张娟

【摘  要】施工企业项目部是经施工企业授权行使企业权利的派出机构，虽然是个临时机构，但是经济业务频繁，财务档案很多，我们只有加强项目部的财务档案管理，才能在市场经济不断发展与完善的背景下，对经济发展起着一定的积极作用。

【关键词】施工企业;财务档案;重要作用

施工企业项目部是施工企业的派出机构，经施工企业授权行使企业权利。项目竣工验收，项目部就会被撤销，因此，施工企业项目部是一个临时机构。虽然项目部是一个临时机构，但是，它经济业务频繁，财务档案很多，这就要求我们要加强项目部的财务档案管理。

1、项目部财务档案的内容

项目部的财务档案包括财务报表、会计账簿、会计凭证等，但是项目部最多的财务档案是原始凭证，主要有各种发票、完税凭证、工程结算单、工资表、差旅费报销表、收货单、发货单、领料单、考勤表、计时工结算单、各项费用结算单等。

2、项目部财务档案的作用

项目部的财务档案可以系统、完整地反映和记录项目部的经济活动状况，是经济活动的历史记录和经济效果综合反映，是不可缺少的信息资源。

2.1、财务档案是项目部财务预算和财务收支计划的重要依据。

项目部的财务预算是对项目部整体经营活动一系列量化的计划安排，可以促进项目部各类资源的有效配置，提高资源利用效率。项目部的材料采购预算计划都是建立在材料账簿的基础上，根据材料账簿记载的库存数量及预算采购量推算出本期实际采购数量。如果没有以前的档案记录，材料进多了不仅占用资金，影响资金周转，提高资金使用成本，增加储存成本;材料进少了影响施工工期，造成停工损失。如果没有前期库存的档案记录，我们就无法计算出本期还需采购材料的数量。

2.2、财务档案是进行财务监督、经济分析重要依据。

项目部的财务监督是通过会计核算、会计检查、会计分析、会计考核等方法来保证财务工作正常有序，保证财务信息真实可靠。

财务监督主要有以下几种监督方式：（1）对会计凭证、会计账簿和会计报表进行监督，以保证会计资料的真实、准确、完整、合法;（2）对各种资产和资金进行监督，以保证财产、资金的安全完整与合理使用;（3）对财务收支进行监督，以保证财务收支符合财务规章制度的规定;（4）对经济合同、经济计划及其他重要经营管理活动进行监督，以保证经济管理活动的合理性;（5）对成本费用进行监督，以保证用尽可能少的投入，获得尽可能多的产出;（6）对利润的实现与分配进行监督，以保证按时上交税金和进行利润分配。以上六种会计监督方式都离不开财务档案，都是以财务档案为载体，这就说明了财务档案是进行会计监督的依据。

财务档案也是项目部经济分析的重要依据。根据项目部财务档案记录，采用一系列专门的分析方法，对项目部的经营活动、投资活动、进行分析。通过分析能充分了解项目部的经营状况、盈利水平，然后找出存在的问题，对下一步经济活动改进工作，调整管理方法。

2.3、财务档案是项目部经济决策、实现科学管理的重要依据。

施工企业项目部通过财务档案对比分析，就可以总结出一项或多项降低施工成本的管理方法，制订出人工定额、材料消费定额、施工机械定额等成本定额，对以后的投标提高了中标的可能性，对以后的施工可以降低施工成本。

3、项目部财务档案的重要性

项目部财务档案是施工企业单位档案中不可缺少的部分。没有了财务档案，就无法知道项目部投入了多少资金、支付了多少费用、购买了多少材料、是否盈利或亏损等;没有了财务档案，就会有弄虚作假、违法乱纪现象发生，就会损害国家及企业的利益;没有了财务档案，项目部就无法知道经济活动的来龙去脉，无法对其经济活动进行分析，无法提供正确的经营决策，就无法给施工企业提供经济活动资料，就会影响企业的发展。

4、项目部财务档案的管理措施

项目部的财务档案很重要，应该加强管理。财务档案的管理措施一般有以下几条：

4.1、项目部财务档案应由财务人员管理。由于项目部是临时机构，大多数项目部都必须向本公司财务部门报账，为了方便财务档案移交，项目部的财务档案由财务人员保管较为合适。

4.2、项目部财务档案应有专人保管。为了方便查阅，要有专门的档案柜进行有序存放。

4.3、档案管理人员应按照相关制度利用财务档案，建立档案借阅登记表，在进行财务档案查阅、复制、借出是履行登记手续，严禁篡改和损坏。

4.4、财务档案借用单位应当妥善保管和利用借入的财务档案，确保借出财务档案的安全完整，并在规定时间内归还。

4.5、有关人员需要查看财务档案，必须经过财务主管人员同意，项目经理批准后方可查看。在进行财务档案查看时、必须有财务经办人员在场监督。需要复制查看的档案，要做好复制档案的记录登记。

5、项目部财务档案管理的电子化

目前项目部的会计业务基本上都是采用会计电算化，利用专门的会计软件记账，这就给电子归档创造了有利条件。记账凭证、账簿、报表都可以通过会计软件下载存储。只有原始凭证不能直接存储，需要扫描才能实现，为了保证原始凭证的真实、完整、可靠性，需要将原始凭证编号，然后逐张扫描，不得遗漏，扫描完成后，要和记账凭证上所记载的附件张数相核对，确保原始凭证的完整性。

6、项目部财务档案管理存在的问题及解决办法

6.1、施工企业项目部财务档案管理存在的问题

项目部财务档案管理存在的问题主要体现在财务档案管理不规范、财务档案组卷及归档不规范。

项目部的财务档案管理不能象施工企业的财务档案一样规范管理，主要是因为项目部的管理人员对档案管理工作重视不够，没有专门的档案管理人员管理档案，财务档案都是财会人员管理，他们大多数都没有档案管理知识和经验。财务档案组卷和归档不规范，有些项目部会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单等混杂摆放，没有按照材料形成的会计年度或时间顺序，结合数量多少，根据不同价值组卷;会计凭证没有按月分开，不同月份的凭证混装在一起;记账凭证的凭证编号不按顺序排列，有漏号或颠倒;各种发票、收据等折叠粘贴不够规范整齐，没有拆除金属物;案卷题名拟写不規范，不能揭示档案的内容和成份，根本没有按照题名的三要素（即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称）拟写等等问题。

6.2、财务档案管理中存在问题的解决办法

一提高财务人员档案管理的思想意识。要组织财务人员认真学习《会计档案管理办法》，使财务人员充分认识到财务档案管理的重要性。二制订项目部财务档案管理办法，建立项目部财务档案管理制度，签订项目部财务档案管理责任书。做到谁管理谁负责，出了问题就由谁承担。三组织项目部财务人员进行财务档案管理培训，学习财务档案管理知识，规范文件材料的收集、价值鉴定、分类、组卷、排列、编号、编目、装订、装合等要求，施工企业要组织各项目部财务人员进行档案管理交流，组织各项目部财务人员到档案管理好的项目部参观学习，以提高项目部财务人员档案管理水平。

7、结语

总之，施工企业项目部虽然是施工企业的一个临时机构，但是其形成的财务档案也是企业单位财务档案的重要组成部分，对企业单位的影响是不可忽视的，加强财务档案的管理，确保财务档案的安全与完整，并加以充分利用，是各单位必须引起重视的一项基础管理工作，我们要充分认识财务档案的重要性，在实践中不断发现问题，解决问题，在实现财务档案管理工作的规范化，提高财务档案现代化管理水平的道路上不断前进。