胡文惠

探讨新形势下社保档案规范化管理

胡文惠

（平和县机关事业单位社会保险中心，福建 漳州 363700）

社保档案管理工作水平关系着社保档案是否完整、规范、安全，影响着每一个参保人员的利益。当下是决胜全面小康社会的新时代，对中国社会保障工作提出了更高的要求。因此，从社保档案规范化管理的重要意义出发，阐述中国社保档案管理工作存在的问题和不足，并提出规范化管理的策略和方法，希望能对提高社保档案管理工作水平提出借鉴性意见。

新形势；社保档案；规范化管理；档案管理制度

社保档案管理虽是一项基础性工作，但其影响着整个参保过程，关系着参保人的切身利益。对社保档案进行规范化管理既是保障公民合法权益的必要举措，也是提升政府形象、依法行政有效途径。因此，社保管理部门应明确认识社保档案规范化管理的重要意义，并不断提高社保管理的水平和能力，从而服务人民、造福社会。

1 社保档案规范化管理的重要意义

1.1 有利于落实全民参保计划

党和政府在十九大明确提出要全面落实全民参保计划，做好社保管理工作是实现该计划的基础保障[1]。如今，中国已经进入全民参保时代，各类社会保险涵盖绝大多数人民群众，维护参保人的合法权益是中国社会保障工作前进的目标。社保档案作为各类社会保险信息的载体，在社保信息查询、核对项目金额、消解权益纠纷方面发挥着不可或缺的凭证作用。因此，对社保档案进行规范化管理，有利于保障中国群众的合法权益，推动全民参保计划的落实。

1.2 有利于改进社保管理工作水平

传统媒体时代，社保档案资料基本以纸质版保存，存在档案纸张受损、丢失等问题，不利于社保管理的规范化运行。随着信息化社会的到来，传统社保档案管理工作已经不能适应当今社会发展。纸质版社保档案资料和电子版社保档案资料相结合，成为提高档案管理工作水平的重要途径。电子版社保档案资料既克服了纸质档案的缺点，还具有查询便利、更新迅速、安全高效等优点。因此，对社保档案进行规范化管理，可有效提升信息管理的效率和水平。

1.3 有利于完善中国特色社会主义保障体系

中国社会保险体系是国家制度的重要组成部分，也是促进社会有序发展的制度支撑。社会保险内容广泛，包括医疗保险、工伤保险、养老保险等多个方面，其内容纷繁复杂也决定了这是一项重大艰巨的工作。社保档案作为各项保险业务的基础，更需要明确各项参保信息，并定期进行核对、整理，还要根据国家政策变化不断调整登记内容和方式。因此，对其进行规范化管理可促进社保工作规范进行，从而不断推动中国特色保障体系的发展。

2 社保档案管理中存在的问题和不足

2.1 档案管理部门重视程度不高，经费不足

随着党和国家各项政策和措施的实施，各级部门越来越重视社保档案管理工作。福建省人力资源社会保障行政部门受财政开支、思想认识等因素的影响，投入到社保管理中的经费不足。在此种情况下，社保档案管理工作缺乏经费支持。在实际工作中仍然保持传统管理方式，不仅工作效率低下，甚至无法及时解决参保过程中出现的问题。经费不足导致社保管理部门无法进行人员、管理、信息化等方面的创新，从而影响社保工作更好地进行。

2.2 档案管理体系不健全，管理碎片化

社会保险涉及医疗保险、工伤保险、养老保险等多个方面，不同保险其档案登记标准和模式有所不同，需要一套科学合理的档案管理体系，规范不同类别的社保管理工作[2]。由于中国没有全国性的社会保险档案业务管理规定，福建省很多地区的档案管理部门缺乏合理完整的档案管理体系，基本都是按照综合管理标准对社保信息进行管理，会造成管理标准不一、档案归类不规范、归档时间混乱等问题，在进行信息查询时不仅浪费时间，很容易造成信息的遗漏和失误。

2.3 档案管理缺乏基础设施，管理不规范

福建省对社保档案管理的经费投入较小，导致其在档案室设置、档案室专门管理人员调配、档案整理经费投入方面出现不足。经费不足的地区，不仅缺乏专门独立的档案室，有些地区甚至缺少存放档案的档案柜，很容易造成档案损害、信息丢失现象的发生。根据《中华人民共和国管理法》的要求，社保档案的管理需要遵守“九防”标准，对档案进行规范化管理，很多地区没有达到“九防”标准，存在管理不规范问题[3]。有些地区甚至缺少打印机、扫描机等基础设施，严重影响社保档案管理工作的正常开展。

2.4 档案管理人员专业素养低，能力不足

福建省档案管理人员存在一身多职、多为兼职等现象，这也是影响档案规范化管理的重要因素。在此种情况下，会出现档案管理工作滞后、信息登记延后、登记不专业等情况。除此之外，很多档案管理人员都为非管理专业，缺乏相关专业知识，在实际管理工作中工作效率低下。再加上管理部门对其培训不到位、不及时，工作人员素养更是亟待提升。对于基层档案管理工作来说，专业人才引进是一项极为困难的工作，很难做到规范化管理。

