赵慧真

摘 要：图书招标采购规范了采购市场、降低了图书采购价格、提高了采购资金使用效益，但也存在采购流程长、采购效率低、低价中标、图书质量不高等问题。文章分析了图书招标采购方式的利弊，提出了一次招标多年多家、采用资格标、优化价格评分标准、实行多种采购方式等对策，以期提高图书采购效率和采购效益。

中图分类号：G250文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）08-0077-04

关键词：图书招标;采购效率;采购效益

图书采购效率是指从图书采购招标到图书进馆上架流通所投入的精力和时间与所采购图书数量和图书到馆速度之对比，图书采购效益是指图书采购所花费的资金与所采购图书的数量和质量之对比。理想的图书采购是二者兼顾，既能及时满足读者的需求，为读者提供高质量、高契合度的图书，又能使图书采购经费发挥最大效益，保证馆藏体系的系统性、完整性、延續性。自2000年1月1日《中华人民共和国招标投标法》（以下简称《招标投标法》）施行以来，公开招标逐渐成为大多数高校图书馆图书采购的主要方式，标志着图书采购工作逐渐趋于标准化和规范化[1]。2003年施行的《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《采购法》）也规定，公开招标应作为图书采购的主要方式。图书实行招标采购利弊并存，笔者根据多年从事采编工作的经验，对图书招标采购中存在的问题进行了全面剖析，提出了提高图书采购效率和采购效益的可行性举措。

1 图书实行政府招标采购方式的利弊分析

1.1 实行政府招标采购方式有利于提高图书采购资金的使用效益

《招标投标法》和《采购法》颁布实施的目的在于规范政府采购行为，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护采购人的合法权益[2]。政府招标采购规范了采购市场，使采购过程公开、公正、透明。图书馆通过公平竞争的方式选取供应商，既能有效避免供应商通过不正当手段扰乱市场，又能督促采访人员在图书采购过程中遵规守矩。政府招标采购方式有利于图书馆争取资质优良的供应商，获得更好的供书服务，发挥采购资金的最大效益。

政府招标采购引入市场竞争机制后，供应商为了争取市场份额，不仅在图书价格上主动降低折扣，还提供图书加工、编目、上架等服务，在很大程度上缓解了图书馆采编人员的工作压力，减少了图书物理加工的耗材支出。

近年来，供应商提供特色服务的能力备受重视。在招标过程中，很多图书馆都会对供应商提出新的要求，在商务评分项中增加“提供特色服务”这一条款，主要体现在提供“读者宣传、阅读推广、读者服务”等方面的案例和方案。为了竞标成功，供应商充分发挥自身的文化资源优势，主动配合、支持图书馆开展各种读者活动，以期提高图书利用率。

1.2 政府招标采购方式采购效率低下，图书质量不高

招标流程漫长和采购效率低下一直是困扰图书馆采访工作的重要问题。图书招标采购程序繁琐，流程主要包括：申报政府采购预算、申报采购计划、编制采购文件、发布采购信息公告、开标定标、发布中标公告及拟订、审核、签订合同。即便在全程顺利的情况下，招标采购也需耗时一二个月。若经费无法准时下达，或出现流标，招标过程就会更加漫长。图书馆先采选下单，供应商再对图书进行搜集、编目、加工、上架，这个过程也耗时较长。因此，新书到馆速度滞后，很难及时满足读者的阅读需求。

供应商恶意竞标，压低报价，影响图书采购质量。在政府招标采购项目中，图书采购属于货物类，按照规定价格评分项不能低于30%。因技术评分项多为承诺条款，得分差距难以拉开，综合能力较差的供应商会恶意压低报价以求中标。为了中标，供应商也会夸大自身的实力，做出虚假承诺，一旦低价中标，在逐利意识的驱使下就会降低图书质量、编目数据质量，不仅无法及时满足图书馆的需求，还影响了图书馆的藏书质量[3]。图书馆的图书采购不同于一般货物采购，既包括图书又包括其他配套服务，如编目、加工、送货、上架等。供应商若低价中标，就会过滤掉高价值、低利润的图书。一般情况下，图书馆图书采购的一次招标服务期限为1～3年，在图书采购订单中有很多图书属于期货图书，出版社给的折扣无法预知。当供应商从出版社拿不到低于成本的折扣时，就会采取延迟发货或不供货的方式保证自身的利润。

评审专家的专业水平、评标能力、评审态度对图书馆选择供应商有一定影响。由于审核的漏洞，致使专业水平不高的评审专家进入专家库，或进入与其专业技术不相符的评审项目组。在评审过程中，特别是在横向比较时，一些评审专家无法准确分辨供应商的优劣，不能给出正确的分值。有些评审专家虽然具备图书馆专业知识或从事图书馆工作，但对图书采访工作并不熟悉，不了解供应商的实际情况，在评分时如果仅根据投标文件的描述，就无法做出正确的判断。此外，一些评审专家的态度不够认真严谨，没有严格把关，让劣质供应商有机可乘。这些因素都不利于图书馆选择优质的供应商，进而影响了图书采购质量。

