摘 要 通过对目前高校内部控制、合同管理及其信息化现状进行分析，文章指出高校合同管理存在体制机制不健全，合同条款规范性不强，合同履行监督滞后，合同保管不当等一系列问题。针对问题，文章基于合同管理内部控制制度和流程，利用信息技术手段，设计了一套合同全生命周期管理的高校合同管理系统，以期为行政事业单位合同管理内部控制信息化建设提供理论参考与实务借鉴。

关键词 内部控制;高校;合同管理系统;信息化

引言

随着财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）（以下简称《内控规范》）的实施，2016年教育部制定了《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（以下简称《内控指南》），提出了加强高校内部控制的管理办法，不断完善内部控制信息化系统建设。高校内部控制建设受到重视，合同管理是其中的重要内容。随着相关主管部门对教育经费使用规范化及使用绩效的重视，经济合同的有效管理日趋重要。如何更好地提升高校合同管理水平，规范经济合同行为，是我们面临的问题之一。

本文基于财政部、教育部对内部控制建设的要求，结合高校合同管理的现状，分析合同管理出现的问题，运用信息化手段，设计一套适合高校现状的合同管理系统，推动高校合同全流程、精细化管理，完善高校合同管理内部控制信息化建设，进一步提升高校合同管理的运行效率和资金效益，为完善高校内部控制体系建设、提高高校信息化工作水平提供管理支撑，更好地服务高校发展。

1高校内部控制与合同管理的现状

1.1 高校内部控制及其信息化现状

目前我国对企业内部控制的研究与规范已基本成熟，对行政事业单位内部控制理论体系正在逐步形成和完善中。文献[1-7]均表明，随着财政部和教育部对事业单位内控规范和指导意见等要求的出台，事业单位包括高校相关的内控文献也开始增加，对高校内部控制的研究还主要集中在内部会计控制上，对于建立起一个有机联系的完整系统还在探讨中。现阶段我国对于内控信息化建設及运用的研究相比较粗浅，主要是与经济活动相关的各信息系统间缺乏统一规划、与内部控制流程结合不紧密、业务协同程度低等方面，缺少对内部控制信息化的系统研究，无法有效地为内部控制建设保驾护航。

1.2 高校合同管理及其信息化建设现状

文献[8-13]均表明，由于高校合同管理涉及合同类型众多，管理部门和流程多样化，服务对象多，导致出现体制机制不健全，合同条款规范性不强，合同履行监督滞后，合同保管不当等一系列问题。随着信息化进程的发展，高校合同管理系统日趋普遍，技术、功能也日渐成熟，但没有体现出信息集成及共享的思想。当前的高校合同管理信息系统主要由单一部门主导，需求由使用单位提出，这种模式下研发的系统相对独立，成点状分布，容易形成信息孤岛。

2问题分析及对策

经研究与分析，发现现存问题的主因不仅是缺乏合同管理内部控制体制机制，更缺乏一套基于合同管理内部控制体系的合同管理系统。因此，高校合同管理实现从管理制度化向制度流程化、流程信息化的跨越发展，需要通过信息化的联动手段固化合同管理内部控制流程，使合同业务呈现线状分布，合同环节全程、动态，合同信息对称、共享。

2.1 建立健全高校合同管理机制

良好的合同管理机制是高校各项合同业务顺利有效的开展的前提。目前高校合同管理出现的合同条款规范性不强，合同履行监督滞后，合同保管不当等问题，说明了建立健全高校合同管理机制的重要性。高校合同管理应以《中华人民共和国合同法》等法律法规为基础，采用“统一指导、归口管理、分级负责”的模式建立合同管理机制。结合学校实际情况，高校可设置法制部门作为合同的归口管理部门，从合同的调查、会审、立项、谈判、签订、履约、归档、监督、检查和评估等各个环节制定详细的制度或规范，比如授权审批制度、验收管理制度，对重大合同的全过程跟踪等;明确合同业务主管部门及合同承办部门的工作职责、合同管理流程和各级工作人员的办事规则，统一规范使用合同章和管理所有经济业务合同，能有效保障合同管理工作的顺利开展。

2.2 建设全生命周期管理的高校合同管理系统

基于健全的高校合同管理体制机制，以信息化手段助力合同管理内部控制流程并加以固化，建设一套合同全生命周期管理的合同管理信息系统，解决当前高校合同管理系统数据独立、信息不集成的问题。通过对合同起草、审核、审批、签订、履行、归档等环节的控制，实现合同全生命周期管理;把合同全生命周期管理嵌入系统，改变信息不对称情况，实现信息共享;通过执行管理和风险预警，补齐合同履行和监督环节的短板;通过规范合同审批、变更和执行等管理流程，提供对合同执行过程的信息化监督;通过对合同信息库的开发，为相关部门和人员提供合同检索、查询及统计分析服务，进一步提升合同管理决策支持水平。

