后，综合办公室工作的影响面相对较广，大部分工作都有着繁多的头绪，如果把握不当就会影响正常运转，对项目的形象以及社会效益产生不良影响。由于综合办公室工作所具备的各类特点，决定了综合办公室工作必须要向着精细化、科学化的方向发展。

二、基层项目部综合办公室管理工作中存在的问题分析

（一）办公室工作信息化水平较低

随着科技的不断进步，其应用的领域也越来越广泛，办公方式上的信息化依然是未来持续发展的趋势，为了顺应时代的改变，与时俱进，办公室都已配备了电脑，传真等科技硬件设备，但对于就业在办公室岗位上的人员，对于信息化的认知程度及水平参差不齐，更没有组织过系统性的相关技能培训，没有高级的管理系统协助，大部分工作人员仍然将这些高科技产品作为一种处理文档或打印的基本功能上，对资源的利用率过低，直接影响了各项事务的处理进度

（二）缺乏系统的职业技能培训

由于普遍将办公室定位于提供事务性服务的部门，没人做的工作都找办公室，事务较杂，管理者往往认为，只需要具备细心和耐心的品质就能做好办公室工作而不需要太多的技能，因此也未给办公室工作人员进行系统的职业技能培训。但实际情况是，在精细化管理服务的背景下，各项工作对管理人员的素质和各类技能也提出了更高的要求。熟练掌握各项办公技能，如公文写作能力、熟练使用办公软件的程度等，均影响着工作效率的提高和工作成效的提升。

三、提升基层项目部综合办公室管理工作效率的有效措施

（一）加大信息管理系统建设的力度

随着信息技术的不断发展，办公室的事务管理与网络之间的联系变得越来越密切，而现代化的事务管理虽然在效率方面有了一定的提升，但是依旧需要引入大量先进的设备与技术，这样才能做到与时俱进。同时，基于办公室事务管理的角度出发，需要对于具体的管理要求有充分的考虑。第一，构建相对应的信息化管理系统。第二，将技术加以落实，并且持续的做好改进处理，这样才可以让项目的实际需求与行政事务管理直接匹配起来。同时，在具体构建事务管理系统的时候一定不要吝啬资金与技术方面的投入，实现与网络信息系统和计算机设备的相互融合，提供高程度的保障，服务于事务管理工作的有序开展。

（二）加强人员队伍素质建设

提升办公室工作管理效率的主要措施，在于提升内部工作人员的专业水平以及专业能力。一个工作团队素质的水平，将直接影响到办公室工作职能所发挥出来的作用，想要提高新形势下办公室管理效能，最重要的是需要组建一个具有新观念，新思想，业务能力强的队伍，在加强队伍政治素养的同时，要培养其具有更高的使命感和工作归属感，强化工作责任感;另一方面，通过外部培训，不断提升其学习能力，讨论探索能力，管理能力，紧急处理事务的能力等。将办公室部门的人员进行分类，专门负责自己擅长感兴趣的这一领域，去參加更加具有针对性的培训，来培养一支可以互补的高素质工作人才队伍。

（三）建立健全相关规章制度

任何工作的开展都离不开有效的科学管理规章制度，同样，办公室本身就具有多重责任和多项管理任务，其工作内容和方式较繁多复杂，有了健全的完善的规章制度的指导和约束，会在很大程度上提升其管理水平和工作效率。实现管理工作效率的提升，办公室必须依靠各项切实可行的管理制度，进行开展实施，既可以提高办公室管理人员的工作水平及效率，还可以约束其他人员使其进行相互配合，促进办公室各项管理工作的顺利开展。需要建立健全的相关规章制度分别有：办公室文件管理办法、公章使用管理制度、接待工作管理办法、保密工作相关制度、宣传活动开展管理办法等。通过这些具体的完善的管理办法及制度使办公室的各项管理工作有具体落实标准和依据，从而为提升管理工作的效率起到积极促进作用。

（四）进行有效的工作评价

在评价要求方面应强调工作执行力，即各项工作能切实落实，主动作为、担当有为，能推动工作创造性落地落实;应强调工作推进高效高质，即在各项工作中敢于创新思路方法和工作手段，优化工作流程，高标准、高质量、高效率完成任务、解决问题。

结束语

综上所述，提升基层项目部综合办公室管理的工作效率对于优化单位的管理制度起到了重要作用。因此，必须提升对于管理效率的重视程度，明确综合办公室管理的必要性以及重要性，改变传统的保守管理理念，加大管理的投入力度，组建一支更加专业的管理团队，为单位未来的可持续发展奠定坚实基础。

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