2.5 档案管理信息化建设不足，管理落后

随着媒介技术和信息技术的不断发展，很多企业和部门都积极进行信息化建设，提升管理工作的效率和水平。纸质版档案由于保存期限短，日益被电子版档案取代。福建省档案管理部门受思想认识、经济发展等因素限制，有些地区仍只填写社保信息纸质版档案，缺少电子版档案备份，很容易造成档案信息丢失、公民权益受损等后果[4]。信息化建设的不足不仅影响工作效率，还影响地方政府的形象和公信力。

3 推动社保档案规范化管理的策略和方法

3.1 管理部门应加大重视程度，增加经费支援

完善基础设施是推动社保档案规范化管理的前提条件，也是基本物质保障。因此，福建省人力资源社会保障行政部门应加大对社保管理工作重视程度，增强对其经费支援。具体表现为，设立独立的档案存放室，更新打印机、复印机、扫描机等设备，并积极落实“九防”的各项要求，从而不断改善社保档案管理工作环境[5]。通过完善基础设施能够有效保障社保档案信息安全，为规范化管理措施的实施做好准备工作。

3.2 管理部门应建立健全档案管理制度，落实各项工作

由于社保档案工作内容纷繁复杂，需要科学合理的档案管理制度来规范各项工作。需要按照国家相关法律设立管理制度，并结合本地区管理工作的现状进行创新性实践。福建省档案管理部门应设立合理的人员责任制度、档案室管理制度等，以推动管理工作朝着专业化、规范化方向发展[6]。在工作开展过程中，应将工作具体落实到个人，实施严格追责制，规范工作人员行为，减少档案管理失误事件的发生。同时，还应实施科学的激励制度，通过奖惩措施提高工作的积极性。

3.3 管理部门应规范档案管理各项流程，保障信息的规范和安全

规范的管理流程是工作人员进行档案管理的参照保准，也是规范化管理不可缺少的关键内容。社保档案的登记和保存是一项巨大的工程，如若缺少具体清晰的规范流程，很容易出现某一环节的遗漏现象，从而影响后续工作的开展。因此，福建省档案管理部门应制定具体清晰的档案管理流程，严格约束工作人员的各项行为，切实保障档案信息的规范和安全。此外，还应定期对社保档案进行检查和核对，保证档案信息及时更新。

3.4 管理部门应加强对工作人员的专业培训，不断提升其素质

工作人员是社保档案管理的核心要素，其专业能力和水平影响着各项管理工作的实际成效。因此，福建省档案管理部门应加强对工作人员的专业培训，可以邀请上级或者兄弟地区的优秀档案管理人才对其进行培训，还可以促进工作人员之间的相互交流和借鉴[7]。此外，社保档案管理是一项政策性极强的工作，需要工作人员具备高度的政治素养和法律敏感度。因此，工作人员还应加强对法律知识、政治政策等方面的学习，以不断提升工作人员素养。

3.5 管理部门应加快建设信息化档案库，提高工作效率

如今是信息化社会，数字化建设成为每个企业、每个部门需要重视的问题。为了提升档案信息管理的效率，福建省档案管理部门应加快信息化建设，实施更为优质的管理和服务。首先，应建立电子社保档案数据库，完善各项操作流程，提高信息输入和保存的效率[8]；其次，还应不断开发新模块，在信息查询、问题资讯、反馈信息方面为参保人员提供服务；最后，应积极建设信息安全防护平台，以保证信息安全。

4 结束语

社保工作是建设社会主义保障体系的重要组成部分，也是造福人民群众的事业工程。随着党和国家的日益重视，提升社保工作管理水平和能力被提上日程。

社保档案作为公民参保信息的凭证和依据，影响着整个社保流程的推进。因此，有必要对社保档案进行规范化管理。管理部门应加大重视程度，增加经费支援。应建立健全档案管理制度，落实各项工作。同时，管理部门应规范档案管理各项流程，保障信息的规范和安全。应加强对工作人员的专业培训，不断提升其素质。此外，还应加快建设信息化档案库，提高工作效率。

［1］刘文江.新形势下社保档案规范化管理的途径［J］.现代交际，2019（24）：110-111.

［2］李华丽.关于社保局档案管理工作的思考［J］.劳动保障世界，2019（21）：58，61.

［3］赵松，孙长虹.机构改革后社保档案管理研究［J］.浙江档案，2019（6）：56-57.

［4］武海燕.社会保险档案管理系统的创新策略研究［J］.企业改革与管理，2019（5）：79，81.

［5］张斌.完善社保档案管理工作的有效措施［J］.农民致富之友，2019（5）：214.

［6］罗仁红.新时期加强社保行业档案管理队伍素质建设的探讨［J］.办公室业务，2018（14）：114-116.

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10.15913/j.cnki.kjycx.2020.08.045

2095－6835（2020）08－0106－02

〔编辑：严丽琴〕