（临汾职业技术学院，山西 临汾 041000）

1 简述办公自动化

1.1 办公自动化定义

办公自动化定义广泛，泛指通过将新兴技术与手段融入办公工作中，以改进传统的办公方法。办公自动化是对传统办公手段的一次突破性改革，其借助现代信息智能技术，智能地分析和整理海量数据与庞大数目的资料，减少了人为的干预因素，不但能够有效将办公效率提高，还能减少一些不必要的人为错误。其核心在于实现计算机信息技术的合理应用，从而提高生产劳动的效率。因其会极大地加快行业的发展速度，故而当今社会的任何领域都离不开办公自动化的协助。

1.2 办公自动化的特点

1.2.1 安全性

办公自动化大大提高了文件及数据的隐蔽性能，使其更加安全。通过尽量避免人为手段实现对重要文件的保存，从而降低泄露机密的风险，有效遏制了信息的恶意扩散现象。

1.2.2 完备性

引入办公自动化，使得往常由于人为的不当处理而导致的文件丢失、数据缺失等问题从根本上得到解决，也有效地提高了办公效率，使办公效率有了质的飞跃。

1.2.3 智能性

办公自动化通过高精度的算法和智能化的处理手段处理数据、整理文件，智能地分析办公中遇到的各类问题，并通过机器学习筛选出最优的解决手段。计算机所具有的超高的运算速度与传统人工方式的速度不可同日而语，以其优秀的速度能够更便捷地实现对相应解决措施的探求。

1.3 办公自动化技术的意义

办公自动化的落地，可有效实现对现有组织结构的改善，甚至管理体制的优化。……