龚平

摘要：随着互联网时代的到来，数字化技术的应用已经普及到社会生产、生活的方方面面，促进了经济和社会的高速发展。档案数字化是指在互联网背景下，通过网络传播的形式让信息需求者无论何时何地都能及时获取到想要的资料。档案是重要的信息资源之一，对档案进行信息化管理是大势所趋，房地产档案也不例外。因此，利用数字化技术进行房地产档案分类管理势在必行。

关键词：房地产;电子档案;档案管理

随着房地产行业的飞速发展，传统房地产档案管理措施的弊端越来越凸显，很难有效满足各方面提出的要求，信息化建设显得十分紧迫。这种新型的管理方式具体就是借助信息技术，进行各种信息数据的保存，而且在这种方式下，可以通过表格、图片等形式将房地产档案信息生动的展示出来，以便更好地应用。不过就具体情况来看，因为各方面因素影响，使得当前部分工作人员对于房地产档案管理工作并不是很重视，因此创新改革自然更加无从提及，信息化建设进程就受到很大阻碍，对于房地产行业的发展也造成了一定的不良影响。就这一方面来说，加强房地产档案管理信息化的意义及改进策略探究意义重大。

一、房地产电子档案管理的意义

在信息化时代背景下，信息技术已经渗透社会的各个行业，并且掀起了一股信息化建设热潮，房地产档案管理也不例外。借助信息化手段进行房地产档案管理，不仅可以很好地解决纸质档案保存占据空间大、难度大等问题，同时还便于更好地修改与处理，各个环节的工作开展也会变得更为轻松，工作人员的工作压力也极大降低。最为主要的一点是，档案信息化管理体系可以促进实现分类管理、自动存档等，信息搜索速度变得更快。而且在具体操作中，电子档案还能打破传统区域限制，只要有网络和权限，便能随时随地地进行相关信息的获取与应用，更为便捷。为了使房地产档案与社会发展需求更好地契合，还得注重档案管理方式与信息技术手段的有效结合，并借此来促进管理信息化建设。相比较于传统的档案管理方式，信息化管理可以将房地产档案信息分类别的储存，效率更加高。同时，信息化管理最为突出的一点优势便是借助网络可以有效进行信息输入与输出。档案管理人员将相关的信息输入系统之后，其他部门人员可以通过网络进行信息的交换和共享，同时还能有效交流。对于一些有需要的普通市民来说，也能借助网络获取部分信息，这样对于房地产事业的进步有着很大助力。除此之外，档案管理信息化还能将之前的纸质资料转变成为数字信息，这样便可以很好地避免天灾人祸的影响，如火灾、虫害等等。而且，工作人员在档案信息资源搜索的时候，耗费的时间也更加少，服务质量自然也可以得到更进一步提升。

二、房地产电子档案管理建设中主要存在的问题

（一）信息化建设不受重视

在房地产档案管理朝着现代化、信息化方向不断推进的时候，传统档案管理工作迎来了很大挑战，对其要求也更加高。在具体工作开展中，部分工作人员依旧没能认识到信息化建设的重要性，积极性不足。就这一问题而言，可以说是当前房地产档案管理信息化面临的最大阻碍，同时在这一问题引发下，还会使很多房地产档案信息不能及时完整的归档，严重影响到信息的有效性、准确性等。

（二）人才专业能力不足

要想更好地实现房地产档案信息化管理目标，离不开优质人才支撑，具体就是需要档案管理人才具备前瞻意识、信息素养以及专业技能等。不过就具体情况来看，当前房地产档案管理人员并不具备这些，综合素质存在参差不齐的情况，甚至还有部分人员没能接受过专业训练，进而在面对信息化建设的时候，处于一种茫然状态，即便了解其重要性，但是却不知道从何下手。还有一些人员满足于现状，在工作中采取得过且过的态度，不愿意学习和接受新鲜事物。

（三）管理手段滞后

因为各方面对房地产管理信息化不是很重视，所以使得在这方面的投入也不是很足。例如，硬件设施、软件设施等等。同时，在人员培训上也缺乏明確目标与规范计划，忽视了制度的完善，这便导致信息技术的应用存在显著滞后情况。还有一些单位虽然应用了信息技术，不过往往停留于表层，没能将其作用充分体现出来。很多房地产档案管理人员依旧沿用传统老旧的管理方式，又或者是在形式上简单的实施信息化管理，忽视了结合自身情况不断完善，人工操作依旧占据着绝对的主导地位，与信息化管理要求严重不符。