2 提高图书采购效率的对策

2.1 一招多年，节约时间精力

近年来，虽然招标程序有所简化，但从申报预算到签订合同，一个流程下来仍需耗时一二个月。采访人员应对各种申报审批手续，也需要花费大量的时间精力。图书馆采取一招多年的方式，能避免每年耗费大量的时间精力在重复工作上，不仅能减少采访人员的工作量，提高图书采访工作的效率，还能节约与新的供应商磨合的时间和精力，促进图书采编工作的顺利开展。

2.2 供书服务周期跨年，采访工作持续无间断

图书馆的图书采购经费一般在每年的三四月下达，到当年的六月，图书才能上架流通。相关的财务制度要求，当年经费当年使用，若服务周期按年度，就容易造成供货时间较短、图书到馆滞后、图书更新不及时等问题，图书馆也不得不仓促完成当年的图书采访工作。服务周期跨年是解决这些问题的有效方法之一，如：一招二年，服务周期为2020年7月1日至2022年6月30日。2022年1月至6月是前后周期更替交叉的时间段，图书馆可在这个时间段开展下一个周期的招标工作和上一个周期的采购图书工作，如此循环，既能保障采访工作的连续性，又能保证图书采购的延续性、及时性和新颖性。

2.3 供书先后顺序按需而定

供应商一般按照图书馆的订单先后顺序搜集图书、编目加工、送货到馆，即先下订单先到货。按先后顺序供货，到馆的图书并非读者急需，而读者急需的书却迟迟未到，不仅打击了读者的阅读积极性，还降低了图书利用率。按需供货是根据读者的实际需求，科学合理地安排供书顺序。采访人员先把书目订单发送到预约库，优先导出被预约的图书书目;供应商再单独采购、编目加工、打包、送货，不仅能及时满足读者的需求，还能充分发挥图书的利用价值。

2.4 根据藏书原则筛选相应书目

藏书原则是采访人员在采选图书时遵循的原则，科学的藏书原则是保证馆藏体系科学性、系统性、完整性的前提。例如，高校图书馆的采访人员应根据学校的教学科研需求和专业设置特点，按照适藏图书、必藏图书、酌藏图书、或藏图书、拒藏图书等原则，向供应商提出具体的采购要求;供应商根据高校圖书馆的藏书原则对书目进行筛选，不仅能节约采访人员的时间精力，还能提高图书采购效率。

2.5 采取多种采购方式

集中的图书采购、编目加工、上架方式，很难满足读者对图书的即时需求。因此，图书馆应采取多种采购方式，如线上PDA采购模式、线下PDA采购模式，最大限度地满足读者的多元化需求。这些方式不仅能有效解决传统图书招标采购的到书慢、时效性差等问题，还能及时满足读者的阅读需求。

3 提高图书采购效益的有效策略

图书采购效益主要体现在以下两个方面：一是采购高质量、高契合度的图书，充分发挥图书的利用价值，最大限度地满足读者的需求。二是用同样的钱尽可能地买更多的书，最大限度地发挥采购经费的使用效益。

3.1 一招多家，优势互补

图书馆的图书采购主要以勾选中标供应商提供的书目订单为主，但供应商不可能与所有出版社都有合作，在供货上各有特点和优势。图书馆采取一招多家的方式，形成互补机制，不仅能保证书目的完整性及图书的质量，还能利用不同供应商的优势，分别采购特色图书和专题图书。多家供应商同时供货还能加快图书的到馆速度，及时满足读者的阅读需求。为了避免供应商多投多中，图书馆可在招标文件中做出详细规定，如供应商仅能选择一个中标合同供货。

3.2 招资格标，形成竞争机制

为了获得中标机会，部分供应商虽然在标书里许下各种承诺，完全响应图书馆的各种“高要求”，但在中标后往往态度不积极，不能及时满足图书馆的需求。图书馆可采用资格标的方式，不确定合同金额，在合作过程中对供应商的综合实力进行考量，如提供的图书数量和质量、对订单的响应速度、编目加工质量、发货速度、到书率及售后服务等，并将此作为分配采购金额的依据。图书馆应掌握采购主动权，调动供应商的积极性，在供应商之间形成良性竞争机制。供应商为了争取更多份额，必然会努力做好供书服务工作。

3.3 优化价格评分机制，避免低价中标

图书招标价格分通常采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。其他投标人的价格分按公式计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×100[4]。为了中标，供应商往往会压低报价，甚至给出低于市场成本价的不合理报价。为了避免此类情况的发生，笔者认为价格分采用平均值优先法计算更为合理，即以全部有效投标人的投标报价的平均值为评标基准价，价格分为满分[5]。投标人的价格分按公式计算：投标报价得分=（1-|（投标报价-评标基准价）/评标基准价|）×100。如果某两个供应商的总分相同，投标报价低的供应商就会排在投标报价高的供应商前面。图书馆按照该评分标准，能有效避免低价竞标，促使供应商理性报价、公平竞争，进而保证采购图书的质量。

