敬小霞

摘 要：在企业信息系统中，档案资料是极为重要的组成部分，对档案信息进行科学管理具有举足轻重的意义。由于当前档案管理领域中存在管理水平落后、信息化建设缺乏长远规划、安全性不达标、人员素质不足以及信息化专业水平低等问题，企业的发展受到了一定的不利影响，因此必须采取针对性措施，提升信息化建设质量。

关键词：档案管理信息化建设;重要性;总目标;问题;创新策略

1企业档案管理的重要性

企业在各种复杂业务的经营过程中产生了越来越丰富的数据信息，这就要求企业针对档案管理工作采取进一步的规范化措施，从而确保档案管理的质量和效率。事实上，企业的档案管理职责范围包括对公司档案资料进行全面记录与整合，从而帮助管理层及决策人员从丰富的档案管理数据中把握公司日常运营的实际情况与基本特征，决策人员需要对企业运营过程中的风险有深入、清晰地认识，做出更有利于规避风险、创造可观收益的决策。此外，企业形成完善的档案管理数据还能形成强大的技术支持作用，帮助企业管理层对市场发展状况及企业自身的业务运营形成客观判断，为企业创造更大的获益空间。总之，建设全面的档案数据库，可以为企业开展业务运营提供基本的数据支持，从而维护企业的正当核心利益，档案管理对于企业的发展具有不可否认的重要价值。

2档案信息化建设过程中存在的问题

2.1建设速度缓慢

随着科学技术的突飞猛进发展，各大工程企业都开始探索档案信息化的建设进程。结合我国现阶段的工程企业档案信息化建设水准来说，尽管很大一部分工程企业已经为相关建设投入了大量的人力、物力资源，但是客观来说，我国的工程企业档案信息化管理进程依旧无法跟上经济建设的脚步，整体来说，相关建设工作缺乏规范化的行业标准，不具备健全的管理体系。尤其是在工程企业中，企业涉及的相关信息十分庞杂，且信息分散，提高了管理难度。除此以外，很大一部分企业偏重传统的纸质档案，对纸质档案的依赖性较强，没有将发展重点放在档案信息化建设方面。

2.2缺乏相应的技术投入

和专业管理人员企业档案信息化建设对于信息互联网技术的依赖性较强，传统纸质档案资料的管理要求不高，无论是技术还是专业人员，只要能进行简单的分类归档就都能胜任管理工作。但实现信息化之后，档案管理形成了数字体系，且需依赖相关仪器设备的支持，但不少企业考虑到技术的使用和专业管理人员的聘用或培训都需要更高的投入，或是认为信息化管理没有必要，从而导致相应的技术人员和管理人员不到位，由此延缓了档案管理信息化建设的进程。

2.3安全性的缺乏

企业信息系统的安全对企业的整体发展有着重要意义，一旦发生企业数据、档案信息外泄的问题，都会给企业带来难以承受的经济损失。企业档案管理的安全性首先表现在网上电子文件、有关文档的安全使用上，如果档案管理人员在信息查询、提取与使用过程中操作不当，会影响档案的完善性与准确性;或者档案管理人员对信息系统的维护不到位，也很可能导致文件遗失。

3档案管理信息化建设的创新思路

3.1推进档案信息安全保障建设

互联网的推广运用改变了群众的生活方式，为企业工作提供了巨大的便利，但网络系统内也存在巨大的安全隐患。企业的档案管理不善将可能导致内部信息的泄漏，进而影响企业的经济收益。为此，需要对信息系统运行状况进行全面监控，保障档案信息安全。

3.2制定管理规范，健全和完善标准体系

随着科学技术的持续发展和进步，企业管理日益步入精细化管理，档案管理也应与时俱进，创新出一套更符合现代社会的模式，被现代社会所接受，被工作人员所接纳，规范档案管理流程，为实现企业档案信息资源管理各环节的有序衔接和持续发展奠定良好的基础。制定相关的管理规范，一方面可以约束工作人员，另一方面还可以警醒告诫工作人员对待档案管理要细心。

3.3.构建信息资源共享平台

信息资源共享平台主要是针对那些服务于企业内外人员的一般档案信息而建立的，旨在方便相关人员查询、调用和传播特定的档案信息。尽管信息并不是机密的，但也要做出严格的规定，重点在于档案信息的归类、分级，要求不同类型和级别的档案信息，要在规定范围内进行交流，可接触的用户也要根据信息的级别进行划分，避免越级或非企业人员随意访问。

3.4重视档案管理工作，对档案进行电子普查

企业单位在长期的信息化建设过程中，需要对档案的信息化管理保持一定的关注，并且通过完善相关机制体系来推动信息化成为现实。因此，企业要推动档案电子普查工作的步伐，通过对海量档案信息的查缺补漏，删除內部无价值的内容，借助信息平台及电子技术等对档案展开全面清查，对档案各自的内容及价值进行清晰界定，确保全部的档案资料足够实用。从总体上看，这能够帮助企业单位有效节约资金、人力成本，提升档案管理的准确性及经济性。

3.5培养或外聘专业档案管理信息化建设人才

针对企业档案管理人员进行相关技术培训，或根据企业需要聘请专门的信息化建设人才，要求：第一，必须具备高素质，包括对企业档案信息保密的职业素质，要能够不断研发企业档案管理优化相关的信息技术，同时能够遵守相关保密规定，不越级查询其他级别档案信息等。第二，必须具备过硬的能力，知识储备要充足，熟练掌握档案管理的内容及流程;具备较强的信息化技能，能够应对网络维护、软件开发等高难度工作，如此才能有效地完成企业档案管理信息化建设任务。

4结束语

对企业档案管理信息化建设问题的探讨意义重大。相关人员要意识到该项事业建设的重要实用价值及其可能面临的挑战，并在此基础上提出档案管理信息化建设的创新思路，重视档案管理工作，对档案进行电子普查，规范档案分类，提高档案使用效率，提高档案管理人员的信息化专业素质和水平，推进档案信息安全保障建设。

参考文献：

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