摘  要：随着互联网信息化时代的到来，物联网、医疗信息化、智能物流等战略新兴产业的发展不断推动着社会各行业的信息化建设。当前，信息化、数字化校园的部署已然成为各大高校的一项重点工作。办公自动化管理系统以办公室宽带网络为基础平台，将现代信息技术与日常办公程序进行融合，使得办公方式更加低碳、智能、准确且科学，提高办公效率的同时，极大程度地解放了人力资源、降低了经营成本。相比于传统办公模式，自动化办公更加开放、高效、严密。

关键词：办公自动化;流程图;流程表单

目前，仍有部分教职工及社会人士对办公自动化系统的认知度不高，不了解其使用方法和运转原理，有抵触心理，对办公自动化建设和发展无疑是一种阻碍。本文在分析办公自动化系统建设目标的基础上，分析了其诸多优点，并通过示例从根本上详细描述了办公自动化系统中综合办公流程的具体流程的运转过程。

一、办公自动化系统建设目标

同其他信息化系统一样，自动化办公系统中不可或缺的是硬件和软件资源。其专用软件有设备管理软件、整理管理软件等。通用软件有图形处理软件、文字处理软件等。利用软硬件资源建立以业务流程处理为主要内容的协同工作系统;建立以公文收发管理为主要内容的公文流转系统;建立已有审批流的统计表单处理为主要内容的表单应用系统;建立以个人事务处理为主要内容的个人办公系统;实现与办公有关的輔助性功能。以实现内容信息网络化;公文流转无纸化;工作流程自动化;日常办公移动电子化。

同时，最大限度地满足学校的个性化管理要求，内部的个性化设置和二次开发相互独立，方便管理员的管理和维护，减少运行成本;记录、查看所有用户（包括普通用户、系统管理员、安全管理员）的所有登录日志和操作日志，形成符合安全审计要求的日志。

自动化办公系统一般采用教育部信息标准《GB T 29808-2013 高等学院管理信息》进行系统数据库设计，数据库工具需支持Sql server、Oraclellg 等主流数据库。系统基于J2EE构架的多层B/S架构，技术构建跨平台的应用系统，基于XML的结构化数据设计，基于 web services技术的数据交换。

二、综合办公流程运转过程分析

系统部署过程中，最为核心也最为复杂的两个步骤：一是人员信息精细化，系统建设前期，明确并细化学校的机构组织架构、人员结构、人员信息以及每位教职工的权限级别是系统部署的重要前提条件。二是办公流程科学化，就是在系统建设工程中，经过详细调研，对各部门各院系已有的每一条办公流程进行梳理、优化、完善;对尚未形成具体流程又可以线上完成的工作进行有效沟通、协调，以形成具体的制式表单及对应的工作流，使得所有可以线上办理的流程准确并科学化。这两个步骤是系统建设部署的重中之重，所占系统部署总时长的比例也最大。

从系统运行实际出发，综合办公流程（包括公文流转、收文管理、发文管理、二级部门收发文、请示报告、信访管理、会议管理、会议纪要、电子签章签名、各部门业务流、手写批注、公文统计等）是使用率最高也最为重要的一个模块，以发文流程为示例，对此模块的运行过程进行详细阐述。

1.流程图解析

系统中每一条办公流程都是由表单和所对应的具体流转流程两个主要部分来体现的。通过图形化设计器实现流程定制功能，流程的定制必须与组织架构绑定，因为流程中每个节点操作者都是组织架构中的某个或某几个具体的人。同时，支持子流程嵌套以及流程脚本语言编写。下图1所示为某一流程图示例，不同形状的绿色图标框表示不同的流程节点。圆形的图标框有两个，一个在开头表示流程创建者节点，另一个在最后，表示流程归档节点;菱形框是判断框，一般在流程图的中间部分，可以向后提交也可退回;长方形框表示执行者节点，其没有权利退回，只能执行操作并向后提交。箭头则表示提交或者退回方向，每个箭头上都必须设置条件，比如部门负责人节点有三个方向：一是提交至分管校领导，二是选择会签处室进行会签事宜，三是觉得表单内容有不妥之处退回给流程创建者（一般都设置退回给创建者，因为所修改内容仍需其他已通过节点再次审批，某些特殊节点则设置可退回给任意节点）。除了表示提交方向外，每个箭头上可以增设与表单中具体字段相对应的提交条件，比如合同签批流程中一些与合同金额对应的提交条件的设置。

2.流程流转过程解析

如图2所示，一旦流程被发起，流程图中的表示流转方向的箭头会有两种颜色，分别是灰色和红色，红色箭头方向是流程的整体走向，灰色则是没涉及到或还未到达的流向。从图中可以看出，流程由拟稿人刘某创建，经部门负责人赵某审核，再经过分管校领导王某审批，再到党政办主任张某审核后到达校长李某处，文件待李某审批处理。不同流程节点的颜色也是不同的。蓝色节点是已经通过的节点，橙色节点是流程所到达并停留在此的节点，绿色节点是尚未涉及到或者还未到达的节点。如图所示，流程已经达到校长处待审批，在这之前的会签处室节点呈绿色，说明此文件未涉及到会签，部门负责人直接提交给了分管校领导;在橙色节点之后的党政办主任.、编号套红、盖章等也是绿色的，说明还没流转到这些节点。

3.流程对应的流程表单解析

流程对应的表单主要由字段和流转节点的签字意见构成，字段包括但不限于单行文本（文本、证书、浮点数、金额转换等）、多行文本、浏览按钮（通过浏览按钮可以调用系统中其他各个功能模块的数据，如日期，组织人员信息等）、选择框（选择框中的内容用户可以自定义，共使用人员点选）和支持附件上传等;每个字段有自身不同的属性，包括数据库字段名称、字段显示名、字段位置（主表、副表）、表达形式等。

流程中每个操作节点所显示的表单是不尽相同的。例如上图2中部门负责人的表单就会有提交方向的选择项，部门负责人根据文件内容需要，可选择提交会签处室审批后再提交分管校领导，也可选择直接提交分管校领导审批。党委书记和校长两个节点操作者就不存在选择性，觉得合理合规没有不妥之处就直接批准，有不妥之处便退回即可。而分发节点操作者的表单肯定有分发对象的选择项，要在选择分发对象后才可提交。

四、结束语

传统的纸质化线下办公模式已经不能满足信息化时代的发展节奏，高校办公自动化系统的部署不仅提高了行政管理水平，还能够推动行政化管理的不断革新和完善。希望本文对办公自动化系统中办公流程模块的详细阐述，对办公自动化的推广、发展和革新有一定的推动作用。

作者简介：

山杜娟（1990年3月——），女，汉族，陕西西安人，硕士，助理工程师，西安体育学院，从事网络计算机、光电子学研究。