新时期医院档案信息化建设的思考与创新分析

2021-05-07

数字通信世界 2021年4期

（广东药科大学附属第一医院信息科，广东广州 510080）

0 引言

目前，信息技术的应用范围越来越广泛，为各行各业的发展提供了极大的便利，医院也应当与时俱进，追赶时尚潮流，将信息技术应用在档案管理工作当中，加强档案信息化建设，提高档案管理的质量，实现自身的长远发展。

1 医院开展档案信息化建设的原因

随着信息技术的发展，医院在运营过程中会产生大量的电子文件，也会遇到很多的数字资源，所以医院开展档案信息化建设是十分有必要的。首先，医院在日常工作中会产生大量的档案，比如各种报表、文件等，且现在都利用网络进行信息传输，如果仍然应用人工管理无法满足管理需求[1]。其次，医院的很多事务当中都应用了信息技术，例如很多医院现在都开电子病历，不用纸质病历了，所以医院必须进行档案信息化建设。

2 新时期医院档案管理的特点

目前，大多数医院都在一定程度上加强了信息化建设，提高了档案管理质量（如表1所示）。首先，在新时期当中，人们的隐私意识与保密意识越来越强，而医院的档案涉及了大量的隐私问题，所以医院在进行档案管理时需要做好保密工作，增强档案的安全性[2]。其次，医院档案管理的服务意识有所增强，提高了档案的利用率。总而言之，档案信息化管理前和档案信息化管理后有明显的区别，如表2所示，管理前的优良率74.5%明显低于管理后的优良率95.5%。

表1 新时期医院档案信息化建设情况

表2 档案信息化管理优良率对比情况（%）

3 医院档案信息化建设中存在的问题

医院在进行档案信息化建设过程中出现了很多问题，导致管理工作与医院信息化标准化建设水平和规范化应用能力不平衡不充分之间产生了极大的矛盾。一、部分医院对档案信息化建设的重视程度不足，认为档案信息化建设没有什么作用。二、部分医院的信息化设施不太完善，缺乏相应的信息化设备，也没有加大对档案室的投入力度，导致档案室基础设施落后[3]。三、医院制定的档案管理制度较为笼统，没有根据档案管理的实际需求与情况制定档案管理制度，导致档案管理制度缺乏针对性与科学性，无法满足管理需要。

4 新时期医院档案信息化建设的策略

4.1 树立信息化管理理念

意识对物质具有能动的反作用，也就是说意识影响着人们的行为，所以若想加强档案信息化建设，医院就应该更新思想，树立信息化管理理念。首先，医院的各级领导以及各个部门都需要意识到档案信息化建设的必要性，并积极参与到档案信息化建设当中，起到良好的带头作用[4]。其次，医院各个部门需要积极学习，了解档案信息化建设的方法与技巧，部门之间也需要加强配合，共同推动档案信息化建设的深入。

4.2 完善信息化设施

在明确档案信息化建设的重要性之后，医院需要加大资金投入力度，完善基础设施建设，为档案信息化建设提供力量。第一，医院应该优化档案室环境，改善档案室防水、防火、防潮条件，避免信息化设备及纸质档案受到不良因素的影响。第二，医院应该完善硬件与软件设备。硬件指的就是医院需要在档案室当中增添一些配置高的计算机、服务器、摄像机、扫描仪、打印机等设备，打造信息化环境[5]。即医院先构建一个档案中心，将重要的病案、文件等档案都纳入到档案中心当中，之后再将档案中心设置成对医院内部开放的平台，让各个部门的人可以及时了解各种信息，提高档案利用率。例如，医院可以在档案中心构建一个独立的病案管理模块，改善病案归档延迟率高的现状，从而加强病案归档管理的质量（如表3所示）。

表3 出院病案归档情况统计

4.3 建立健全档案信息化管理机制

管理机制在管理工作中的作用是不可替代的，医院需要建立健全的档案信息化管理机制。一是医院应该完善档案信息化管理制度。根据档案管理需求、现状制定具有针对性的档案信息化管理制度，制定标准的档案管理流程，明确管理细节和每一位档案管理人员的职责，落实责任制，以便在出现问题时能够找到相应的负责人。二是医院应完善监督制度，加强对档案信息化管理的监督。监督人员需要严格管理进出档案室的人员，也要对档案管理人员进行监督，若发现档案管理人员存在违规行为需及时制止并处罚。

4.4 构建专业管理队伍

对档案管理人员进行培训是加强档案信息化建设的关键环节，医院需构建一支高水平、高素质的档案管理队伍。医院可以根据需求招纳经验丰富、掌握专业知识且具有信息技术应用能力的档案管理人员，优化档案管理队伍。

4.5 增强档案安全性

信息化管理虽然效率较高，但也可能会出现信息泄露等问题，因此医院应保障档案信息的保密性以及安全性。医院可以完善档案信息化管理平台，在平台当中通过设置防火墙、声纹认证等方式降低系统被黑客、病毒攻击的几率[6]。管理人员也需要定期扫描系统漏洞和病毒，并进行修复，确保档案的安全性，且需要做好档案的备份工作，避免档案丢失造成严重影响。