3高校合同管理系统的设计

3.1 设计目标

基于上述对高校内部控制及合同管理现状的分析，设计一套全生命周期管理的高校合同管理系统显得尤为重要。该系统以合同管理的内部控制信息化落地为建设目标，实现合同管理从管理制度化向制度流程化、流程信息化跨越发展。

3.2 开发技术

系统采用Java进行开发，使用SpringBoot2框架技术，底层使用MyBatis，前端展示层使用html+js+css。数据库采用MySQL存储数据，因MySQL性能高、成本低、可靠性好，故被广泛地应用在Internet上的中小型网站中。为方便用户访问和使用，系统采用B/S模式，同时考虑不同浏览器之间的兼容性问题。

3.3 架构设计

系统采用SOA面向服务的分层架构的方式：最上面是用户层，如承办人及业务主管部门人员等;业务层和配置层，是对各个流程交互、应用的管理;中间层是配置系统的服务器及中间件资源;最下方数据层，存储需要的各类数据，比如范本库、合同库等。基于这种系统架构设计的系统，支持AI应用，实现合同文本识别及解析。这种层级架构模式逻辑较清晰，结构灵活，可适应不同的业务场景。系统架构如图1所示。

4合同管理流程及其系统功能设计

4.1 合同管理内部控制流程设计

结合财政部制定的《内控规范》和教育部颁布的《内控指南》中的合同管理内部控制内容，将合同管理主要分为合同签订、合同履行和合同归档管理三大阶段，形成合同全生命周期管理。基于健全的合同管理机制，通过将合同管理风险控制点融入合同全生命周期合同管理系统，形成如图2所示合同管理内部控制流程。

合同管理内部控制流程由合同承办部门发起，由其负责起草合同草案，报相关职能部门审核。若审核通过，则签订合同，否则重新起草合同文本。合同履行阶段，承办人把合同录入并执行后，通过将财务系统与合同管理系统对接，系统会自动提示合同承办人进行合同执行进度、收付款项结算工作。财务人员进行合同结算后，系统会自动生成合同到期提醒，进而进入合同归档管理阶段，对合同进行归档、查询及统计，实现信息化管理。

4.2 合同管理系统功能设计

根据合同全生命周期管理，将合同管理系统分为合同起草、合同审核、合同签订、合同履行和合同归档五个阶段，分别对应合同范本库管理、相对方管理、多起草方式、审批流程定制、关键信息提醒、过程“留痕”、授权管理、水印防伪、文本校验、合同变更、纠纷管理、执行监督、合同终止、合同归档、合同查询等功能，如图3所示。

合同起草阶段，系统支持以合同范本为基础等多种合同起草方式，特别是合同组的起草，使得合同内容更加规范化、实用性，能够提高合同管理工作效率。系统还能实现对相对方的管理，以此来降低高校与不同相对方合作的风险。合同审核阶段，系统支持对合同管理审批流程进行定义，满足学校的实际管理需求;支持对审批日志记录，以实现对整个合同审批流程“留痕”;系统支持对合同金额、违约责任等关键信息的提醒，以提高合同审核效率。合同签订阶段，系统通过授权管理、水印防伪及合同文本校验，确保合同在流转过程中真实、一致。合同履行阶段，系统主要实现合同变更、合同结算、合同纠纷管理及合同执行监督等功能。合同归档阶段，系统支持合同的终止、合同归档及合同查询统计工作。

5结束语

信息化、大数据时代，将高校合同管理内部控制制度和流程无缝嵌入信息系统，能够提高高校内部控制的水平，推进高校内部控制体系建设成果的信息化落地。本文基于高校合同管理内部控制建设要求，以其合同管理内部控制制度和流程为基础，结合高校合同管理现状，设计了一套合同全生命周期管理的高校合同管理系统。该系统在北京交通大学实施部署后，反映良好，目前正在逐步推广全校相关单位使用。因不同高校的合同管理制度、流程和信息化程度均存在差异，在推进合同管理内部控制信息化建设时，需要基于相应的制度与流程来实施相应的信息化建设策略。

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作者简介

程玉珍，女，河南人;毕业院校：北京交通大学，专业：信息管理，学历：硕士研究生，职称：北京交通大学;现就职单位：北京交通大学，研究方向：财务信息化。