赵家坤

随着时代的进步与发展，传统人工档案管理模式难以满足新时期的档案管理工作需要。在信息时代背景下，依托计算机技术与网络技术，档案管理已经逐渐实行数字化管理模式，提高了档案管理工作的质量与效率。以下主要围绕现如今档案数字化管理中存在的问题展开简单分析与探讨。

一、新时期档案管理数字化存在的主要问题

1、档案工作没有得到必要的重视。当前阶段，很多档案工作人员缺乏一定的管理意识，没有对档案工作进行深入认识和理解，没有将档案工作摆在正确的位置上，并忽视了档案工作中极为重要的管理环节。同时，有很多档案工作人员将档案管理工作看作是抄写档案工作，对档案缺少必要的整理和归纳，从而使很多档案工作人员对档案的管理工作产生敷衍了事的工作心态，甚至出现档案管理混乱的现象，大大降低了档案工作的工作效率和工作质量，从而对档案工作各环节的有序进行产生了不利影响。

2、资金投入不足，硬件设施相对落后。由于很多单位的经济发展相对落后，经济效益相对不高，致使其在发展的过程中将重心完全放在提高经济效益方面，从而对档案工作这种低经济效益的环节缺乏必要的重视，不利于档案工作的有序进行，无法推动档案工作的可持续发展。由于对档案工作的投入不足，使得很多单位的档案设备较为落后，档案工作效率不高，无法满足当前社会的发展要求，亦无法满足档案事业的发展需求。因此，应该加大对基层档案工作的投入力度，以推动档案管理的信息化、数字化進程。

3、档案工作人员的专业素质不高。现阶段，通过观察可以发现，很多档案工作人员普遍存在着管理能力不足、专业素质不高的问题，这对档案事业的进一步发展产生了严重制约作用，使得档案工作没有跟上新时期的前进步伐。其中，还有部分单位的档案工作存在着更为突出的问题，比如安排非档案管理专业的工作人员任职档案管理工作，对档案工作的管理效率产生严重的影响，使得档案管理水平无法得到进一步的提高。

二、实现档案管理数字化的重要意义

1、高效便捷，易于管理。档案管理数字化是将档案管理与现代电子技术相结合，将纸质的档案转化为数字档案，在电脑中进行存放。由于数字档案其存放于电脑之中，以电子数据信息的形式存在，因此数字档案仅占有虚拟空间，而不占据实体空间，这就有效的减小了工作人员在进行档案查询与整理过程中的困难，降低了工作人员的工作量。又由于电脑系统在查询，搜索等方面具有一定的优势，因此在进行档案查找与编辑的过程中，可以有效的减少档案管理人员的工作时间，提高了档案管理的工作效率。

2、系统严密，安全性高。传统纸质档案由于数量巨大，占地面广，因此在进行档案管理的过程中经常会由于管理过程中的疏漏造成档案信息的外泄或者档案的丢失与损毁，使得档案管理的质量下降，并对事业单位中工作人员的个人隐私造成影响。对档案管理进行数字化管理后，工作人员可以通过电脑技术的应用，建立起有效的电子档案管理系统，并针对档案的重要性设立不同层级的安全保护措施。同时，针对档案的查阅进行严格的规定，可以通过设立密码，指纹识别等方式，提高档案的管理的安全性。

3、网络管理，调取方便。我国大多数事业单位内部都建立起了适宜企业内部工作展开的局域网络，企业各部门之间可以通过网络的应用加强部门间联系，实现各部门间资源的共享。档案管理工作人员将档案信息录入电脑系统后，企业中的各部门可以通过单位内部局域网络，通过密码验证的方式进入档案数据库中进行档案的调取与查阅，这样不仅可以减少档案调取过程中的时间，同时也减轻了工作人员的工作负担，使得工作人员的档案资料可以在企业内部进行快速的流通，提高企业各部门间的办公效率。

三、档案管理数字化的发展措施

1、文书处理以及归档开展数字化管理

档案工作最基础的内容是文书工作，而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此，为了满足新时期档案管理工作的需要，应用计算机能够完成文件登记工作，并按照批办次序在局域网范围内依次传阅，并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件，催办程序会向承办人发出相关信息，提醒其要及时进行文件阅读，在完成对文件的处理后进行预立卷整理，减轻档案管理人员的工作压力。

2、加快系统工程建设

档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容，这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管，系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描，并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份，避免出现资料丟失问题。

3、提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者，其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此，有必要加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的计算机操作水平，使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外，在全新发展时期下，作为一名档案管理人员，有必要不断提高自身素质，学习各种技能技巧，做好档案资料保密工作，为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，档案管理人员要提高自身安全意识，做好档案资料的保存工作，从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。

数字化档案管理模式是对传统人工档案管理模式的重大突破，将其应用于档案管理中，不仅可以提高档案管理工作的质量与效率，还可以提升档案管理工作的信息化水平，从而满足新时期档案管理工作的需要，推进档案管理事业更上一层楼。