王太法

摘 要：信息技术的飞速发展，使办公系统中计算机和网络技术的应用越来越广泛，不仅促进了办公自动化的实现和发展，而且减少了人们的工作量。随着单位信息化管理要求在信息管理过程中的不断提高，出现了一种新型的办公系统，OA办公自动化系统（以下简称OA系统）在单位信息管理中发挥着重要作用。

关键词：OA系统;单位信息化;应用

如何对单位实行有效的管理一直是单位负责人关注的焦点。近年来， 随着信息技术的全面发展，越来越多的单位开始进行信息化建设，在单位日常管理中充分交换办公数据和管理办公数据，为单位提供更加方便、人性化的办公服务。OA系统作为现代办公和信息技术的产物，在单位信息管理过程中发挥着重要作用，能够有效提高单位的运营效率，降低单位的运营成本，提高单位的综合能力。因此，研究OA系统在单位信息管理中的应用具有十分重要的意义。

1 概念及发展阶段

OA系统主要指目前各行业广泛使用的办公自动化软件。OA系统在中国分为三个发展阶段。第一，政府必须能够执行简单OA职能的阶段。政府办公的需要是OA 系统发展的源泉，对于政府来说，大量的档案和文件必须在办公期间进行处理和管理。对国有单位来说，在计划经济时代的背景下，政府管理的形式已经接近于其行政事务的道路。此外，行政级别与行政官员和单位领导关系非常密切，政府与单位之间的沟通也非常明确，因此国有单位的办公活动也要处理大量的文件和事务。在国家机关和国有单位的管理中，对国有单位进行了多次行政咨询和指示，决策过程必须上报国家主管部门，例如，往往要求查看国有单位使用的红色文件。由于需要大量的文件处理， 因此有必要开发OA系统，因此档案流通和文件管理是原始OA系统的主要功能。

第二，利用单位促进OA原型阶段的创建。自2002年来，OA系统开始在全国越来越流行，在原有的OA系统中显示出了主要功能，部署单位使用后，逐渐显示出不能完全满足单位办公工作的需要，在这种情况下，单位办公需求的特点开始逐渐成为OA系统发展的需要，以满足单位在收发文件和事务办理等基本需求，由于人事、财务等管理职能的OA系统，他们开始更加重视单位管理的功能。对于单位中的等级问题，虽然OA系统是有针对性的，但从文件编制、审查、签署、会计到存档和借阅，常规的办公室流程是复杂和耗时的，决策过程缓慢且效率低下。因此，OA系统软件取代了一些纸质文件，但在2000年至2002年期间，内联网成为单位的主要办公环境，在此期间，OA系统在单位办公流程中所占的份额不到四分之一，OA 系统没有得到广泛应用。的确，现代OA系统的原型主要是在现阶段创造的，但在这个时候纸张办公比OA系统应用更多，办公室应用更广泛，因为计算机的普及和网络环境空间并不理想[1]。

第三，OA系统的价值在功能性通常都是独一无二的。2005年以后， 随着互联网和计算机的普及，OA系统的价值开始显现，OA系统在迅速普及的时期，许多单位开发使用OA系统。与其他系统软件相比，当时 OA系统开始充当单位中所有内部数据的网关。OA系统可用于组织中的各种业务系统，如单位资源规划 （ERP）、开发的系统应用程序、产品和软件，数据可以集中显示，OA系统在办公中起着核心作用。2008年，随着3G移动网络的发展和智能手机的迅速普及，OA系统的实际潜力得到了充分释放， 物理环境不会影响办公活动，可以随时限制直接办公。在性能管理方面， OA系统是最有用的平台工具之一，其功能包括移动办公室使用的 GPS 访问、现场数据收集以及 4G 影响下的OA系统的潜力。

2 OA系统在工作中的应用

2.1 前期调研

要求摘要属于前一研究的重要内容，主要包括三部分：一是明确必须输入系统的人员名单和组织结构，确定登录的初始密码：其次，从现行的管理制度来看，各个环节要对单位审批进行组织分析，了解技术可行性， 并与系统开发者确认：最后，对于离线收集表单，根据各种流程，如果每个链接中的无线表单，在设计电子表单之前必须经过相关部门确认。

2.2 制作实施

在开发实施过程中，主要从以下两个方面入手。首先，建立个人账户数量和组织结构，根据调研期间收集的组织结构规模，在OA体系中建立组织结构时，要保证各部门能够类似于OA系统的引入，以及确保单位之间等级关系的合理性，然后为单位员工创建OA账户，确保他们能够有直接的使用，此外，各部门应设立适当的负责人员。其次，要构建一个完整的流程，在这个过程中，必须根据实际研究过程获得的形式、流程配置、基本配置包括数据格式、字段和显示权限等内容，各种形式必须建立不同的审批流程，包括流程形式和节点设计，不同节点操作者要优化配置并设置相应的审批条件和路径。填写并批准每个节点的配置，并执行操作以处理、查看和打印内容。分析这是否会影响基于业务需求的其他流程。

2.3 测试上线

为了减少在线风险的频率，需部署测试和正式服务器。在OA系统正式运行之前，必须在测试服务器上测试应用程序，并在测试完成后将其复制到官方服务器。完成测试过程后，您可以对真实场景进行建模。在移动和PC终端中处理登录测试过程的启动和处理时，必须应用人员帐号，以确保检测文件数据智能、流畅、正确，如果流程包含验证过程中，可以在后台调试过程中处理[2]。组织用户培训：完成测试后，执行组织用户的教育工作，以幻灯片和流程的实时演示形式显示OA系统的域名、帐户登录、操作内容等。会后，分发操作员指南并提供幻灯片，以帮助用户了解OA系统。

2.4 运维管理

在线运行并不意味着流程完成，系统必须及时维护，在人员流动、组织結构变更、业务变更审批和系统现代化的情况下，系统必须有效运作和技术，以确保系统正常化。

3 OA系统在单位信息化管理中的作用

为了提高单位的效率，必须不断提高信息技术水平，优化单位资源配置，以更好地保证工作效率。特别是在竞争激烈的市场环境下，信息化建设在单位发展中发挥着重要作用。在单位信息化建设过程中，最关键的任务是利用OA系统提高公司硬件建设的质量和水平。OA系统以其强大的安全优势在众多单位信息化建设中得到了广泛的认可和应用，各类单位在信息化建设中都以OA系统为基础。

4 结语

随着单位信息的发展，自动化办公系统在各个领域得到广泛应用，OA 无纸化办公系统、有效审批、知识管理在工作和人民生活中都带来了极大的便利。OA系统的最终目标是为单位各个部门的人员服务，投入到更重要的工作中去，以提高单位的效率，提高单位的综合竞争力。OA系统以单位管理与办公室的基本需求为核心，以先进结构总体体系，充分利用现代信息技术，深入开发利用信息资源，有效实施自动化和办公信息化，提高单位整体管理和效率，为单位发展创造更多条件。目前，单位对OA系统的利用程度已成为衡量其信息管理应用的重要标准之一。

参考文献：

[1] 朱月飞.浅析OA办公自动化系统在企业中的应用价值[J].中国战略新兴产业，2019，000（042）：159.

[2] 谢敏敏.电力办公自动化系统（OA）的开发与应用探析[J].建材与装饰，2019， 000（003）：294-295.