3.4 增设售后追责标识

图书在上架流通后会出现一些问题，如掉页、物理加工有误及编目数据有误等。由于图书到馆时间较长，图书馆已无法追溯这些有问题图书的来源，只能花费更多的时间精力善后。因此，图书馆可在合同中设置售后追责这一条款，要求供应商对编目数据和图书进行标识，如：在每条编目数据中加字段“801@CN@b图书供应商首字母@c数据处理时间”及在每本书最后一页加盖公司印章，以降低图书出现问题的概率，保证图书质量。

3.5 掌握书目控制权和主动权

图书采购实行政府招标后，书目主要来源于供应商。供应商提供的书目品种和质量决定了图书馆图书采购的质量。图书馆若完全依赖供应商，就会处于被动地位，无法保证采购图书的质量。例如，高校图书馆加强文献资源建设的目的是为学校的教学、科研提供优质的信息服务，助力一流学科建设。由于一些学术书和专业书的发行量少、利润空间小，供应商出于利益驱动很少对这部分图书进行书目推荐。由于部分高质量的专业书、大型工具书、科学专著和时效性强的图书未进入供应商的供货渠道，导致高校图书馆无法从供应商处直接获取这些图书，无法满足教学、科研需求。此外，供应商书目同质化的现象越来越严重，高校图书馆若单凭供应商提供的书目采购图书，就会使馆藏结构趋于雷同。因此，采访人员不仅应主动与专业出版社和大学出版社沟通联系，索取征订目录，还应根据学校的学科专业设置确定重点出版社，主动搜集与学校重点学科、特色专业、新增专业、特色收藏相关的出版信息，重点采购这些方面的图书，形成馆藏特色。

3.6 保质保量合理利用资金

在保证图书质量的同时，图书馆应考虑如何更好地发挥图书采购经费的使用效益，尤其是经费比较紧张的图书馆更应注重采购经费的使用效益。采访人员只有对图书出版发行市场进行全面深入的了解，在选择图书时才能不被供应商蒙蔽，如：同品种的图书因其装帧形式不同，价格就会有很大差别;礼品书、珍藏版图书定价较高;精装书定价高于平装书。为了获取更大利润，供应商难免会过滤掉平装书而提供高定价的精装书，损害图书馆的采购效益。在编制招标文件时，图书馆应对供应商提供的图书类型进行明确规定，如：不可提供礼品书和珍藏版的高价书;同时提供平装和精装两种类型图书，并进行标注。采访人员可根据服务对象和实际用途，选择平装书或精装书，在提高采购经费使用效益的前提下保证图书质量，最大限度地满足读者的阅读需求。

3.7 加强审核管理，优化评审专家队伍结构

图书馆应加强对评审专家的资质审核，根据评审专家的行业、专业及从事的具体工作进行细分归类，保证抽取到的专家是从事图书采访工作的资深人员，拥有丰富的图书采购经验，熟悉图书采编工作的特点，了解供应商的情况。图书馆还应加强对评审专家的岗前培训，引导评审专家熟悉采购招标的相关法律制度。政府采购管理部门要加强对评审专家库的动态管理，切实履行对评审专家的考核监督[6]，根据出席评标会的速度、评审态度、评审水平等对评审专家进行综合评价，择优聘请优质的评审专家，不断优化评审专家队伍结构。

4 结语

图书馆提高图书采购效率和采购效益除采取以上对策外，还应转变观念、与时俱进，积极采用新的技术和手段，提升图书采访工作的质量。近年来，随着互联网技术、大数据技术、云计算技术在各行各业的广泛运用，各种图书采访云平台也应运而生，如河南省图书馆文创中心研发的图书馆智能采访管理系统、武汉三新书业的“云田智慧”、北京人天书店的畅想之星“阿法购”、浙江新华书店集团有限公司推出的“芸台购”及超星纸电一体化智能采访平台等。这些平台集版权控制、纸电新书发布、图书馆采购与读者借阅、荐购服务、PDA实体采购于一体，是面向图书馆的中文图书纸电同步平臺。智能采选云平台具有图书信息齐全、检索功能强大、选书方便快捷、大数据分析个性化推送、智能手机移动采选等功能，为图书馆提高图书采购效率和采购效益提供了保障。

参考文献：

[1] 顾健.高校图书馆中文图书采购招标中的几个问题[J].大学图书馆学报，2007（3）：15-20.

[2] 中华人民共和国政府采购法[EB/OL].[2020-06-02].http：//www.ccgp.gov.cn/zcfg/gjfg/201310/t2013 1029_3587339.htm.

[3] 蔡迎春.影响当前纸质藏书质量的深层次因素分析与思考[J].大学图书馆学报，2018（5）：65-72.

[4] 申启明，谢其祥.图书采购招标存在的问题与对策[J].广西师范学院学报（哲学社会科学版），2015（4）：63-66.

[5] 贾树珍.高校图书馆大批量图书采购质量把控研究与实践[J].出版发行研究，2017（12）：91-93.

[6] 孙守俭.图书馆图书招标采购应注意的几个问题[J].图书馆研究与工作，2017（1）：77-79.

（编校：孙新梅）