三、数字化技术在房地产档案管理中的特点

（一）专业性

档案管理利用数字化技术开展实际应用不仅能够确保档案记录的原始性，还可以建立电子数据库，突出房地产档案的专业性。房地产档案能够真实反映行业的发展进程，包括其间发生的重大事件，并涵盖丰富繁多的各类资料，通过数字化技术可以按照精准的分类对各类信息进行记录和储存，大大方便后期的查询及利用。

（二）共存性

在房地产开发的过程中，大多采用划分区域的方式进行开发，这也是一种较为分散的模式。虽然在建设施工方面是分散进行的方式，但是在对项目的管理和审批时却是采用总体统筹的形式开展工作。因此在房地产建设项目的档案管理环节，一定要做到分散集中化管理，每一份档案都要对应好每一个建设项目，不能有管理模糊化的情况出现。

（三）项目化

在房地产行业的实际管理过程中是采用项目运营的形式去开展的，根据项目的先后顺序开展实际的工作。在工作中要想更好地跟进房地产项目的实际开发进度，就必须对所开发项目进行详细全面地记录，对需要用到的资料进行归纳总结和系统分析，整合成与项目相对应的档案内容，这样才能更好地发挥房地产档案的价值。

四、新时代房地产电子档案的管理措施

（一）对档案管理人员开展相应的培训

在使用数字化技术进行房地产行业的分类管理时，应注重对档案管理人员进行相应的培训，让其更全面地了解需用到的数字化设备与技术，以保证在实际的应用中能够顺畅操作。加强对档案管理人员的培训不仅能够提高实际的工作效率，还可以进一步提升专业技能，以便更好地开展数字化档案管理工作。

（二）纸质档案与电子档案之间的配合

电子档案的存储必须通过磁盘和光盘上的光和电信号转换来完成，这使得在读取电子档案时需要使用计算机或其他数字设备来发射光和电信号，只有在再次转换信号后才能显示电子档案的内容。在通过连续转换显示信息的过程中，信息容易受到所用载体、介质和转换条件的影响。在此过程中，信息丢失和减少都是难以被发现的，从而很可能改变了电子档案的真实性。因此，在生成电子档案时档案管理人员应将纸质和电子档案的优势结合起来，注重二者之间的配合操作以便更好地进行档案的分类管理。

（三）构建完善的档案信息资源共享平台

随着社会不断进步，信息共享传递显得越来越重要。而对于房地产档案管理来说，也应该充分发挥出网络化作用，为该行业的发展提供有力支撑，帮助管理工作人员更好地解相关情况。构建良好的房地产档案信息平台主要存在以下几点优势：一是可以促进开发商与政府间的沟通交流，促进统一化管理目标的达成;二是能够增强开发商之间的沟通，打破传统“信息孤岛”情况发生，为整体行业发展提供推动力;三是为购房客户提供便利，不论是档案信息查询、房屋买卖以及手续办理等，都能直接在平台上进行规范化操作，避免各种虚假诈骗等行为出现。针对此，各地房地产管理部门应该基于自身实际情况，积极建立完善的管理体系，在这一过程中，需要将各种先进技术合理利用起来，推动各方面的有效沟通。

（四）建立科学的管理体系

房地产档案的精细控制和隐私分类，高度机密和敏感信息加密功能以及脱机存储，可最大程度地减少文件被盗、被篡改和破坏的可能性。安全管理系统的运行环境是由管理员控制机房的进出，并严格控制运行权限、规范、职责，建立全面具体的档案管理系统，以防止人为地蓄意盗窃和篡改档案，确保档案的安全性和可靠性。建立數字化房地产档案管理系统并不是一蹴而就的，它需要大量时间积累档案管理经验。尽管数字档案管理可以大大提高房地产档案管理的效率，但同时也存在一定的风险，因而需要采取相应的措施加强对数字化档案管理，采用科学的管理手段将风险降到最低，确保数字化信息系统在档案处理方面得到最优化。

综上所述，应不断探索与创新数字化技术在房地产档案管理工作中的运用，在档案管理的基础原则上，紧跟时代步伐，进行技术创新，让数字化技术在房地产档案管理工作中进行广泛实际运用，确保档案管理与时俱进，促进企业全面、可持续发展。

参考文献：

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